Sådan skriver du et professionelt svar på e-mail uden for kontoret

Når det kommer til e-mails, kan det være udfordrende at etablere faglige grænser. Mange virksomheder antager trods alt, at så længe du har internet, er du fri til at besvare alle beskeder.

Mens der var en tid, hvor fagfolk forventedes altid at være på vagt, ændrer tiderne sig langsomt. I disse dage bliver det mere og mere almindeligt, at folk er offline på deres fridage, og det er der god grund til.

Hvis du skal på ferie, holde fri for din fornuft, eller har brug for at være væk fra kontoret af en anden grund, er her nogle tips til, hvordan du skriver et professionelt svar på e-mail uden for kontoret.

1. Ryd fraværende emnehoved

En af de nemmeste måder at fortælle folk, at du ikke er til stede på, er at ændre emneoverskriften for din e-mail-svar. I stedet for bare at skrive "Ikke-til-kontoret", kan du også inkludere den type orlov, du holder, hvis du er tryg ved at dele den.

Her er nogle eksempler på e-mail-emneoverskrifter som ikke er til stede:

• Ude af kontoret – Ferieorlov (25. december – 4. januar)
instagram viewer
• [Ikke-til-kontoret] Sygeorlov
• Ude af kontoret | Fædreorlov
• *Ikke til stede* Akutorlov
• Ude af kontoret (sorgorlov)
• Ude af kontoret | Barselsorlov
• Ude af kontoret ~ Feltarbejde
• [Ikke-til-kontoret] Ferieorlov (juledag)
• Ude af kontoret – Sygefravær
• Ikke til stede – At blive gift!

2. Nævn hvilken slags orlov du tager

For nogle mennesker er det almindeligt at antage, at enhver ude af kontorets e-mail er til fritidsformål. Det er dog ikke altid tilfældet for alle.

Nogle mennesker bruger også e-mails uden for kontoret, når de arbejder, men kan ikke få adgang til deres e-mail i løbet af dagen. For eksempel kan salgsrepræsentanter eller dem, der gennemgår feltarbejde, være nødt til at rejse til områder uden internetforbindelse.

Derudover er det også muligt, at du holder fri til personlige forhold såsom hospitalsbesøg, begravelser eller for at komme dig efter sygdom. Med dette kan det være akavet at svare på: "Jeg håber, du havde en god ferie."

Relaterede: Måder at gøre ferier sjovere ved hjælp af teknologi

For at undgå dette kan du i stedet indsætte oplysningerne om din orlov i brødteksten i din e-mail. Du behøver ikke at være ærlig omkring din situation, hvis den gør dig utilpas, men at være ærlig over for din chef, holdkammerater eller kunder kan hjælpe med at opbygge empati.

For eksempel, hvis du var i en bilulykke og har brug for lidt tid til at komme dig over dine skader, udlejning dine kontakter ved, hjælper dem med at styre deres forventninger til dit forsinkede output og forventede Vend tilbage.

3. Undgå unødvendige undskyldninger

For mange arbejdsnarkomaner er det almindeligt at inkludere undskyldninger i e-mails uden for kontoret, såsom "Beklager, at jeg ikke kan svare med det samme!" Det er dog vigtigt at forstå, at du ikke skal undskylde for at tage fri fra arbejdet, især hvis det er for altid grund.

I stedet for at sige undskyld, er her nogle udtryk, som du kan bruge i stedet:

• "Tak fordi du tog fat!"
• "Tak for mailen."
• "Denne e-mail er modtaget."

I stedet for at undskylde, kan du høfligt anerkende, at deres besked er blevet officielt modtaget. Med dette kan du vælge sprog, der fokuserer på at takke dem for deres tid og indsats.

4. Garanter ikke en svardato

For mange mennesker kan det være overvældende at se et stort efterslæb af e-mails, når de vender tilbage til kontoret efter længere tids fravær. Faktisk kan angsten endda fordobles, når du bruger sætninger som "Jeg svarer, så snart jeg kommer tilbage til kontoret."

Dette kan ikke kun tilføje en masse unødvendigt pres for at garantere et svar på den første dag efter din tilbagevenden, men det sætter også de forkerte forventninger til de mennesker, der forsøger at komme i kontakt med dig.

Relaterede: Tips til at få folk til at åbne og læse dine e-mails

Selvom det er korrekt at bekræfte modtagelsen af ​​en e-mail, er det ikke nødvendigt at garantere et svar på den med det samme. For at undgå at forpligte dig, når du er tilgængelig til at svare, er det bedst at holde sig til et bredt svar eller en generel rækkevidde i stedet.

Her er nogle eksempler på sætninger, du kan bruge:

• Jeg svarer, når jeg er ledig efter ferien.
• Forvent venligst et svar fra mig inden udgangen af ​​_______.
• Hvis det ikke haster, skal du forvente et svar senest ________.

Husk, at hvis en e-mail er kritisk, vil folk enten gøre en indsats for at ringe eller følge op med dig efter nogen tid. Med dette er det vigtigt at sætte buffere for ikke at lade folk håbe på et hurtigt svar.

For nogle roller er det almindeligt at have backup-kontakter til at påtage sig belastningen, når du er væk. Men før du tildeler en chef, kollega eller teammedlem til at påtage sig byrden, når du ikke er tilgængelig, er det vigtigt at få samtykke.

Med mange mennesker, der allerede er overvældet af deres eget arbejde, kan det være stressende at påtage sig andres ansvar, selvom det kun er for en kort periode. Derudover er de måske ikke komfortable med at give kunder eller kunder adgang til bestemte e-mailadresser eller personlige telefonnumre.

Af denne grund, før du tilføjer en persons kontaktoplysninger til din Ikke-til-kontor-e-mail, skal du sørge for at spørge dem, om det er i orden for dig at gøre det, og hvilke detaljer de har det godt med at blive delt.

6. Opret forskellige e-mails uden for kontoret til interne eller eksterne parter

Afhængigt af, hvem der modtager e-mailen, kan mængden af ​​oplysninger, som du muligvis er villig til at dele i dit svar på ikke-til-kontor-e-mail, variere. Du skal jo stadig tage fortrolighedsforanstaltninger, især når du er på ferie.

For eksempel, mens du føler dig tryg ved at dele, hvor du rejser hen med dine kontorkammerater, vil du måske ikke gøre det med tilfældige mennesker.

Ved at bruge e-mail-administrationssystemer kan du indstille et andet fraværssvar afhængigt af, hvem der modtager det. Med dette kan du give personerne den rette mængde kontekst om din ude af kontoret.

Skab bedre arbejdsgrænser med dine svar uden for kontoret

I en verden, hvor det forventes, at vi altid er tilgængelige, kan en ude af kontorets e-mail, der viser grænser, gøre en forskel. Ved at være fast med din personlige fri, kan du også lære folk omkring dig værdien af ​​dit personlige liv.

Derudover kan du ved at bede andre om at respektere din tid også opmuntre andre til at gøre det samme. Selvom dette ikke lyder som en stor sag, kan det betyde alt for teams, når der sættes sunde standarder på kontoret.

Sådan skriver du en udefrakommende besked på LinkedIn

Vil du fortælle dit LinkedIn-netværk, at du er væk fra kontoret? Sådan skriver du en ikke tilstedeværende besked på LinkedIn.

Læs Næste

Om forfatteren