Fordele og ulemper ved at bruge tekst-kun kommunikation på den virtuelle arbejdsplads

SMS'er er trendy i sociale interaktioner, og det tager gradvist fart på arbejdspladsen. Virtuelle teams bevæger sig væk fra telefonopkald for at indføre kun tekstkommunikation for at forbedre deres arbejdsgang. Men opnår de de ønskede resultater?

Essensen af ​​kommunikation er besejret, hvis budskaber ikke videregives effektivt. Hvis du skal bruge tekst-kun kommunikation, skal du afveje fordele og ulemper for at vide, hvad du går ind til.

I slutningen af ​​dagen ønsker du at give dit team al den information, de har brug for for at trives. Læs med, mens vi diskuterer dynamikken i tekst-kun kommunikation mellem virtuelle teams.

Hvad er tekst-kun kommunikation?

Kun tekstkommunikation er processen med at kommunikere gennem skrevne ord ved hjælp af en mobilenhed. Det inkluderer SMS, WhatsApp-chats og e-mail-kommunikation.

Kommunikerer effektivt øger medarbejdernes motivation og engagement. De bliver inspireret til at yde deres bedste for at nå organisatoriske mål. Hvis sms'er sætter dem i den sindstilstand, er det en velkommen udvikling.

Fordele ved kun tekstkommunikation på den virtuelle arbejdsplads

Populariteten af ​​den virtuelle arbejdsplads er vokset eksponentielt i den seneste tid. Organisationer dvæler ikke ved, at teammedlemmer er fysisk til stede på kontoret, men på deres evne til at få arbejdet gjort fra et hvilket som helst sted.

Ud over forskellige interne kommunikationsværktøjer til samarbejde bruger de kun tekstkommunikation for at få mest muligt ud af deres virtuelle teams.

Kun tekstkommunikation forbedrer arbejdsgangen for eksterne teams på følgende måder:

1. Opret tillid

Tillid til arbejdspladsen er nøglen. Det letter teameffektiviteten ved at skabe et muliggørende miljø for samarbejde på den virtuelle arbejdsplads.

At sende en tekst til kolleger viser en vis grad af tillid til deres dømmekraft. Det indikerer også din vilje til at søge hjælp, dele feedback og diskutere problemer med kolleger.

Kun tekstkommunikation har en betydelig effekt på teamets præstation. Det kan betragtes som sømmet, der holder samarbejder mellem dig og dine medarbejdere sammen.

2. Spar omkostninger

Globalt søger enkeltpersoner og organisationer efter billigere økonomiske muligheder. At arbejde virtuelt kan være byrdefuldt på grund af de økonomiske forpligtelser og mangel på ordentlig tidsstyring af dine daglige aktiviteter.

SMS'er er billigt. Når du sms'er ved hjælp af applikationer som WhatsApp og SMS til at formidle dine beskeder til kolleger, finder du ud af, at det er billigere og tager mindre tid.

3. Skab bekvemmelighed

Fleksibel timing er en af ​​de tips til effektiv styring af fjernhold. SMS'er giver dig en slags frihed, som at ringe ikke gør. Det giver dig mulighed for at svare på modtagne beskeder på det mest passende tidspunkt for dig.

Med opkald er du under pres for at svare i realtid. Du giver måske ikke det bedste svar. SMS'er giver dig på den anden side rigelig tid til at lave velovervejede svar på modtagede beskeder.

4. Giv privatliv og større tilgængelighed

Selvom arbejde hurtigt er ved at blive en virtuel affære, skal du være sikker på dit privatliv. Kun tekstkommunikation sikrer, at dit privatliv ikke krænkes.

Baggrundsstøj afbryder betydningen af ​​beskeder. Du hører muligvis ikke den anden person tydeligt eller går glip af nøglepunkter i deres besked. Tekster gør støj eller dårlig lydkvalitet irrelevant for interaktionen.

En væsentlig fordel ved at sende sms'er er, at den er tilgængelig for mennesker, der er hørehæmmede.

Relaterede: De bedste interne kommunikationsværktøjer til din arbejdsplads

Ulemper ved kun tekstkommunikation på den virtuelle arbejdsplads

Kun tekstkommunikation er ikke uden bekymringer. Mens du nyder godt af de fordele, der er diskuteret ovenfor, kan du opleve adskillige vejspærringer undervejs. For nogle organisationer er disse problemer deal-breakers, der gør kommunikation kun med tekst ugunstig. Lad os se.

1. Dårlig kommunikation

Personalisering betyder noget, når du kommunikerer, især med kolleger. En masse digitale værktøjer hjælper virtuelle teams med at holde forbindelsen. Men nogle af disse værktøjer mangler personaliseringen af ​​traditionelle ansigt-til-ansigt interaktioner på arbejdspladsen.

Tekstbaseret kommunikation mangler kropssprog, tone og andre ikke-verbale signaler, som du måske skal stole på for et vellykket projekt. Fraværet af disse elementer øger sandsynligheden for fejlfortolkning.

Også nogle mennesker er kendt for at være forbeholdt brugen af ​​tekstbaserede digitale kanaler på grund af de fodspor, det efterlader. Dette gør det meget usandsynligt for dem at deltage i møder eller svare frit på tekster.

2. Fejlfortolkning

Når tekstbeskeder sendes, kan modtagerens fortolkning af beskeden være anderledes end afsenderens hensigt. Beskeder kan let misforstås eller tages ud af kontekst, da afsenderen ikke er tilgængelig til at afklare deres hensigt på stedet.

Ved tildeling af opgaver på den virtuelle arbejdsplads bør ledere være opmærksomme på de negative ting, der kommer op, såsom misforståelser, antagelser og slutninger uden for mærket. Når teammedlemmer føler sig angrebet af beskeder sendt til dem, skubber de tilbage på enhver måde, de kan, og det påvirker den overordnede præstation.

3. Modvilje mod at handle

Arbejdsmoralen er forskellig blandt teammedlemmer. På en virtuel arbejdsplads, hvor teamledere er begrænset i deres kapacitet til at håndhæve instruktioner, tager nogle medarbejdere muligvis ikke tekst-kun kommunikation alvorligt. Folk kan ignorere SMS-anmodninger eller forsinke svar i en virtuel indstilling.

Definer grundlaget for kommunikation mellem dine teammedlemmer. Indstil tidsfrister for svar og svar, så beskeder ikke bliver hængende for længe.

4. Konflikt i generationspræferencer

Brugen af ​​kun tekst som et kommunikationsmiddel til virtuelle teams afslører en kløft mellem, hvordan generationer bruger forskellige kommunikationsværktøjer. Mens den ældre generation måske har det godt med ansigt-til-ansigt kommunikation, vil Millennials og Gen Zs hellere modtage eller sende en sms. Forskellen i præference kan hindre arbejdsgangen.

Hold din tekst-kun kommunikation enkel

Mange problemer med den virtuelle arbejdsplads stammer fra kommunikationshinder på grund af teams, der arbejder på separate steder. Dette fører til lavere niveauer af tillid og højere niveauer af konflikt end medarbejdere, der arbejder sammen.

Som leder skal du forblive på vagt med at vurdere teammedlemmers arbejde og give løbende feedback for at løse problemer. En god måde at gøre dette på er ved at mestre evnen til at kommunikere så enkelt som muligt. Efterlad ikke plads til misforståelser eller antagelser, når du sender sms'er. Sig det tydeligst, så alle kan få beskeden uden at knokle deres hjerne.

7 tips og værktøjer til at kommunikere med kunder og teams i realtid

Uanset om du er fuldtidsansat eller freelancer, hjælper det dig med at bevare en balance mellem arbejde og privatliv at vide, hvordan du kommunikerer arbejdsrelaterede spørgsmål. Find ud af mere!

Læs Næste

Om forfatteren