De 10 bedste måder for Office-administratorer at få mest muligt ud af Google Workspace

En administrativ professionel skal håndtere store arbejdsbyrder og krævende tidsplaner. De rigtige apps kan dog hjælpe dem med at automatisere opgaverne og gøre processerne problemfrie.

Hvis du bruger Google Workspace i din organisation, kan du bruge dets værktøjer til at udføre fælles ansvar. Læs videre for at vide, hvordan administratorer kan bruge Google Workspace.

1. Planlæg og organiser teamarrangementer

Før du organiserer rejser for kolleger, vil du måske kende deres hotel- og flypræferencer. Brug Google Forms til at lave en undersøgelse om fly- og hotelvalg, før du træffer den endelige beslutning.

Relaterede: Google Forms vs. Microsoft Forms: Hvilken skal du bruge?

Mens de administrerer begivenheder på rejser for et team, kan administratorer oprette en gruppemailingliste i Gmail ved at inkludere alle, der deltager i den begivenhed. Det vil redde dem fra at sende individuelle e-mails til hver deltager. Send en e-mail til gruppen, og alle medlemmer vil få vigtige opdateringer.

Mange administratorer skal arbejde som assistenter for lederen. Uanset om du har brug for at bære denne hat i en begrænset eller ubestemt tid, bør du gøre det med fuldstændig dedikation.

Ved hjælp af Google Workspace-værktøjer som Gmail, Kontakter og Kalender kan du problemfrit korrespondere på vegne af dem. Alt du skal gøre er at have adgang til deres Google Workspace-konto på din computer. Eller du kan forbinde deres e-mail-konto til din Gmail ved hjælp af IMAP.

3. Organiser korrespondance med filtreret indbakke

Det kan være stressende at få hundredvis af e-mails i din indbakke hver dag. Men ved at organisere din indbakke kan du holde tingene på plads. Når du har Gmail som en del af Google Workspace, behøver du ikke bruge nogen anden e-mail-klient.

Gmail lader dig oprette etiketter til forskellige afsendere, så de indgående e-mails går til separate mapper. Du kan også få Gmail til automatisk at stjernemarkere, videresende eller slette enhver bestemt e-mail for at holde din indbakke fri for unødvendige e-mails.

4. Administrer ubesværet e-mails med skabeloner og signatur

At skrive de samme e-mails gentagne gange kan være kedeligt og irriterende. Du kan oprette skabeloner til de mest brugte beskeder i Gmail. Det lader dig oprette op til 50 skabeloner for hver konto, så du kan spare værdifuld tid.

Du kan også bruge denne skabelonfunktion til at gemme flere signaturer. Når du skriver en e-mail, skal du vælge den relevante skabelon med den passende signatur i henhold til, hvem du repræsenterer.

5. Kommuniker øjeblikkeligt med Google Chat

Uanset om du har brug for at komme i kontakt med din chef uden at forstyrre dem ved telefonopkald eller vil have en hurtig snak med en medarbejder, er øjeblikkelig chat den bedste mulighed. Med Google Chat kan du spørge dem om hvad som helst, og de kan svare dig med det samme.

Selvom folk måske ikke altid er i stand til at besvare et telefonopkald, kan de tjekke de spørgsmål, du stillede på chatten. Hvis de har travlt, kan de vende tilbage til dig på deres passende tidspunkt.

6. Opret opgaveliste og få besked

Det er obligatorisk at lave en huskeliste til dine vigtige opgaver, hvis du ikke vil glemme dem. Med Google Workspace er der ingen grund til at bruge en separat opgaveliste-app. Ved hjælp af Google Keep kan du oprette en liste over opgaver, de vil udføre. De kan bruge dette onlineværktøj under møder til at tage noter.

Relaterede: Sådan organiserer du dine opgavelister ved hjælp af handlingspunkter

Senere kan administratorer også dele Keep-dokumentet med andre relevante parter. De kan bruge Google Kalender og tilføje opgaver som begivenheder for at få opgavepåmindelser. Desuden giver denne app dig mulighed for at tilpasse tidspunktet for påmindelser for hver opgave eller begivenhed.

7. Koordinere facilitetsanmodninger

Som kontoradministrator er det ofte svært at holde styr på alle facilitetsanmodninger, som medarbejderne fremsætter. Ved hjælp af Google Forms kan du samle alle anmodninger ét sted. Opret en formular til serviceanmodninger som vedligeholdelse og catering.

Del det med alle medarbejderne, og når nogen fylder det op, får du en e-mailbesked og adresse så hurtigt. Du kan give adgang til formulardataene til andre administratorer, så flere personer kan se nærmere på anmodningerne, når det passer dem.

Administratorer kan administrere anmodningerne og holde styr på de gennemførte og afventende anmodninger ved hjælp af Google Sheets.

8. 24/7 Adgang til fil fra hvor som helst

Som kontoradministrator må din pligt ikke være begrænset til en fast arbejdstid. Din organisation vil måske have, at du får adgang til eller deler en bestemt fil med det samme, selv uden for kontortid. Derfor kan du ikke stole på personlige computere til at gemme vigtige kontordokumenter.

Brug Google Drev til at gemme filerne og dokumenterne, så du kan få adgang til dem når som helst og hvor som helst. Det giver dig også mulighed for at dele dokumenterne med dine kolleger.

Uanset om du kommer for sent på kontoret eller har brug for at koordinere med administratorer, der arbejder i et andet skift, vil brug af Delt drev til holdkammerater sikre sikker og ubesværet adgang.

9. Øjeblikkelig fildeling og samarbejde

Vil du dele dokumenter med det samme? Opret et dokument og regneark på Google Workspace, og del dem med det samme med så mange personer, du vil. Du kan tildele roller, mens du deler, for at sikre filens sikkerhed og integritet.

Apps som Google Docs og Google Sheets lader dig også kommunikere direkte fra dokumentet. Hvis du vil have flere administratorer til at arbejde på en fil i realtid, kan intet være bedre end Docs-, Sheets- og Slides-apps i Google Workspace.

Disse apps understøtter samarbejde og viser, hvilket teammedlem der har foretaget ændringer i et dokument.

10. Koordinere tilgængelighed til møder og træning

Koordinering af tilgængeligheden af ​​medarbejdere til træningssessioner og møder burde ikke længere være et problem. Google Workspace-værktøjet Kalender lader dig finde ud af, hvornår alle er tilgængelige, og planlægge møder.

Administratorer kan endda oprette separate kalendere til begivenheder, møder, træning, ferier for holdene. Medarbejderne kan således også tilpasse deres personlige tidsplaner i henhold til de begivenheder, der står i kalenderen.

Google Workspace til Office-administratorer

En kontoradministrators ansvar er at koordinere og overvåge alt, hvad der foregår i organisationen. Selvom arbejdsbyrden ofte kan tage en vejafgift, kan brug af de rigtige apps gøre opgaverne nemmere for administratorerne.

Virksomheder, der allerede bruger Google Workspace, har ikke brug for yderligere værktøjer til at udføre de fleste administrative opgaver. Nu hvor du ved, hvordan du bruger Google Workspace-værktøjer, kan du administrere teamene, selvom de arbejder fra fjerntliggende steder.

De 10 bedste tips til effektivt at styre et eksternt team

Har du svært ved at styre et team, der arbejder eksternt? Prøv disse bedste tips til en organiseret ekstern teamadministration.

Læs Næste

Om forfatteren