5 effektive tips til at forbedre din skriftlige kommunikation

Læser du nogle beskeder fra dine kolleger, der gnider dig den forkerte vej? Beskederne er måske ikke fornærmende, men tonen er bare slukket. Du føler dig krænket, og det afspejler sig i, hvordan du forholder dig til dem. De mente sandsynligvis ikke noget, men brugte forkerte ordvalg.

Skriftlig kommunikation kan gå sydpå på mange måder. Du skal være bevidst i at forbedre, hvordan du kommunikerer skriftligt, så dine hensigter ikke bliver misforstået.

Hvad er skriftlig kommunikation?

Skriftlig kommunikation er processen med at sende tekstbaserede beskeder og instruktioner gennem breve, rapporter, manualer mv.

Vant til at videregive information på arbejdspladsen, tager skriftlig kommunikation ofte en formel tilgang. Det er indeholdt i officielle dokumenter, der tjener som bevis og referencepunkt.

Nye udviklinger kommunikeres skriftligt til teamet. Når teammedlemmer udviser uregerlig adfærd, får de en forespørgsel gennem skriftlig kommunikation og svarer på samme måde.

I modsætning til verbal kommunikation, der kan glemmes, hvis den ikke optages, varer skriftlig kommunikation længe, ​​især hvis der ikke bliver pillet ved den.

Udfordringerne ved skriftlig kommunikation

Som med andre former for kommunikation er målet med skriftlig kommunikation besejret, hvis modtagerne ikke forstår indholdet af beskeden.

Skriftlig kommunikation har flere problemer, der kan ændre betydningen af ​​meddelelsen eller afsenderens hensigt. Lad os tage et kig på nogle af dem.

1. En mangel på klarhed

Kommunikation mister sin essens, når den er kompleks. Valget af ord, som afsenderen bruger i skriftlig kommunikation, kan gøre modtageren forvirret. Og da afsenderen ikke er tilgængelig til at afklare tingene, bliver forvirringen ved.

Hvis medarbejdere føler sig tvunget til at handle efter at have modtaget komplekse skriftlige beskeder, kan de ende med at begå fejl på grund af manglende forståelse af beskederne.

Fejl begået på arbejdet som følge af problemer med klarhed er et tilbageslag for organisationen, da tid og ressourcer spildes.

2. Tidsbegrænsning

Den mest effektive arbejdsgang er en, der konstant bevæger sig. Teammedlemmer bør få den information, de har brug for med det samme, og anvende dem på deres arbejde. Men det er ikke altid tilfældet med skriftlig kommunikation.

Ved skriftlig kommunikation sender afsenderen beskeden til modtageren. I stedet for at få et øjeblikkeligt svar, skal de vente, indtil modtageren modtager beskeden og derefter svare. Tiden der imellem kan være dyr i akutte situationer. Skaden kan allerede være sket, før oplysningerne blev indsamlet.

3. Mangel på fleksibilitet

Den besked, du sendte til en kollega på arbejdet, kan indeholde unøjagtige oplysninger. Du vil måske opdatere meddelelsen for mere klarhed. Men når du allerede har sendt det, kan du ikke gøre det.

Du skal skrive endnu en besked fra bunden, der adresserer misinformationen eller inkluderer de opdateringer, du vil videregive. At gøre alt det er stressende, især når du har en bunke arbejde på hænderne.

4. Forsinkelse i beslutningstagning

At træffe beslutninger på arbejdspladsen kræver en vis grad af hurtighed. Alle, der er involveret i beslutningsprocessen, skal være opdateret med den seneste udvikling og komme med deres input rettidigt.

Når beslutningsprocessen er koordineret med skriftlig kommunikation, forsinker den tid, der bruges på at modtage, læse og svare på beskeder, beslutningsprocessen. Du kan forbedre din gruppe beslutningsproces med de rigtige værktøjer.

5 måder at forbedre din skriftlige kommunikation på

Hvis du vil trives i dit job eller din karriere, skal du være mere opmærksom på din skriftlige kommunikation. Og det er fordi, du kommunikerer med folk skriftligt næsten hver dag.

At sikre, at de forstår de budskaber, du formidler til dem, hjælper dig med at få det ønskede svar. Lad os i lyset af dette diskutere nogle måder, hvorpå du kan kommunikere bedre skriftligt.

1. Identificer målet

Hvad forsøger du at opnå med budskabet? Det er vigtigt, at du identificerer dette i begyndelsen, så du kan formulere dine tanker i den retning. Du kan få folk til åbne og læse dine e-mails nemt med effektiv skrivning.

En skriftlig besked uden et klart mål for øje er som en løbende kommentar. Du har en hel side med indhold uden at sige noget konkret. Indholdet af din besked kan være vildledende for modtageren, hvis du ikke finder ud af dit mål.

2. Træd ind i modtagerens sko

Skriftlig kommunikation går glip af målet, hvis modtageren ikke har den nødvendige baggrundsinformation eller kontekst til at forstå det budskab, de læser. Hvis du skriver til nogen og nævner ting, som de ikke er klar over, vil de gå tabt.

Sæt dig selv i læserens sted, mens du skriver dit budskab. Hvor meget ved de om emnet? Har de brug for baggrundsinformation eller kontekst?

At forstå læserens sindstilstand vedrørende emnet hjælper dig også med at vælge de rigtige ord og tone til at formidle dit budskab.

3. Skriv ideer ned

Når du har lavet en mental note om at skrive en besked, skal du begynde at forberede dig på det ved at skrive ideer ned, som dukker op.

Da du ikke nemt kan hente din besked fra modtageren for at foretage redigeringer eller opdateringer, skal du notere alle dine point på forhånd, så du kan inkludere dem i din besked.

Du behøver ikke at bære en notesbog rundt til det formål. En note-app som Simplenote gør det nemmere for dig at notere dine ideer ned på dine mobile enheder på farten. Du kan få fjernadgang til dine noter, når du har brug for dem.

4. Vær klar og enkel

Den mest effektive skriftlige kommunikation er klar og enkel. Nu er tiden ikke inde til at imponere din læser med store ord og grammatiske udtryk.

Der er en tendens til, at du vil fremstå som intelligent med brugen af ​​smarte ord, men det er kontraproduktivt i skriftlig kommunikation. Husk, du vil ikke være fysisk til stede, når læseren læser beskeden. Så du kan ikke afklare tingene, hvis de forvirrer læseren.

Hvis du arbejder på et projekt, kan du skrive en dræber projektformålserklæring med effektiv skriftlig kommunikation.

5. Rediger grundigt

At læse meddelelser med grammatiske fejl og tastefejl er et afbrydelse. Spar din modtager besværet ved at redigere dine beskeder grundigt, før du sender dem.

Modstår trangen til at sende skriftlige beskeder i en fart. Uanset hvor presserende det er, så afsæt tid til at redigere det. Der kan være unødvendige ord, udtryk og fejl i meddelelserne. At gennemgå dem en gang mere vil hjælpe dig med at få øje på dem, men det vil ikke ske, hvis du ikke får tid til det. Apps som Grammatisk er gode til at redigere og finjustere din skrivning.

Hvis du har ry for at sende fejlbehæftede beskeder, vil folk være tilbageholdende med at læse dine beskeder. De vil lade dine beskeder blive hængende, indtil de har den mentale styrke til at modstå den stress, som læsning af dit indhold forårsager dem.

Send dine beskeder på tværs effektivt

De verbale interaktioner på arbejdet kan være støjende. Skriftlig kommunikation er med til at skabe lidt ro. Holdkammerater kan kommunikere i enhver situation uden at gøre opmærksom på sig selv.

Når først din skriftlige kommunikation er klar med den rigtige tone, kan du få folk til at gøre, hvad du vil uden at følge op for at afklare tingene. Du opbygger også et ry for dig selv som en, der kommunikerer effektivt.

Sådan skriver du en effektiv e-mail hurtigt (4 AI-værktøjer, du kan bruge)

Kæmper du med at skrive e-mails for at få tingene gjort? Her er nogle tips til, hvordan du skriver bedre e-mails hurtigere, sammen med nogle værktøjer, du kan bruge.

Læs Næste

Om forfatteren