6 tips til at få folk til at åbne og læse dine e-mails

Selvom vi nu har adskillige kommunikationsplatforme, der tilbyder særskilte funktioner til en mere kollaborativ arbejdsgang, e-mails har stadig en afgørende rolle i vores liv, især for samtaler med mennesker uden for vores personlige cirkler.

Problemet er, at du stadig venter på et svar, og du tænker på, om din e-mail blev åbnet og læst flere gange, end du kan tælle. Her er nogle vigtige trin til optimering af dine e-mails:

1. Start med en overbevisende emnelinje

Førstehåndsindtryk er alt, så det er vigtigt at have en kraftfuld emnelinje når du sender en e-mail - især hvis du vil have personen til at åbne den. Emnelinjen er det første folk ser, så det skal vække deres opmærksomhed og give dem lyst til at lære mere. Hvis din emnelinje er intetsigende eller spammy, er der en god chance for, at personen ikke åbner e-mailen.

På den anden side, hvis emnelinjen er spændende, vil de sandsynligvis åbne e-mailen og læse, hvad du har skrevet. Du har kun et par sekunder til at fange nogens opmærksomhed, så få dem til at tælle.

Her er nogle tips til at skrive bedre emnelinjer:

• Undgå at skrive sætninger, der er for gode til at være sande.
• Tilpas din emnelinje ved at tilføje din modtagers navn, dit navn eller noget andet, der fortæller dem, at din e-mail er beregnet til dem.
• Skriv ikke emnelinjer på ét ord som "hej", "hej" eller "hej".
• Væk din modtagers nysgerrighed ved at skrive noget, de måske ikke ved.
• Undgå at bruge spammy-triggere, der kan lande din e-mail i junk-boksen. Nogle eksempler inkluderer 100 % gratis, $$$, fordoble din indkomst nu, billig, slet ikke, én gang i livet, bare for at nævne nogle få.
• Undgå udråbstegn eller hætter.

Husk, at folk har travlt og modtager utallige e-mails hver dag, så du skal ikke overkomplicere tingene ved at komme med alt for lange eller komplicerede emnelinjer. Korte og ligetil emnelinjer er ideelle, fordi de gør læsningen let for alle, der modtager dem.

2. Skriv en dræber åbningssætning

Som vi nævnte tidligere, har du ikke meget plads til at fange din modtagers opmærksomhed med din emnelinje. Det samme princip gælder for åbningssætningen i din e-mail.

Din åbningssætning skal være fængende og interessant nok til at give din modtager lyst til at læse mere, og den skal også opsummere, hvad resten af ​​mailen handler om. Hvis det er muligt, så prøv at undgå at introducere nye emner i den indledende sætning, da det kan forvirre din læser.

Her er et par tips til at hjælpe:

• Start med et spørgsmål. At stille læseren et spørgsmål er en fantastisk måde at engagere dem og få dem til at interessere sig for det, du skriver.
• Lav en observation eller del en statistik, der vil fange din læsers opmærksomhed.
• Del en personlig historie, der er relevant for emnet.
• Hvis du vil have læseren til at være opmærksom, skal din e-mail-åbner være unik og skille sig ud fra andre, de har modtaget. Undgå banale åbningslinjer som "Jeg håber, det her finder dig godt" eller "Håber alt går godt fra din side." Afhængigt af formålet med din e-mail eller din modtager, kan du gå efter noget sjovt og kreativt som, "Jeg håber, du allerede har fået din kaffe," eller "Jeg lover, at denne e-mail er kortere end den forrige dem."

3. Polsk din stavning og grammatik

Du vil sandsynligvis bruge e-mails i professionelle omgivelser, og en effektiv måde at forbedre din åbningsrate på er at have velskrevne og fejlfri e-mails. Slåfejl og grammatiske fejl kan få dig til at se uprofessionel og sjusket ud.

Hvis du ikke er sikker på din evner til at redigere selv, er det bedst at få en anden til at læse korrektur på din e-mail, før du sender den. Et frisk sæt øjne kan hjælpe dig med at fange fejl, som du måske er gået glip af.

Alternativt kan du udnytte redigeringsværktøjer som f.eks Grammatisk eller den Hemingway app at polere dine e-mails. Bare sørg for at dobbelttjekke den korrigerede version for nøjagtighed, før du trykker på send.

4. Vær kortfattet – kom til sagen

Ingen kan lide at læse lange, slyngede e-mails, og skrifter, der går videre efter afsnit uden at komme til sagen, vil sandsynligvis blive ignoreret eller slettet.

Når du skriver din e-mail, skal du gå direkte til sagen og undgå at slå rundt. Dette vil hjælpe dig med at sikre, at dit budskab kommunikeres effektivt.

Derudover, hvis du har en masse information at dele, kan du prøve at dele dem op i mindre bidder, så det er nemmere for din modtager at fordøje. Brug overskrifter og lister, hvor det er muligt, til at organisere dine tanker og gøre det nemt for dem at skimme gennem din e-mail hurtigt.

5. Giv nyttige oplysninger

Eliminer udfyldende ord og sætninger som "bare", "faktisk" og "meget". De tilføjer ingen værdi til dit budskab.

Du bør også undgå at bruge akronymer eller branche-jargon, medmindre du ved, at dine læsere er bekendt med dem på forhånd. Dette vil sikre, at dine e-mails forbliver tilgængelige, selvom nogle mennesker ikke har specialiseret viden om det, du diskuterer.

Hvis der er nøgleoplysninger om en begivenhed eller et emne, som nogen har brug for, før de beslutter sig, så sørg for det medtag dette med det samme, så de ikke går glip af noget vigtigt, mens de læser resten af ​​dit e-mail.

6. Send e-mails på det rigtige tidspunkt

Der er ikke et perfekt tidspunkt til at sende e-mails - det afhænger af indholdet af din besked, og hvad du ønsker fra dine modtagere. Bare vær opmærksom på, hvornår folk er mest tilbøjelige til at være tilgængelige, og juster derefter.

Hvis du for eksempel sender en e-mail relateret til en bestemt begivenhed, er det afgørende, at du undgår at sende den for tidligt eller for sent. Hvis det er muligt, så prøv at planlægge dem til optimale tidspunkter, f.eks. i arbejdstiden.

Relaterede: Sådan sender du anonyme e-mails: skjulte metoder

Forbedre åbningsfrekvensen og læserskaren for dine e-mails

At få dine e-mails til at gå ulæst kan have et alvorligt slag for din produktivitet og din virksomheds rentabilitet.

Der er flere grunde til, at folk ignorerer dine e-mails, hvoraf nogle er uden for din kontrol. Implementering af disse tips kan dog hjælpe dig med at forbedre åbningsraten, læsertallet og svaret på dine e-mails.

De 7 bedste værktøjer til at organisere dine e-mails og øge produktiviteten

Vi bruger e-mails hver dag til at kommunikere med folk. Det kan dog hurtigt blive uoverskueligt. Sådan organiserer du din indbakke.

Læs Næste

Om forfatteren