5 effektive tips til håndtering af overlappende opgaver

Du har brugt så meget tid på at arbejde på en bestemt opgave. Når du gennemgår dit arbejde, ånder du lettet op. Tiden og indsatsen var det værd. Du kunne ikke være mere tilfreds med resultatet.

Men dit feel-good-øjeblik er kortvarigt, da du opdager, at en anden på dit team lige er færdig med at arbejde med den samme opgave. Det bliver endnu værre, når du indser, at din holdkammerat også gjorde et godt stykke arbejde. Du har to store værker foran dig, men du kan kun bruge det ene. Den tid, indsats og ressourcer, der bruges på en af ​​dem, er totalt spild.

Hvad er overlappende opgaver?

Overlappende opgaver er opgaver, der udføres enten på samme tid eller sekventielt. De opstår normalt, hvis mere end én person arbejder på et enkelt projekt og producerer flere versioner, når der kun er brug for én version.

Overlapning er ikke eksklusivt for opgaver; det forekommer også i dine tidsplaner. Du kan aftale to forskellige aftaler på samme tid. Og du kan desværre ikke dele dig op i to for at være forskellige steder samtidigt. Så du er nødt til at give afkald på en af ​​aftalerne.

Hvorfor overlapper opgaver?

Opgaver overlapper ikke som standard. Der er smuthuller i dine operationer, der gør, at duplikeringen går ubemærket hen. Og indtil de er løst, vil opgaverne fortsætte med at overlappe hinanden, hvilket medfører spild af ressourcer.

Lad os tage et kig på nogle årsager til, hvorfor opgaver overlapper hinanden.

1. Ineffektiv arbejdsgang

Hvordan tildeler du opgaver til teammedlemmer? Hvis du ikke har en ordentlig struktur til at uddelegere opgaver, er der en chance for, at du tildeler den samme opgave til flere personer.

Cirklen fortsætter, hvis holdkammeraterne vælger de opgaver, de vil arbejde med, uden at krydstjekke, om en anden allerede arbejder på det samme projekt.

2. Mangel på teamsamarbejde

Som teamleder er det dit ansvar at opbygge holdånd i dit team, så medlemmerne kan samarbejde om at nå et fælles mål.

Manglende samarbejde skaber gråzoner. Flere personer kan arbejde selvstændigt med en enkelt opgave uden at være klar over det. Selv når de samarbejder om sekventielle opgaver, går de om at gøre, hvad de vil uden at tjekke med andre holdkammerater.

3. Overbelastning af arbejdet

Effektivitet og overbelastning af arbejdet hænger ikke godt sammen. Hvis du vil have, at medarbejderne skal yde dig deres bedste, skal du modstå at tildele dem for meget arbejde.

Hvornår træthed sætter ind på grund af overbelastning af arbejdet, har arbejdsgangen en tendens til at ændre sig. I stedet for at følge retfærdig proces for at sikre, at de ikke duplikerer en opgave, fortsætter de med den næste tilgængelige.

De 5 bedste tips til at håndtere overlappende opgaver

At have et produktivt team handler om effektiv ledelse. Du kan have hundredvis af ansatte og stadig være uproduktiv, hvis du ikke koordinerer dem ordentligt. Overlappende opgaver kan hæmme din produktivitet, hvis de ikke er markeret.

Lad os se på, hvordan man gør det.

1. Vær åben omkring opgaver

En af kerneværdierne for de stærkeste teams på arbejdspladsen er gennemsigtighed. Hvis du stoler nok på dine teammedlemmer til at arbejde med dem, bør du være åben omkring de jobs, de er beregnet til at udføre.

Hver medarbejder bør være fortrolig med arbejdsinformation. Ved at lægge alle kortene på bordet informeres de om de opgaver, de arbejder med, og hvem de arbejder sammen med. Når der er en ubalance i viden om arbejde, kan holdkammerater arbejde på de samme opgaver uden at være klar over det.

Folk er bemyndiget til at få opgaver løst hurtigere, når de har forhåndskendskab til dem. Der vil være lidt eller ingen plads til opgaveoverlapning, når der er balance i viden.

2. Mål fremskridt

Hvilken bedre måde at vide, hvordan medarbejderne udfører på opgaver end at måle deres fremskridt? Hvis du uddelegerer opgaver og går væk, skal du ikke blive overrasket, hvis de ikke bliver udført til tiden eller gjort effektivt.

Ved at tjekke, hvordan arbejdet forløber, kan du se, hvornår opgaver bliver duplikeret. At opdage redundans tidligt nok hjælper dig med at stoppe det, før tid og ressourcer spildes på det.

Det er krævende at spore medarbejdernes præstationer manuelt. Du er nødt til at opgive dit eget ansvar og overvåge hvert skridt, de tager nøje. Men takket være workflow-værktøjer kan du automatisere processen. Du kan se, hvordan dine teammedlemmer engagerer sig i deres opgaver på ethvert tidspunkt. Værktøjer som Asana hjælper dig med at øge din produktivitet og forhindre opgaver i at overlappe.

3. Dyrk effektiv kommunikation

Effektiv kommunikation sikrer, at meddelelser sendes klart igennem uden støjforstyrrelser, der ændrer betydninger.

Opgaveoverlapning opstår ofte på grund af mangel på information eller fejlkommunikation. Når medarbejderne ikke klart forstår de instruktioner, de får, arbejder de ud fra, hvad de tror, ​​de skal gøre.

At dyrke effektiv kommunikation handler ikke kun om de ord, der bliver talt eller skrevet. Det indebærer også at yde de rigtige værktøjer til kommunikation. Arbejdsinstruktioner bør sendes på tværs af holdet hurtigt uden forsinkelser. Når der opstår nye udviklinger, skal du sørge for at informere teammedlemmer om dem med det samme.

4. Udpeg projektledere

Afhængigt af størrelsen på dit team kan du få brug for ekstra hænder til at hjælpe med overvågningen af ​​opgaver.

Det er ikke muligt at holde øje med alle, hvis dit team er stort. Du skal bruge projektvejledere til at relatere til dine medarbejdere på individuelt niveau. Projektlederen er helt fordybet i opgaverne og noterer sig, hvad der virker, og hvad der ikke virker.

Hvis nogen har spørgsmål til deres opgaver, kan de sagtens spørge vejlederen. Det er svært for opgaver at blive duplikeret på projektlederens vagt, da de er opmærksomme på alle aspekter af projektet.

5. Automatiser arbejdsgange

Det er nemmere for opgaver at overlappe, når de administreres manuelt. Uanset hvor omhyggelig du prøver at være med at tildele og administrere opgaver for at forhindre overlapning, kan tingene glide igennem sprækkerne.

Ved at indføre automatiseringsværktøjer til uddelegering af opgaver sikres det, at ingen enkelt opgave tages to gange. Når et teammedlem arbejder på det, markeres jobbet fra listen.

Automatisering er også effektiv til sekventielle opgaver. Systemet er konfigureret på en sådan måde, at den tidligere opgave er afsluttet, før du kan gå videre til den næste.

Gør enhver indsats tæller

Konsekvenserne af overlappende opgaver er langsigtede. Den tid og de ressourcer, der bruges på dobbeltarbejde, kan virke ubetydelig på overfladen. Men når det er kompileret over tid, indser du, at du har mistet så meget.

At have to personer til at gøre et godt stykke arbejde på to versioner af en opgave, når alt hvad du behøver er en enkelt version, gør ikke begge versioner bedre. Den anden person kunne have lagt al den indsats i en anden aktivitet for at give dig to gode værker, der er nyttige.

Hvad er flowteorien? Sådan anvender du det for at forbedre din produktivitet

Vil du være i zonen og forbedre din produktivitet? Sådan bruger du flowteori til at forbedre dit engagement og din nydelse.

Læs Næste

Om forfatteren