De 5 bedste tips til at administrere dit digitale rum for højere effektivitet

Velkommen til den digitale æra, hvor internettet er en integreret del af arbejdet. Du kan arbejde og tjene til livets ophold med din computer, smartphone og internetforbindelse.

Din tilsluttede enhed giver dig et digitalt arbejdsområde, der svarer til et fysisk arbejdsmiljø. At lede efter dine filer overalt er spild af tid og sænker din produktivitet. At holde dit arbejdsområde organiseret forbedrer dit arbejdsflow.

I denne artikel lærer du, hvordan du kan udnytte et organiseret digitalt rum til højere effektivitet.

Hvad er et digitalt rum?

Digitalt rum er simpelthen et online rum, der bruges til arbejde. Det refererer også til alt, der vises på skærmen på din computer, telefon eller enhver anden digital enhed. Selv dine hjemmesider, film, billeder osv. udgør det digitale rum.

Lad os trække det tættere på hjemmet. Du læser denne artikel i et digitalt rum. Og det er fordi det er på en digital enhed.

Fordelene ved at administrere dit digitale rum

Det digitale rum er en del af vores personlige og professionelle liv. Nogle gange har vi adskillige filer og beskeder overalt på vores enheder, det er overvældende at håndtere dem.

Du kunne måske oplever computerstress og opgive dit arbejde, når informationen på din skærm er for meget at håndtere. I det lange løb påvirker det din produktivitet.

Lad os se på nogle af fordelene ved at administrere dit digitale rum.

1. Forbedret effektivitet og produktivitet

Deling af dokumenter online letter gruppearbejde og samarbejder, uanset deltagernes fysiske placering. Men det bliver kontraproduktivt, når du fylder din computerskærm med disse filer.

At administrere dit digitale rum er uvurderligt, hvis du er det arbejder fra en hjemmekontorarbejdsstation fordi du er mere tilbøjelig til at blive træt. Letheden ved at finde enhver information, du har brug for, i et organiseret digitalt rum øger din effektivitet og produktivitet. Det er som at køre på en fri vej uden andre biler, der hindrer din bevægelse. Du kommer hurtigere frem til din destination.

Der er gratis værktøjer, du kan bruge til at organisere dit digitale rum. Værktøjer som Google Docs, Google Sheets og Google Drive hjælper dig med at gemme dine dokumenter i skyen. Du kan få adgang til dem, når du har brug for dem i stedet for at have dem på din computerskærm.

2. Frigør tid

Den tid, du bruger på at klatre gennem den overfyldte plads på din computerskærm, kan udnyttes bedre.

Gør dit liv lettere ved at bruge de rigtige digitale værktøjer til at administrere dit digitale rum. Nogle af disse værktøjer er automatiserede og kræver lidt eller ingen overvågning, når de først er indstillet. For eksempel kan du planlægge dine opslag på sociale medier og få dem til at gå live automatisk.

Initiativer som dette giver dig mere tid til at gøre andre ting. Udover at have mere tid til arbejde, har du også tilstrækkelig tid til at socialisere med venner og familie.

3. Bevar fokus

Mange mennesker har for mange ting i deres digitale rum, fordi de gerne vil multitaske. De mener, at multitasking gør dem mere produktive, men det er faktisk det modsatte.

Multitasking sænker din produktivitet. Det kan se ud som om, du laver mere, men i egentlig forstand gør du mindre.

At organisere dit digitale rum kræver, at du kun har de filer eller websider, du arbejder med i øjeblikket åbne. Du fokuserer på dem, indtil du fuldfører opgaven, før du går videre til den næste.

De 5 bedste tips til at administrere dit digitale rum

Der er en tendens til, at du bliver stresset af et rodet digitalt rum. Du mister motivationen halvvejs i jobbet. Du tror sikkert, du er doven, men det er måske ikke tilfældet. Den menneskelige hjerne fungerer ikke så godt i uorganiserede miljøer.

Hvis du er opsat på at administrere dit digitale rum, vil følgende tips være nyttige.

1. Opret forskellige mapper til forskellige formål

Når du surfer på nettet, kan du støde på flere materialer, der er nyttige i dit arbejde. Jo mere du downloader disse elementer, jo mere strøet bliver din enhed.

En god måde at holde dit digitale rum rent på er at oprette mapper til at gemme lignende indhold. I stedet for at have enkelte elementer spredt overalt, har du kun nogle få mapper. Det sparer dig også for stresset ved at udføre en generel søgning på din enhed for at finde et enkelt element. Når du har brug for noget, ved du, hvor du kan få det.

2. Gør brug af indstillingen Favoritter

Indstillingen "Favoritter" hjælper dig med at finde de apps, mapper eller filer, du bruger mere på din enhed.

Nogle søgemaskiner bruger også denne mulighed til at vise dig de websteder, du besøger oftere. I stedet for at skrive dem alle sammen, klikker du bare på dem på din startside.

3. Slet indhold, du ikke længere har brug for

Det giver ingen mening at have billeder, film, filer eller apps, som du ikke længere har brug for på din enhed. Det svarer til at rense dit kontor eller hjem. Du slipper af med gamle og beskadigede ting.

Ved at gøre dette giver du plads til nye ting uden at skabe rod. Hvis du insisterer på at have både gamle og nye ting på din enhed, har du ikke noget pusterum.

4. Sikkerhedskopier dine data

Håndtering af dit digitale rum indebærer at slippe af med irrelevante filer eller dokumenter. I lyset af dette kan du til enhver tid beslutte at formatere eller slette filer på din enhed. Du risikerer at miste vigtige oplysninger, hvis du ikke allerede sikkerhedskopierer dem.

Sikkerhedskopiering af dine data er også praktisk, hvis du mister din enhed. Det bliver endnu mere værdifuldt med cloud backup, da du til enhver tid kan få fjernadgang til dine filer.

5. Hold din indbakke ren

Med flere beskeder, der kommer ind i din indbakke, er det nemt for den at blive rodet. Læs de vigtige beskeder og slet dem, hvis de ikke længere er nyttige til at rumme nye beskeder.

Gmail har gjort indbakkeadministration nemmere for sine brugere med sine seneste opdateringer. Du kan slå beskeder og e-mails fra eller sætte dem på pause for at undgå distraktion.

En ren indbakke forbedrer din svarprocent. Det hjælper dig med at se de forskellige kategorier af meddelelser klart. Du kan læse de ulæste beskeder og svare på dem, du ikke har svaret på.

Arbejd med lethed i et organiseret digitalt rum

Du bruger meget mere tid i dit digitale rum, end du er klar over. Der går et par timer, og du er stadig i gang med den samme opgave. Rodet i dit rum bidrager til den forlængede tid. De sekunder, der bruges på at navigere mellem mapper, filer og faner, er lang tid, når de kombineres.

Du behøver ikke kigge for langt for at se fordelene ved at administrere dit digitale rum effektivt. Prøv det selv. Hold dit digitale rum rent, mens du arbejder på din enhed, og du vil se forskellen. Du vil ikke kun arbejde hurtigere, men du vil også være mere tryg.

Er dit skrivebord rodet? Hvad det siger om din personlighed

Et rodet skrivebord kan sige meget om din personlighed. Find ud af, hvilken type person du er, og om det er godt for dig!

Læs Næste

Om forfatteren