Sådan arkiveres genstande i Notion

Du har måske bemærket, at Notion, i modsætning til anden projektstyringssoftware, ikke har en arkivmulighed. Det betyder dog ikke, at du ikke kan gøre det.

Faktisk er der mange måder, du kan gemme tidligere opgaver og projekter på uden at skulle skifte til en anden software. I denne artikel tager vi dig gennem tre muligheder, men først vil vi diskutere, hvorfor arkivering er vigtigt.

Hvorfor du måske ønsker at arkivere genstande i Notion

Nogle kan lide at tage den minimalistiske tilgang til projekt- og opgavestyring og slette elementer, efterhånden som de fuldfører dem. Andre kan lide at hænge på noter for hvert projekt, de nogensinde har rørt ved.

Begge tilgange er fine. Men mange vil sandsynligvis være enige om, at det er nemmere at arbejde i rodfri software.

På den anden side er det aldrig sjovt at søge efter gamle projektnoter for kun at indse, at du har slettet dem. Det er her, arkivering kommer til nytte.

Når du arkiverer en vare, slipper du for ting, der ikke længere er aktuelle, men du har stadig adgang til dem, hvis du får brug for dem senere.

Hvis du undrer dig over, hvorfor nogen måske vil beholde gammel information, kan tidligere projektnotater og data være yderst nyttige til planlægning af dine næste projekter. Du kan også bruge den til at fejlfinde, hvis der opstår et problem, eller dele detaljer med andre, der kunne have spørgsmål om processen eller resultatet senere.

Relaterede: Sådan kommer du i gang med Notion: Vigtige tips og tricks

Derudover kan det at føre optegnelser over dit arbejde hjælpe dig på andre områder såsom målsætning, skrivning af casestudier eller præsentation af dit arbejde i en præstationsgennemgang.

1. Arkivér dine varer i Notion ved at slette

En måde du kan arkivere dine varer på Begreb er at slette dem. Selvom det kan lyde permanent, går alt, hvad du sletter i appen, i skraldespanden, før du vælger at slippe af med det for altid.

For at finde genstande i skraldespanden skal du åbne den ved at klikke på ikonet i nederste venstre hjørne. Et panel dukker op, hvor du kan bruge søgefeltet øverst eller rulle gennem listen for at finde det, du leder efter.

Husk, denne metode kan fungere bedre for en person, der ikke laver meget arkivering.

En af de største ulemper ved denne metode er elementer, og sider vil være svære at finde, hvis du har flere med samme navn. Det er også der, alt går, ikke kun de vigtige ting, så du vil have en masse at sile igennem, hvis du ikke kan huske navnet præcist.

Desuden kan du ikke omarrangere eller organisere din skraldespand bortset fra at skifte mellem alle sider og på nuværende side. Dette er dog den hurtigste måde at arkivere genstande på, hvis du leder efter en øjeblikkelig løsning.

Hvis du er bekymret for ved et uheld at slette alt i din skraldespand, giver Notion dig kun mulighed for at slette ét element ad gangen. Derudover spørger den dig, om du er sikker, før du fuldfører handlingen.

2. Opret en generel arkivside i Notion

Hvis du foretrækker ikke at sende dine genstande til papirkurven, kan du oprette en generel arkivside, der fungerer som en opsamling. Dette vil indeholde alt, hvad du vil beholde til senere, uanset emnet.

For at lave en, klik Ny side i nederste venstre hjørne og navngiv dit arkiv i overensstemmelse hermed. Find derefter det element eller den side, du gerne vil sende dertil, og vælg de tre prikker for at få frem valgmenu.

Vælg Flytte til i indstillingsmenuen og vælg din arkivside fra listen. Elementet forsvinder, og du finder det nu i dit arkiv.

Da Notion ikke placerer disse elementer for dig, bliver du nødt til at trække og slippe dem, hvor du vil have dem. For at hjælpe med at finde dine arkiverede elementer hurtigere, prøv at placere nogle overskrifter på siden og organisere dem derefter.

Hvis det hjælper, kan du farvekode dine titler og de angivne sider for at finde dem endnu hurtigere. Alt du skal gøre er at vælge en eller flere ved at holde shift-tasten nede, højreklikke, vælge farve og vælge hvilken nuance du vil have fra listen.

Notions enorme muligheder inden for tilpasning, blandt andet grunde, gør det til en af ​​de bedste. Husk, at der ikke er noget rigtigt eller forkert, når det kommer til at organisere din side, så længe det fungerer for dig.

3. Arkivér på en side i Notion

Hvis der er en side, du bruger meget, vil du måske oprette et arkiv på siden, der hjælper dig med at holde styr på gamle elementer. På denne måde kan du blot trække og slippe de elementer, du vil gemme til senere, og alle vil være relateret til det samme emne.

For at gøre dette skal du placere din markør ved siden af ​​sidenavnet i sidebjælken og vælge plusikonet for hurtigt at tilføje en ny side til bunden af ​​din nuværende.

Ellers kan du trykke på skråstregen frem på dit tastatur for at få kommandoerne frem og tilføje en ny side. Brug af kommandoer bringer dig direkte ind på den nye side, så du kan tilføje en skabelon eller begynde at tilpasse det.

Nu skal du bare trække og slippe elementer i dit arkiv ved at klikke på dem med markøren og trække dem over toppen af ​​arkivsiden. Du ved, at den vil gå ind, når sideblokken fremhæver en anden farve.

Svarende til Flytte til mulighed, vil de ting, du flytter over, ikke være i orden, når du først slipper dem ind. Det er dog hurtigt at organisere elementer under overskrifter, hvor du kan gruppere lignende projekter.

Relaterede: Nyttige navigationsfunktioner i Notion for at holde dig organiseret

Andre forslag til at organisere dine gamle data kunne være alfabetisk eller efter dato. Du kan endda prøve at sortere det i en tabel i stedet for en liste. Det hele afhænger af den type data, du arbejder med, og hvad der fungerer bedst for dig.

Forbliv organiseret i idé med arkivering

Nu hvor du har nogle muligheder for at arkivere i Notion, er det tid til at begynde at rydde op på dine sider - eller grave gennem din skraldespand efter vigtige data, du måske vil gemme andre steder. Ved at skjule projekter og opgaver, der ikke er relevante i øjeblikket, vil du hurtigere kunne finde de varer, du leder efter, mens du begrænser distraktioner.

Notion er et fantastisk sted at organisere alle dine personlige og arbejdsrelaterede opgaver og projekter, takket være dens nemme tilpasning og omfattende funktioner. Selvom det ikke har et indbygget arkiveringssystem, gør dets alsidighed det nemt for dig at skabe din egen work-around.

100+ Notion-tastaturgenveje til Windows og Mac

Notion er et fremragende alt-i-en-arbejdsområde. Lær, hvordan du navigerer og bruger det som en professionel med disse praktiske tastaturgenveje.

Læs Næste

Om forfatteren