Hvad er e-mailsikkerhedspolitik, og hvordan fungerer det?

Hvornår har du sidst sendt en e-mail? Det var nok i dag. Ligesom dig sender mange mennesker rundt om i verden e-mails dagligt.

E-mails har været en del af vores liv i længst tid. Da det næsten er umuligt at undvære dem, skal du sikre dig selv med en effektiv e-mailsikkerhedspolitik.

Du ønsker ikke, at dine e-mails kommer i de forkerte hænder, vel? Implementering af en e-mailsikkerhedspolitik hjælper med at holde dem mere sikre.

Hvad er e-mailsikkerhedspolitik?

En e-mail-sikkerhedspolitik er en række procedurer, der styrer brugen af ​​e-mails inden for et netværk eller en virksomhed. Den beskriver, hvordan en kategori af brugere interagerer med beskeder, der sendes og modtages via e-mail.

Hold dine e-mails organiserede og sikre øger din produktivitet. Målet med en e-mail-sikkerhedspolitik er at sikre meddelelser mod uautoriseret adgang.

Hvem forsøger måske at få adgang til e-mails uden tilladelse, kan man spørge? Cyberkriminelle – de er meget interesserede i de fortrolige beskeder, du sender inden for og uden for din organisation. Og det er fordi de ved, at sådan information er værdifuld. Hvis de får fat i det, kan de bruge det til en række ondsindede aktiviteter for at berige sig selv.

Hvordan fungerer e-mailsikkerhedspolitik?

Standardsikkerhedsstyrken for e-mail er ikke så stærk. Beskeder sendt via e-mail er i det offentlige rum. Derfor kan de let tilgås af alle med gennemsnitlige hackingfærdigheder. Oprettelse af en e-mail-sikkerhedspolitik er en af ​​de grundlæggende ting, du kan gøre for at afværge angribere.

At tro, at du eller din organisation ikke kan blive ofre for et e-mailbrud, er en falsk præmis. Så længe du gør brug af e-mails, kan du blive målrettet.

Din modvilje mod at implementere en e-mail-sikkerhedspolitik kan kun holde vand, hvis de e-mails, du sender, er meningsløse. Men det er næppe tilfældet, hvis du driver en anstændig forretning.

For at en e-mailsikkerhedspolitik skal være effektiv, skal den indeholde følgende elementer:

1. Politikkens omfang og formål.
2. Oplysninger om ejerskab af indhold indeholdt i e-mails.
3. Bekymringer om beskyttelse af personlige oplysninger og forventninger til parter, der bruger e-mailen.
4. E-mailbrugernes ansvar.
5. Retningslinjer for brug af organisationens e-mailkonti.
6. Tips til at opdage og undgå e-mailsikkerhedstrusler.
7. Specifikke handlinger, der skal tages i tilfælde af mistanke om brud på e-mailsikkerheden.

Tilgængelighed er nøglen til en vellykket implementering af politikken. Teammedlemmer kan kun være ajour med oplysningerne i politikken, hvis de har adgang til dokumentet.

I stedet for at gemme dokumentet på en fysisk enhed, er det tilrådeligt at bruge et workflow-værktøj med cloud-lagring og fjernadgang. På den måde kan autoriserede teammedlemmer få adgang til politikken fra hvor som helst og når som helst.

Træning er et andet vigtigt element for succesfuld implementering af en e-mailsikkerhedspolitik. Nogle brugere kan være tilbageholdende med at overholde politikken, især hvis de ikke har brugt noget lignende tidligere. Det er op til dig at sørge for ordentlig træning for at få dem til at forstå, hvordan det er i alles bedste interesse at bruge politikken.

Sådan opbygger du en effektiv e-mailsikkerhedspolitik

En e-mailsikkerhedspolitik er ikke ensartet, fordi der ikke er to organisationer, der er ens. Men de cybertrusler, der bringer brugen af ​​e-mails i fare, har lignende virkninger på organisationer uanset deres tilbud og størrelse. De er almindelige egenskaber, der bør tages i betragtning ved opbygningen af ​​en standardpolitik.

Her er nogle praktiske tips til at opbygge en e-mailsikkerhedspolitik, der virker.

1. Vedtag en skabelon

Det er ikke en dårlig idé at oprette en e-mail-sikkerhedspolitik fra bunden, men du kan spare dig selv for lidt tid ved at adoptere en eksisterende skabelon. Dette er nødvendigt, især hvis du ikke er bekendt med indholdet af politikken.

I stedet for at skabe irrelevant information, har du vital information til at skabe en politik, der virker.

2. Rediger skabelonen

At adoptere en eksisterende skabelon betyder ikke, at du skal bruge den, som den er. Skabelonen skal give dig en idé om, hvordan politikken ser ud.

I stedet for at tage alt, der er indeholdt i skabelonen krogline og synke, skal du justere det, så det passer til din virksomheds unikke behov.

I sidste ende vil du have et originalt dokument, der er skræddersyet til din organisation.

3. Identificer vilkår for brugerengagement

Brugere af din e-mail kan deltage i vilkårlige aktiviteter, hvis de ikke er klar over, at sådanne aktiviteter er forbudte. Det er dit ansvar udtrykkeligt at angive, hvordan de skal bruge din e-mail.

Identificer usund e-mail-praksis, der kan udsætte dit netværk for cyberangreb og advare mod at involvere dig i sådanne aktiviteter.

Din e-mailsikkerhedspolitik er ufuldstændig uden implementering af et værktøj, der forbedrer sikkerheden for dine e-mails.

Manuel beskyttelse af din e-mail mod cybertrusler er utilstrækkelig, især da cyberkriminelle bruger avancerede teknologier til deres angreb. Match deres energi med værktøjer som sandkasser, spamfiltre og software til forebyggelse af malware. Et effektivt spamfilter forhindrer dig i at se ondsindede e-mails.

5. Håndhæve anerkendelse af brugerpolitik

Den succesfulde implementering af din politik begynder med dine brugeres vilje til at overholde den. Forandring kommer med en vis modstand. Teammedlemmer, der ikke er bekendt med en e-mailsikkerhedspolitik, kan beslutte at overse den.

Få brugerne til at forpligte sig til at bruge politikken ved at tilføje deres signaturer som en form for anerkendelse. På den måde har du bevis for deres samtykke til at bruge det, hvis de ikke gør det.

6. Træn brugere

Brugere af din e-mail forstår muligvis ikke nogle oplysninger i politikken. Det er risikabelt at efterlade dem i en tilstand af forvirring, da de kan tage upassende handlinger, der vil bringe dit netværk i fare.

Sørg for, at alle forstår politikken ved at gennemføre træning. Skab plads til, at de kan stille spørgsmål om gråzoner, så alle er opdateret på, hvad de skal gøre og ikke gøre.

7. Udarbejd en hændelsesplan

Selv med al træningen i, hvordan man implementerer en e-mailsikkerhedspolitik effektivt, kan tingene stadig gå galt.

Udvikle en hændelsesresponsplan i tilfælde af et sikkerhedsbrud. Din politik bør indeholde, hvad brugere skal gøre, når de har mistanke om ondsindet aktivitet eller angreb. At tage de rigtige handlinger kan afbøde virkningerne af et cyberangreb.

Dyrk sund cyberkultur med e-mailsikkerhedspolitik

Instant messaging kan være trendy i kommunikation med venner og familie. Men når det kommer til arbejde og forretning, er god gammel e-mail stadig relevant. Det hjælper organisationer med at bevare en følelse af orden og formalitet.

Du kan muligvis ikke forhindre angribere i at målrette mod dine e-mails, men du kan annullere deres angreb med en effektiv e-mailsikkerhedspolitik.

Når alle, der bruger din e-mail, forstår, hvordan man holder oplysningerne sikre, har cyberkriminelle ingen mulighed for at slå til. Det er kun et spørgsmål om tid, før de opgiver at forsøge at trænge ind i dit netværk og går videre til det næste.

Sådan skriver du en effektiv e-mail hurtigt (4 AI-værktøjer, du kan bruge)

Kæmper du med at skrive e-mails for at få tingene gjort? Her er nogle tips til, hvordan du skriver bedre e-mails hurtigere, sammen med nogle værktøjer, du kan bruge.

Læs Næste

Om forfatteren