Sådan knytter du Excel-data til din PowerPoint-præsentation

Du vil altid have de nyeste data tilgængelige, hvis du laver en præsentation. På den måde kan du sikre dig, at dine dias er nøjagtige og afspejler virkeligheden på jorden.

Der er dog tidspunkter, hvor du er nødt til at lave en præsentation, da dine kolleger stadig samler data. Hvordan kan du sikre, at enhver ændring, de foretager i din Excel-database, afspejles i dit PowerPoint-dias?

Det er her, Indsæt link-funktionen kommer ind. Sådan bruger du det til at sikre, at du altid har den nyeste database og diagramoplysninger på din præsentation.

For at linke din Excel-tabel til din præsentation, skal den først eksistere. Hvis dine kolleger ikke har oprettet den endnu, kan du oprette en pladsholdertabel, som du kan vælge og kopiere og derefter få dine holdkammerater til at opdatere indholdet. Når du har lavet de indledende data, skal du følge trinene nedenfor.

1. Vælg den tabel, du vil kopiere over til din præsentation.
2. Klik på Kopi eller tryk Ctrl + C (Kommando + C for Mac-brugere).
3. Åben Microsoft Powerpoint.
instagram viewer
4. Åbn den filpræsentation, du arbejder på, hvis du allerede har en; ellers, klik videre Blank præsentation.
5. På et tomt dias skal du gå til Hjemmemenubånd.
6. Klik på pil ned under indsæt ikon.
7. Vælge Indsæt speciel...
8. I vinduet Indsæt speciel skal du vælge Indsæt link Radio knap.
9. Vælge Microsoft Excel regnearkobjekt.
10. Trykke Okay.

Når du er færdig, vil du se den tabel, du kopierede fra Excel, vises på din PowerPoint-præsentation.

Du skal dog have adgang til Excel-kildefilen for at redigere indholdet eller formateringen af ​​den tabel, du tilføjede. For at gøre det kan du åbne filen, hvor du gemte den; eller du kan dobbeltklikke på tabellen, og den åbner automatisk kildefilen.

Relaterede: Sådan organiserer du dine regneark i Excel

Oprettelse af et dynamisk diagram

En af de nemmeste måder at visualisere, sammenligne og analysere data og tendenser på er at bruge diagrammer. Men hvis du vil oprette et diagram fra den sammenkædede Excel-tabel, du lige har oprettet, skal du først gøre det fra dens kildefil. Når du har lavet diagrammet, kan du kopiere og linke det til din PowerPoint-fil. Sådan gør du.

1. Vælg det diagram, du opretter i Excel.
2. Klik på Kopi eller tryk Ctrl + C (Kommando + C for Mac-brugere).
3. Åben Microsoft Powerpoint.
4. Gå til det dias, hvor du vil placere det diagram, du lige har kopieret.
5. På den Hjemmenu bånd, klik på pil ned under indsæt ikon.
6. I den Indsæt indstillinger, du kan enten vælge Brug destinationstema og linkdata (L) eller Behold kildeformatering og linkdata (F). Dette er henholdsvis tredje og fjerde ikon. Den første mulighed lader dig bruge det tema, du bruger til din præsentation, mens den anden bevarer udseendet og følelsen af ​​din Excel-kildefil.
7. Når du har indsat dit diagram, kan du flytte det rundt, så det passer til dine behov.

Relaterede: Sådan opretter du kraftfulde grafer og diagrammer i Microsoft Excel

Opdatering af dit diagram

Desværre, hvis du har brug for at foretage ændringer i dit diagram, bliver du nødt til at åbne dets kildedata i Excel. Hvis du har adgang til Excel-filen, kan du bare foretage ændringer direkte, og den skal automatisk afspejle på PowerPoint-diagrammet.

Hvis du ikke har Excel-filen åben, kan du Højreklik på PowerPoint-diagrammet, og vælg derefter Rediger data > Rediger data i Excel i kontekstmenuen. Du kan også vælge Rediger data > Rediger data at åbne et lille vindue, hvis du kun skal lave mindre ændringer.

Hvis de ændringer, du foretager, ikke automatisk afspejler PowerPoint-diagrammet, kan du opdatere det manuelt. For at gøre det skal du klikke på dit diagram, gå til Diagram Design menu bånd, og klik derefter på Opdater data. Dette henter de seneste oplysninger fra den linkede Excel-fil og opdaterer de oplysninger, der vises på dit PowerPoint-diagram.

I modsætning til din Excel-datatabel vil eventuelle ændringer, du foretager i diagramdesignet i Excel, ikke påvirke dit diagram i PowerPoint. Af denne grund skal du færdiggøre designet og følelsen af ​​det diagram, du kopierer fra i Excel, før du kopierer det over til din præsentation.

Alternativt kan du foretage designændringer til dit PowerPoint-diagram uafhængigt. Det betyder, at du kan ændre, hvordan dit præsentationsdiagram ser ud uden at påvirke det diagram, du kopierede fra Excel.

For at foretage disse ændringer skal du klikke på dit diagram og derefter gå til Diagram Design menu bånd. Du kan vælge, hvordan diagrammet føles under Diagramstile. Hvis du mener, at den aktuelle diagramtype ikke passer godt til din præsentation, kan du endda ændre den.

Klik på Skift diagramtype for at åbne et nyt vindue. Derfra kan du vælge enhver diagramtype, du kan lide, i venstre kolonne.

Relaterede: Sådan laver du en linjegraf i Excel

Nogle gange kan du ikke huske, om tabellerne og diagrammerne i din præsentation er knyttet til en Excel-fil. Eller det kan være tilfældet, at du har knyttet dine PowerPoint-data til et regneark, men ikke kan huske, hvor du har gemt dem.

Du kan tjekke PowerPoint-filen direkte, hvis den er knyttet til en fil, og hvor disse filer er. For at gøre det, klik på Fil i menu bånd. I fuldskærmsmenuen, der åbnes, skal du gå til Info i venstre kolonne.

Under Info vindue, på højre hånd kolonne, gå til Relaterede dokumenter. Klik på Åbn filplacering for at se, hvor de sammenkædede filer er gemt.

Hvis du har flyttet de linkede Excel-filer, skal du klikke på Rediger links til filer. Et Links-vindue vises, der viser hvert linket objekt og filens placering knyttet til det. Vinduet giver dig fire valgmuligheder:

• Opdatere nu: Opdater objektets data til de seneste ændringer i den linkede fil.
• Open Source: Åbner den linkede Excel-fil.
• Skift kilde...: Åbner et File Explorer-vindue for at ændre den linkede fil.
• Bryd link: Fjerner linket fra din præsentation.

Hold dig altid opdateret

Denne smarte funktion dukkede først op i Microsoft Office 2010 og har siden været tilgængelig for alle Office-brugere. Så hver gang du laver en præsentation baseret på ufuldstændige data, behøver du ikke længere bekymre dig om at opdatere den manuelt i fremtiden.

Ved at kopiere Excel-oplysningerne og derefter indsætte dem i din præsentation som et linket element, er du garanteret at få de seneste data opdateret i din PowerPoint-fil automatisk.

10 PowerPoint-tip til forberedelse af en professionel præsentation

Brug disse Microsoft PowerPoint-tip til at undgå almindelige fejl, holde dit publikum engageret og skabe en professionel præsentation.

Læs Næste

Om forfatteren