De 8 bedste måder at bruge Google Workspace Apps til projektstyring

Mange organisationer stoler på Google Workspace som en kollaborativ kontorpakke. De er dog ikke klar over, at de samme apps også kan være nyttige til projektstyring.

Ved at bruge Google Workspace-apps kan du få mest muligt ud af disse og springe behovet for at inkorporere yderligere projektstyringsværktøjer over. Denne artikel vil uddybe, hvordan du fuldt ud kan bruge Google Workspace-apps til projektstyring.

1. Projektopgaver Samarbejde og sporing

De fleste projekter kræver samarbejde mellem holdkammerater. Selvom du har et distribueret team, der arbejder på et projekt, skybaseret Google Workspace-apps kan hjælpe dig med nemt at samarbejde. Du kan bruge Sheets til at planlægge projektet og oprette Gantt-diagrammer til at administrere opgaver og deadlines.

Teammedlemmer skal regelmæssigt opdatere deres fremskridt i regnearket. Arket indeholder således altid ajourførte oplysninger. Det kan også fungere som et opgavesporings- eller tidsregistreringsværktøj for teamet.

Med Google Kalender kan du finde ud af om gratis og engagerede timer for hvert teammedlem. Dele noter med holdkammerater og forbliv organiseret ved hjælp af en

to-do liste er muligt med Google Keep.

2. Ubesværet teamkommunikation

Det siger sig selv, at Gmail er en af ​​de bedste e-mail-udbydere i verden. Hvis du bruger Google Workspace, behøver du ikke tænke to gange på at sikre fleksibel og klar kommunikation mellem dine teammedlemmer. Gmail er her for at lette problemfri teamkommunikation.

Du kan oprette en "Grupper"-e-mailliste og tilføje alle teammedlemmerne i den gruppe. Derefter kan du kun bruge én e-mailadresse til at dele oplysninger, ressourcer og opdateringer med hele teamet.

Folk, der arbejder på flere projekter på samme tid, kan mærke e-mails relateret til forskellige projekter. Således vil e-mails med forskellige etiketter blive gemt i separate mapper. Du kan også stjernemarkere de vigtige e-mails for hurtigt at finde dem.

3. Planlægning af dine teamressourcer til projektet

Projektledere har ofte svært ved at tildele og planlægge opgaver til teammedlemmer til et nyt projekt, mens andre projekter er i gang. Hvis de bruger Google Workspace, kan Kalender-appen tilbyde en nem løsning på dette problem.

Teammedlemmer kan markere deres opgaver og tidsplaner i en delt kalender. Således vil alle vide, hvem der er optaget til hvilken dato og tildele nye opgaver i overensstemmelse hermed. Teams kan bruge det til at overvåge deadlines og milepæle og til at få påmindelser.

Du kan oprette separate holdkalendere til sporing af ferier, møder og træningssessioner.

4. Del og gem digitale data

Moderne projekter har brug for sikker opbevaring af filer og dokumenter, der indeholder missionskritiske data. Samtidig skal projektmedlemmer have adgang til dem 24/7. Google Drev-appen er her for at gemme alle dine projektrelaterede filer, dokumenter, billeder og videoer.

Denne cloud-baserede fillagringsapp kan sikkert gemme dine filer. Hvis du foretager ændringer i filerne, bliver de synkroniseret med det samme. Således kan ethvert andet teammedlem få adgang til det opdaterede indhold.

Delings- og adgangskontrollerne i Google Drev gør samarbejdet problemfrit. For eksempel kan du dele en kladdekopi af en fil med klienten til godkendelse med tilladelse til kun at se dokumentet.

Desuden kan du oprette separate delte drev til forskellige projektteams og dele disse med dem for hurtig adgang.

5. Opret rapporter og præsentationer

Leder du efter et værktøj til at skabe iøjnefaldende og forklarende rapporter? Vil du inkludere forskellige diagrammer og grafer i disse rapporter? Google Sheets er appen for dig. Det hjælper dig med at dele enhver form for numeriske data i den mest passende stil. Det giver dig også mulighed for at arbejde sammen om en rapport.

Præsentation er en anden afgørende del af projekter. Det Google Slides app er det perfekte præsentationsværktøj i Google Workspace. Du kan bruge det til at dele din vision, beskrive teampræstationer og visualisere vitale data.

Mens du arbejder eksternt, er det også muligt at dele Google Slides-præsentationer under videokonferencer ved hjælp af skærmdelingsfunktionen i Google Meet.

6. Tager projekt online

Sites er Google Workspace-appen, hvormed du opretter websteder af høj kvalitet uden programmerings- eller designkendskab. Du kan bruge Google Sites til et projekt, en begivenhed eller et team.

Du kan bruge Google Sites som et knudepunkt til at gemme alle dokumenter, opdateringer, tidslinjer, kalendere og leverancer. Det vil gøre det muligt for alle holdkammerater at få adgang til alle projektrelaterede oplysninger fra ét sted.

7. Teammøder og samtaler

Teams, der arbejder på et projekt, skal holde kontakten hele tiden. Udover e-mails kan de bruge Google Workspace Chat til instant messaging og videoopkaldsappen Google Meet til virtuelle møder.

Udover direkte beskeder til individuelle medlemmer, understøtter Google Chat også gruppesamtaler, så teams kan samarbejde flydende fra fjerntliggende steder. Mens du bruger Chat, kan du også dele filer med andre og arbejde på en opgave.

Google Meet understøtter både lyd- og videoopkald, så du kan oprette forbindelse til dine kolleger, når som helst du vil. Du kan altid arbejde på et dokument side om side, mens du er i et møde på Google Meet – hvilket tager samarbejdet til næste niveau.

Under et møde kan du også bruge Keep-appen til at tage noter og skrive referater. Du kan nemt dele disse noter og vedhæfte dem til andre dokumenter.

8. Dokumenthåndtering og samarbejde

Teams, der arbejder på projekter, skal administrere adskillige dokumenter. Situationen bliver problematisk, når de skal samarbejde om disse dokumenter. Manuel distribution af dokumenterne og separat redigering af dem kan hæmme teamets ydeevne og forårsage projektforsinkelser.

Relaterede: Årsager til, hvorfor projekter bliver forsinkede, og hvordan man undgår dem

Google Workspace-brugere kan prøve Docs og Sheets til at administrere dokumenter. Flere personer kan få adgang til disse dokumenter og arbejde på dem samtidigt. Uanset hvilke ændringer du foretager i dokumenterne og regnearkene, vil disse være synlige i realtid.

Det er også muligt at kommentere og give feedback på de samme dokumenter. Med versionshistorikfunktionen kan du nemt spore, hvem der har foretaget ændringerne i dokumenterne, og hvornår.

Projektledelse gjort let med Google Workspace

Virksomheder bruger ofte flere apps og værktøjer til at styre forskellige aspekter af et projekt. Hvis du allerede bruger Google Workspace-apps, kan disse også hjælpe dig med projektstyring.

Nu hvor du ved, hvordan du bruger dens apps til at administrere projektrelaterede opgaver, bliver projektadministrationen nemmere. Der er dog andre udbydere af arbejdsområdefaciliteter bortset fra Google, som du måske vil tjekke.

De 6 bedste arbejdsområder, der ikke er fra Google eller Microsoft

Microsoft og Google er ikke de eneste virksomheder, der tilbyder faciliteter til arbejdsrum. Her er nogle af de bedste alternativer, du kan tjekke ud!

Læs Næste

Om forfatteren