Sådan gennemfører du et vellykket projekt-kick-off-møde

Projekt kick-off møder er den perfekte mulighed for at få alle teammedlemmer på samme side og arbejde hen imod et fælles mål. Det er derfor, de skal være velforberedte og velovervejede, da de vil hjælpe dig med at få mest muligt ud af din diskussion med din klient.

I denne artikel vil vi dele nogle tips og værktøjer til at hjælpe dig med at få et vellykket kick-off møde med dit team.

Hvad er et projekt kick-off møde?

Et projekt kick-off møde er, hvor projektlederen mødes med teamet, og nogle gange klienten, for at præsentere projektets mål, forklare, hvordan de vil blive nået, og gennemgå alles roller. Det afholdes normalt helt i begyndelsen af ​​et nyt projekt, selvom det kan være hensigtsmæssigt at have en senere i processen, hvis der opstår nye vejspærringer eller spørgsmål.

Denne type møde hjælper dig med at starte dit nye projekt på et solidt grundlag ved klart at kommunikere, hvad der forventes, hvordan fremskridt vil blive målt, og hvilke faldgruber der kan ligge forude. Alt i alt sætter det kursen for et smidigt projektsamarbejde med alle interessenter.

Fordele ved at have et projekt Kick-Off-møde

Som nævnt ovenfor er projekt kick-off møder en mulighed for at få alle på linje med visionen for dit projekt og deres roller i det. Følgende er nogle andre bemærkelsesværdige fordele ved at have et vellykket kick-off møde:

• Projekter kører mere effektivt, når alle teammedlemmer forstår deres ansvar.
• Kick-off møder viser dig, hvor langt dit team er med at forstå, hvad projektet vil indebære. Dette kan hjælpe dig med at identificere eventuelle potentielle problemer, der kan opstå undervejs.
• Kick-off møder hjælper med at opbygge relationer mellem dig og din klient ved at få alle på lige fod i starten af ​​processen.
• At have alt planlagt tidligt reducerer sandsynligheden for ændringer, der kan forårsage potentielle forsinkelser senere i projektet.
• Din klient vil have mulighed for at give værdifuld feedback og ideer, før du går for langt ind i projektets livscyklus.
• Et vellykket projekt kick-off møde øger sandsynligheden for at holde budget og tidsplan.

5 tips til at afvikle et vellykket projekt Kick-Off-møde

Følgende er nogle vigtige trin, du skal tage, når du forbereder et projekt kick-off møde:

1. Opret din dagsorden

Din dagsorden giver mødet en klar retning at følge, og derfor er det afgørende at oprette en og distribuere den inden kick-off mødet. Planlægning af en dagsorden på forhånd vil hjælpe dig med at holde fokus og på opgaven.

Du kan bruge en note-app som f.eks Evernote at lave en mødeplan, som alle medlemmer kan få adgang til. Du kan starte fra bunden eller spare tid ved at bruge en af ​​dens skabeloner til møder.

Tilføj alle relevante detaljer om projektet, når du har håndteret det grundlæggende, herunder mødevarighed og formand (projektlederen). Selvom disse vil afhænge af det specifikke projekt, du arbejder på, er her nogle generelle ideer til at overveje:

• Hilsen og introduktion
• En klar forklaring på, hvad du planlægger at opnå under kick-off mødet
• Formålet med projektet
• Projektets omfang
• Begrænsninger relateret til tid og budget
• Aktuelle kendte risici
• En liste over leverancer
• Åben diskussion og spørgsmål.

2. Inviter de rigtige mennesker

På dette stadie vil du fokusere på at invitere alle de vigtigste interessenter. Men i din iver efter at få bolden til at rulle, kan du blive fristet til at invitere alle, der har noget, der selv fjerner relateret til projektet. Dette kan tage hårdt på dit møde, da det vil være mere udfordrende at administrere en stor gruppe. Du bør kun inkludere teammedlemmer, der har en rolle at spille i projektet (og kan give værdifulde input).

Du kan invitere mødedeltagerne via e-mail, eller endnu bedre, gennem en internt kommunikationsværktøj synes godt om Slap. Du kan bruge dette værktøj til at oprette en kanal (gruppe), som du vil bruge til at dele mødedagsordenen og andre relevante dokumenter, så alle kan gennemgå dem inden mødet.

3. Gør mødet interaktivt

Hold dit startmøde interaktivt ved at give en åben platform til at give udtryk for ideer eller forslag. Målet her er at sikre, at alle deltager aktivt under mødet. Her er et par ideer til, hvad du kan gøre:

• Gruppebrainstorms: Dette fungerer bedst, hvis flere teammedlemmer har et lignende ekspertiseområde. Ved brainstorme ideer sammen, kan I hurtigt bygge videre på hinandens viden og udvikle kreative løsninger, der baner vejen for succes.
• Skift til at lede mødet: Selvom det er ideelt at have projektlederen til at facilitere kick-off mødet, kan du rotere formænd for at undgå at miste folks opmærksomhed. Det giver alle mulighed for at tage en tur til at lede specifikke aspekter af mødedagsordenen eller holde præsentationer, hvilket også kan hjælpe teamet til at føle sig mere involveret i projektet.
• Bed om feedback: Når du præsenterer noget nyt, så spørg deltagerne, om de har spørgsmål til det, så alle får deres mening til kende på mødet. Du kan også drage fordel af denne mulighed for at opdage andre tanker eller bekymringer, de måtte have at usikkerheder ikke opbygges over tid - en primær årsag til frustration blandt mennesker involveret i en projekt.

Disse interaktive teknikker vil sikre, at alle dine interessenter er aktivt engageret i kick-off mødet.

4. Afklar roller og ansvar

Forudsat at alle forstår hele projektet og hvordan de passer ind, ville næste skridt være at definere deres roller og ansvar. Brug denne lejlighed til at gentage tidligere diskussioner om, hvad alle forventer af hinanden. Du kan bruge et onlineværktøj som f.eks Asana at lave tjeklister, så alle kan se, hvilke opgaver de har ansvaret for.

Du kan starte med at tildele handlingspunkter, der skal udfyldes med en aftalt deadline, og derefter fordele dem blandt teammedlemmerne. Arranger disse aktiviteter i prioriteret rækkefølge, med de vigtigste opgaver anført først. På den måde kan du sikre dig, at deadlines overholdes uden at skulle strække folk for meget.

5. Føj møderesumé til din interne wiki

Når mødet er afsluttet, skal du omdanne dine noter til et velorganiseret dokument for at gøre fremtidig reference lettere. Du kan bruge din intern wiki som et online repository, som alle i projektet nemt kan få adgang til.

På denne måde kan du altid referere til mødenotater, når der er spørgsmål om noget, der er dækket under kick-off sessionen. Du kan også bruge din wiki til at tilføje opdateringer, efterhånden som du skrider frem i projektets livscyklus.

Sæt den rigtige tone for hele projektet med et kick-off møde

Kick-off mødet er et vigtigt skridt i ethvert projekt, da det sætter tonen for hele projektets livscyklus og guider alle involverede i samme retning.

Du kan udnytte tipsene og værktøjerne ovenfor til at få alle dine interessenter på samme side og bane vejen for en produktiv arbejdsgang.

6 nemme måder at gøre dine møder mere produktive på

Hvis du vil vide, hvordan du gennemfører et vellykket teammøde, så tjek disse 6 vigtige tips, som du bør følge.

Læs Næste

Om forfatteren