Sådan skriver du en effektiv e-mail hurtigt (4 AI-værktøjer, du kan bruge)

I modsætning til almindelige tekstbeskeder er e-mailskrivning anderledes. Folk har en tendens til at tænke meget over, når det kommer til at skrive en e-mail fra bunden. Du spekulerer på, hvad du skal inkludere, hvad du skal undgå, og Gud ved, om det, du skriver i øjeblikket, overhovedet er rigtigt?

Som tjenesteudbyder skal jeg skrive snesevis af e-mails hver dag. Og det gør mig til den perfekte person til at besvare dine spørgsmål.

Med de rigtige oplysninger bliver det hurtigere at skrive effektive e-mails lige så nemt som at skrive en besked på en chat-app. Så kan du også bruge AI-værktøjer til at fremskynde processen. Sådan gør du.

10 tips til at skrive effektive e-mails hurtigere

1. Behandl emnelinjen som oversigten over din e-mail

Når du skal sende en e-mail, er det første du skal forholde dig til at skrive en kraftfuld emnelinje. Det er det første, din modtager ser, og enhver e-mail med en dårlig eller ingen emnelinje kan blive slettet eller ende i spam-mappen.

Derfor kan du kræve et ekstra minut til at tænke og skrive det. Den nemmeste måde at forhindre, at dine emnelinjer er generelle eller vage, er at behandle dem som overskrifter. Alt du skal gøre er at opsummere din e-mail på en kortfattet, men informativ måde.

2. Hils dem

Efter din emnelinje skal du sætte tonen for din e-mail og gøre indtryk på din modtager. At hilse på dem, formelt eller uformelt, er den perfekte måde at gøre det på. Hvis du er forvirret, så vælg den formelle måde.

Her er de forskellige måder at hilse dine modtagere på:

• Hej: Dette er til direkte og venlige samtaler.
• Hej: Det er enkelt og høfligt.
• Kære: Det er lidt unaturligt, men du kan bruge det, mens du kontakter en leder eller deromkring.

3. Tilføj en åbningssætning

Efter at have hilst på din modtager, skal du føle kløen efter at tale om, hvad din e-mail handler om, men holde pause et sekund. Inden du siger noget, skal du skrive en åbningssætning for at starte din e-mail med et godt flow.

En af de bedste måder at gøre det på er ved at tilføje en åbningslinje.

Her er et par eksempler, som du kan bruge direkte:

• Tillad mig at introducere mig selv.
• Det er dejligt at høre fra dig.
• Håber du har det godt.
• Jeg kontakter mig om ____
• Tak for opdateringen.
• Jeg tjekker ind på ____
• Tillykke med din (nylige præstation).

4. Introducer dig selv

Hvis du sender en e-mail til nogen for første gang, skal du præsentere dig selv, før du taler om noget andet.

Selvom folk normalt taler i timevis, begynder de at svede, når de bliver bedt om at præsentere sig selv. Bare rolig. Sådan behøver det ikke være. For at gøre det nemmere, brug et af følgende formater.

• Mit navn er (Fuldt navn), og jeg er en (din nuværende rolle).
• Jeg er (fuldt navn), og jeg arbejder for et (industri) firma kaldet (virksomhedens navn).

Den bedste praksis er kun at inkludere en sætning eller to om dig selv, og ikke mere end det.

5. Kom hurtigt til punkt

Den bedste måde at sikre, at din e-mail bliver værdifuld for modtageren, er at gøre den til en hurtig levering af de oplysninger, de har brug for. Med andre ord, kom hurtigere til sagen.

Du hilste på din modtager, skrev en åbningslinje/introducerede dig selv, skriv nu, hvorfor du e-mailer dem. Hvis du skal diskutere flere ting, så prioriter dem og begynd din e-mail med det vigtigste. Det kan være at besvare et spørgsmål eller stille en anmodning.

Relaterede: Gmail-hacks for at hjælpe dig med at få mere gjort

6. Inkluder én stor idé

Hvis din e-mail viser sig at være lidt lang, så tag et tip fra almindelig indholdsskrivning og tilføj en konklusion eller en stor idé til sidst.

Det vil sætte al fokus på det vigtigste. For eksempel skal du have noget gjort først, eller du har brug for et svar med det samme for at fortsætte med et projekt osv. Du kan også tilføje en konklusion ved at sige noget i stil med: Den vigtigste takeaway fra vores diskussion er [____].

7. Hold det kortfattet

En gennemsnitlig professionel modtager over hundrede e-mails om dagen. Det betyder, at de fleste af de mennesker, du kontakter, har travlt. Lige meget hvor meget de kan lide dig, vil de sandsynligvis ikke være klar til nogen form for vandreture. Så hold dine e-mails korte og søde.

En anden ulempe ved lange e-mails er, at de nogle gange bliver vage, væk fra hovedpointen eller måske endda skaber misforståelser.

8. Vær respektfuld og generøs

Det smukke ved at skrive respektfulde og høflige e-mails er, at du måske er uenig med nogen, præsenterer alternative meninger eller endda beder om tjenester, men de vil stadig lyde ok at læse.

Hvis du planlægger at gøre sådan noget i din e-mail, så overvej først at takke din modtager eller komplimentere dem for deres arbejde eller ideer. Fremlæg derefter din mening uden direkte at angive, hvad de gjorde, var dårligt eller helt forkert.

9. Tilføj en afsluttende sætning

Din afsluttende linje afhænger af den type svar, du forventer fra den person, du sender en e-mail til. Du kan vælge at afslutte din e-mail med en erklæring eller et lukket spørgsmål, afhængigt af konteksten. Undgå dog for enhver pris at lukke med et åbent spørgsmål.

Det er primært fordi en erklæring og et lukket spørgsmål giver din samtale en retning, holder tingene på sporet og sikrer et svar.

Et åbent spørgsmål øger dog diskussionstråden unødigt. Plus, hvis du kontakter en person, der har travlt, kan din e-mail blive ignoreret fuldstændigt.

Her er et eksempel på et lukket spørgsmål.

Lad os diskutere det yderligere over et opkald. Hvilket tidspunkt fungerer bedst for dig? [Tid 1] [Tid 2] [Tid 3]

Det gør beslutningsprocessen nemmere for din modtager.

På den anden side er her et eksempel på et åbent spørgsmål.

Vi kan diskutere det yderligere over et opkald. Så hvornår har du fri?

Det lægger pres på din modtager for at tjekke deres kalender, før han svarer, hvilket gør det svært at handle.

Derudover kan en erklæring også være en god idé at tilføje til en e-mail. For eksempel:

Ser frem til at høre fra dig/arbejde sammen med dig. Hav en god dag. Tak skal du have.

10. Afmeld

Endelig kan du afslutte din e-mail med en hvilken som helst af disse sign-off-sætninger, afhængigt af konteksten for din e-mail.

• Med venlig hilsen
• Med venlig hilsen
• Med venlig hilsen
• Bedst
• Skål
• Bedste ønsker

Alle disse tips er nok til at hjælpe dig med at komponere og besvare alle e-mails på den rigtige måde.

Hvis du ønsker at lande nye projekter eller et nyt job, eller hvis dit nuværende job kræver, at du sender flere e-mails om dagen, kan disse AI-værktøjer være nyttige.

Dette værktøj hjælper dig med at oprette tilpassede åbningslinjer baseret på dine modtageres LinkedIn-profildata. Alt du skal gøre er at tilføje modtagerens LinkedIn URL i værktøjet, og det vil komme med unikke åbningslinjer baseret på deres profiloplysninger.

Værktøjet koster $36 per måned for op til 200 åbningslinjer.

SmartWriter.ai hjælper dig med at indsamle data fra din modtagers offentlige profil og nyhedshistorier, de er nævnt i. Det hjælper dig med at oprette personlige e-mails til de personer, du henvender dig til.

Du kan bruge det til at sende kolde e-mails eller LinkedIn-beskeder til outreach. Abonnementet på værktøjet starter fra $49 pr. måned.

Hvis du starter en ny virksomhed og har brug for finansiering, kan Snazzy.ai være det perfekte værktøj for dig. Det hjælper dig med e-mail-skabeloner til at pitche VC'er eller engleinvestorer.

Men først skal du oprette en konto på platformen. For at begynde at sende e-mails skal du indtaste den målgruppe, du målretter mod, de søgeord, du leder efter, og beskrivelsen af ​​dit tilbud. Og det sparer dig masser af tid ved at levere et personligt første udkast.

Derefter kan du justere det lidt for at sikre perfektion. Abonnementet starter fra $25 pr. måned.

Dette er endnu et AI-værktøj til at hjælpe dig med at finde den perfekte krog til dine modtagere. For at komme i gang med Lyne.ai skal du indtaste CSV'en for dine kundeemner med deres arbejds-e-mails eller deres LinkedIn-profil-URL'er.

Du kan også bestemme, hvor mange sætninger du vil have værktøjet til at skrive til åbningen, for eksempel 1-2 sætninger eller 3-4 sætninger osv. Abonnementet starter ved $99 pr. måned.

Det har aldrig været nemmere at skrive e-mails

Hvis du nogensinde har fundet det udfordrende at samle alle pointerne for at skrive en god e-mail, slutter din kamp i dag.

Brug disse tips eller værktøjer til at skrive din næste effektive e-mail hurtigere!

De 4 bedste e-mail-apps til Windows, du aldrig har hørt om

Vi kender alle de klassiske Windows-e-mail-apps, som alle kan lide at bruge, så hvad med nogle, du aldrig har hørt om før?

Læs Næste

Om forfatteren