Sådan deler og beskytter du dine Google Sheets

Google Sheets er et effektivt værktøj til at samarbejde med dine kolleger. Men hvad hvis du har brug for at skjule følsomme oplysninger i en Google Sheet-fil, mens du stadig giver adgang til andre brugere?

Heldigvis har Google Sheets robuste delings- og privatlivsfunktioner, så du kan dele specifikke ark i din fil uden at kompromittere privatlivets fred for andre oplysninger.

Sådan kan du gøre det.

Sådan deler du din Google Sheets-fil

Hvis du planlægger at arbejde med flere brugere, bør du først kende det grundlæggende i at dele din Google Sheet-fil. For at dele den sikkert skal du først gemme filen. Når du har gjort det, skal du følge nedenstående trin.

1. Klik på Del ikon i øverste højre hjørne af skærmen.
2. EN Del med personer og grupper vinduet vises. Derfra i Tilføj personer og grupper feltet skal du indtaste e-mailadressen på de personer, du vil dele filen med.
3. Når du har indtastet deres e-mailadresser, a dropdown menuen vises lige ved siden af ​​e-mail-feltet. Vælge Redaktør så de personer, du har delt filen med, kan redigere den.
instagram viewer
4. For ekstra sikkerhed, klik på Indstillinger-ikon i øverste højre hjørne af vinduet Del.
5. Under Indstillinger for del med personer, sørg for at fjerne flueben Redaktører kan ændre tilladelser og dele, og Seere og kommentatorer kan se muligheden for at downloade, udskrive og kopiere.
6. Når du er færdig, skal du klikke på tilbage pil ikon for at vende tilbage til vinduet Del med personer og grupper.
7. Under e-mailadressefeltet skal du klikke på Giv folk besked afkrydsningsfelt for at sikre, at de modtager en meddelelse i deres indbakke om filen. Du kan også tilføje noter eller instruktioner til dem i Besked Mark.
8. Når du er tilfreds med alle indstillingerne, skal du klikke på Sende.

Dette giver brugerne mulighed for at se og redigere Google Sheets-filen. Du bør dog ikke gøre dette endnu, hvis du stadig ikke er færdig med at forberede din fil.

Relaterede: Sådan beskytter og låser du dine Google Sheets med adgangskode

Tildeling af redaktører til individuelle ark

Når du har forberedt individuelle ark til forskellige brugere, kan du nu låse dem til en tildelt bruger. På den måde behøver du ikke bekymre dig om, at brugere roder ind med at indtaste data for andre mennesker. Der er trinene til at tildele unikke redaktører pr. ark.

1. Højreklik på fanen, du vil dele med en bestemt person.
2. Klik på Beskyt ark.
3. Et sidevindue kaldes Beskyttede lagner og serier vil åbne.
4. Du kan tilføje dine noter om arket i den valgfrie Indtast en beskrivelse Mark.
5. Under Ark fanen, skal du sikre dig, at det korrekte ark er valgt i rullemenuen.
6. Derfra skal du klikke videre Indstil tilladelser.
7. Det Områderedigeringstilladelser vil dukke op. I den øverste del af vinduet skal du klikke på Begræns, hvem der kan redigere dette område Radio knap. Ved Drop down menu under den mulighed, vælg Brugerdefinerede.
8. Hvis du tidligere har delt filen med andre brugere, kan du fjerne markeringen fra de brugere, som du ikke vil dele arket med. Ellers kan du tilføje nye redaktører i e-mail felt nær bunden af ​​vinduet.
9. Når du har tilføjet alle de editorer, du har brug for, skal du klikke på Færdig.
10. Når Google har gemt dine delingspræferencer, og du har tildelt en ny editor, vil en "Nogen har brug for adgang til filen"vinduet vises.
11. Vælg Del med X person: Rediger alternativknappen, og klik derefter på Del.

Efter at have gennemført denne proces, har du nu delt det specifikke ark med en anden.

Nu hvor du har delt nogle af arkene med bestemte personer, vil du måske skjule andre ark for alle andre. Disse ark kan indeholde formler, noter eller andre ting, du ikke ønsker, at de skal se. Det kan du heldigvis nemt gøre med instruktionerne nedenfor.

1. Højreklik den fane, du vil skjule.
2. Vælge Beskyt ark.
3. I den Beskyt ark og intervaller sidevindue, skal du sikre dig, at det rigtige ark er valgt.
4. Klik på Indstil tilladelser.
5. I den Områderedigeringstilladelser vinduet, klik på Begræns, hvem der kan redigere dette område Radio knap. Vælg derefter i rullemenuen Kun dig.
6. Klik på Færdig.
7. Når du er tilbage i din Google Sheet-fil, skal du højreklikke igen på den fane, du vil skjule.
8. Denne gang, klik videre Skjul ark.
9. Det ark, du vil skjule, forsvinder fra visningen.
10. Hvis du vil se arket igen, skal du klikke på hamburgermenuikon (lige ved siden af plus ikon på arkfanelinjen). Du bør se alle de skjulte ark nedtonet.
11. Klik på det skjulte ark, du vil se.
12. Det skjulte ark vises igen i sin tidligere position i arkfanelinjen. Andre brugere kan dog også se det.
13. Gentag ovenstående trin for at skjule det igen.

Når det er gjort, kan du nu skjule de ark, du ikke vil dele, uden at skulle oprette en anden Google Sheets-fil.

Relaterede: Skøre Google Sheets-formler, der er ekstremt nyttige

Fjernelse af arkbeskyttelse

Nogle gange vil du måske fjerne et arks beskyttelse, så alle andre brugere kan se det. Hvis det er tilfældet, er disse trin, du skal følge:

1. I den menu linje, Klik på Data> Beskyt ark og intervaller.
2. I den Beskyttede lagner og serier sidevindue, bør du se en liste over de beskyttede genstande, du har.
3. Klik på navnet på det ark, du vil låse op.
4. Når du har klikket på egenskaberne for beskyttet ark, skal du vælge Papirkurv ikon ved siden af Beskrivelsesfelt.
5. Et vindue vil spørge, Er du sikker på, at du vil fjerne dette beskyttede område? Vælge Fjerne.
6. Google Sheets vender dig tilbage til hovedregnearksvinduet, og det tidligere beskyttede ark er nu tilgængeligt for alle delte brugere.

Deler kun det nødvendige

Disse arkbeskyttelsesfunktioner sikrer, at du kan bevare integriteten af ​​dine data. På den måde er du sikker på, at kun den udpegede bruger kan få adgang til de ark, du har brug for.

Dette er også en god løsning til at rydde op i dine filer. Det skyldes, at du ikke behøver at oprette separate filer for at dele med forskellige brugere, og du kan nemt linke resultaterne fra hvert ark til det hovedark, du kan skjule for andre brugere.

Du kan beskytte dine data med disse funktioner fra Google Sheets, alt sammen uden at skulle betale en øre.

De 10 bedste Google Sheets Quick Hacks, du sandsynligvis ikke kendte

Find ud af, hvordan du kan tage Google Sheets til næste niveau og tilføje bekvemmelighed til dit professionelle eller personlige liv.

Læs Næste

Om forfatteren