Sådan overvinder du overbelastning af samarbejdet på din arbejdsplads

Når et nyt projekt dukker op, er det ofte sådan, at dit team går sammen for at diskutere, hvordan det bedst tackles. Hvis det gøres på den rigtige måde, kan det gøre underværker for dit output.

Men mens du prøver dit bedste for at høste frugterne af denne type teamwork, kan du uforvarende overbegå dig selv og skabe et problem kaldet "overbelastning af samarbejdet."

I denne artikel vil vi diskutere tips og værktøjer, du kan bruge til at undgå overbelastning af samarbejdet.

Hvad er overbelastning af samarbejde?

Samarbejdsoverbelastning opstår, når folk interagerer så ofte med kolleger, at det hæmmer produktiviteten og påvirker medarbejdernes trivsel negativt.

Det kan være forårsaget af flere faktorer, såsom for mange unødvendige møder, overdreven e-mail, adgang til flere digitale værktøjer, for mange mennesker, der arbejder på det samme projekt samtidigt, eller er til enhver tid tilgængelige for at reagere på kollegers forespørgsler.

Når dette sker, kan teammedlemmer blive overvældet og bundet til med kommunikations- og beslutningsopgaver.

Dette resulterer typisk i nedsat arbejdseffektivitet og produktivitet. I nogle tilfælde bliver alle disse samarbejdsopgaver distraktioner, der forhindrer individer i at udføre det arbejde, de skal udføre selv.

I sidste ende udviskes grænserne mellem arbejde og privatliv, da medarbejderne er tvunget til at tage uafsluttet arbejde med hjem, hvilket fører til udbrændthed.

De forkerte værktøjer kan føre til forvirring, frustration og overbelastning af samarbejdet. Omvendt kan de rigtige værktøjer gøre dit team mere effektivt og produktivt.

Det første skridt til at overvinde overbelastning af samarbejde er at vælge de rigtige værktøjer til jobbet. Ikke alle digitale løsninger er skabt lige, og nogle egner sig bedre til specifikke opgaver end andre.

For eksempel er der mange grunde til at bruge samarbejdsværktøjer i stedet for e-mail, herunder at spare tid, nyde bedre adgang til information og forbedre produktiviteten, for blot at nævne nogle få.

Når det er sagt, skal du sørge for at vælge, når du vælger samarbejdsværktøjer til dit team brugervenlige værktøjer til nem adoption og dem, der tillader integration med andre apps at arbejde sammen problemfrit.

For eksempel et teamchatværktøj som Slap kan være fantastisk til intern kommunikation blandt kollegaer, mens et opgavestyringsværktøj som f.eks Asana kan hjælpe dig med at holde styr på, hvem der gør hvad og hvornår. Begge softwareløsninger forbindes problemfrit sammen, så du kan undgå kontekstskift og forbedre teamets produktivitet og samarbejde.

2. Opret et klart arbejdsflow

Det er afgørende at skabe en ligetil arbejdsgang for at undgå, at for mange mennesker arbejder på det samme projekt. En veldefineret proces kan forhindre forvirring og sikre, at alle kender deres rolle og forventninger. Dette gør det også muligt for medarbejderne bedre at styre deres tid uden for arbejdet.

Asana er fremragende til dette job. Du kan nemt oprette opgaver fra bunden og tildele dem til dine teammedlemmer, eller du kan udnytte en af ​​de mange skabeloner.

For eksempel, hvis dit team normalt beskæftiger sig med kundesupportforespørgsler, skal du udvikle en skabelon til håndtering af disse, så alle følger den samme proces hver gang. Dette vil hjælpe med at reducere beslutningstræthed og forbedre kvaliteten af ​​det endelige resultat. Brug desuden tjeklister til at hjælpe teammedlemmer med at holde sig på sporet og organiseret, hvilket minimerer chancerne for, at opgaver bliver glemt.

En klar arbejdsgang og veldefinerede roller er afgørende for at undgå overbelastning af samarbejdet. Med de rigtige værktøjer og en forståelse af, hvordan du bedst udnytter dem, kan du holde dit team til at arbejde produktivt sammen uden at føle dig overvældet.

3. Opret et centralt datalager

En praktisk måde at overvinde overbelastning af samarbejde er ved opsætning af en intern wiki at centralisere alle dine filer og oplysninger. Dette vil gøre det lettere for enkeltpersoner at få adgang til alt, hvad de har brug for på ét sted, uden distrahere andre kolleger hver gang eller gå gennem flere platforme for at finde, hvad de er leder efter.

Du kan gøre dette ved at bruge et værktøj som f.eks Tettra. Dette værktøj giver dig mulighed for at oprette, få adgang til og dele sider med dit team hurtigt og nemt. Det giver også flere brugere mulighed for at få adgang til og tilføje oplysninger samtidigt og har en robust søgefunktion til at finde det, du leder efter.

Ved at have alle relevante oplysninger på ét sted kan teammedlemmer nemt finde det, de har brug for, uden at søge gennem flere e-mails. Hvad mere er, integreres det med dit Slack-arbejdsområde, så du altid har den mest opdaterede information lige ved hånden.

4. Udnyt asynkron kommunikation

Asynkron kommunikation er en fantastisk måde at forbedre produktiviteten på og reducere overbelastning af samarbejdet. For eksempel, i stedet for at bede nogen om et øjeblikkeligt svar via e-mail eller onlinebesked, når du først har brug for svaret på et senere tidspunkt, send dem en sms og bed dem om at svare, når de har tid.

Denne form for kommunikation kan være gavnlig, hvis din kollegas arbejdstid ikke stemmer overens med din, for eksempel at arbejde eksternt i forskellige tidszoner. Dette vil give begge parter mulighed for at få deres arbejde gjort uden konstant at afbryde hinanden, når ingen har brug for et øjeblikkeligt svar.

Ved at drage fordel af asynkron kommunikation kan du spare dig selv for at modtage uendelige beskeder hver dag, mens du stadig opretholder produktive teaminteraktioner hele vejen igennem. Du kan tage det længere ved udnytte stille møder til mere engagerende samarbejde.

5. Anerkend effektivt samarbejde

Selvom du kan bruge ovenstående teknikker til at undgå overbelastning af samarbejdet, er det vigtigt at anerkende effektivt teamwork for at opmuntre og motivere medarbejderne til at fortsætte med at arbejde produktivt sammen.

Det kan du nemt gøre med værktøjer som f.eks Bonusly som giver ledere mulighed for at genkende medarbejdere, når de går ud over en given opgave. Integreres bonusly med Slack, hvilket tillader hyppig og rettidig genkendelse.

Effektivt samarbejde er inden for rækkevidde

Samarbejde kan i mange tilfælde være en holdbar løsning, men en overdreven tillid til det kan være problematisk. Overbelastning af samarbejde kan være en reel udfordring på arbejdspladsen.

Men med disse tips ved hånden kan du gøre op med unødvendige distraktioner, mens du stadig opmuntrer til produktive interaktioner på arbejdspladsen. Ved at genkende tegnene på overbelastning af samarbejdet og tage skridt til at løse dem, kan du holde dit team til at arbejde harmonisk sammen mod fælles mål.

De 6 bedste gratis online samarbejdsværktøjer til at arbejde hjemmefra

Online samarbejde med kunder og teams kan være kompliceret. Brug disse pålidelige gratis værktøjer, når du arbejder hjemmefra.

Læs Næste

Om forfatteren