Sådan skriver du et projektforslag

Du kan være en medarbejder, der ønsker, at ledelsen skal handle på dine ideer, en ejer af en lille virksomhed, der forsøger at hjælpe din klient på bestemte måder, eller en startup, der er villig til at rejse penge fra investorer.

En ting du skal gøre i processen er at skrive et projektforslag for at blive godkendt til en bedre sag. Det er sådan, du får de nødvendige ressourcer, værktøjer eller budget til at konvertere din idé til noget bemærkelsesværdigt.

Så lad os forstå, hvordan man skriver et projektforslag, som beslutningstagere kan lide og godkende.

Hvad er det ideelle format for et projektforslag?

Inden vi kommer ind på det småting med at skrive et projektforslag, lad os først kaste lidt lys over dets definition.

Et dokument, du bruger til at foreslå et projekt og forklare dets mål, resultater og trin-for-trin planen for at nå dette mål, kaldes et projektforslag.

Her er det projektforslagsformat, du skal følge, mens du indsender det til højere myndigheder.

1. Forsideark

Den første ting, du skal bruge, er et forsideark for at skrive dit projekts titel. Den efterfølges af indholdsfortegnelsen på næste side for at gøre det nemmere at scanne gennem dokumentet.

2. Executive Summary

Den anden ting på dit projektforslag bør være resuméet. Du bør inkludere de vigtigste punkter, som ledelsen gerne vil vide om dit projekt. For eksempel:

• Problemet du vil løse.
• Dit foreslåede løsning på dette problem.
• Din plans disposition.
• Resultatet af dette projekt.

Afslut derefter alt i en konklusion i slutningen af ​​dit resumé.

3. Projekt Beskrivelse

Dette vil være den største del af dit projektforslag, hvor du vil diskutere alt.

Baggrund: I dette afsnit fortæller du om de projekter, du har lavet tidligere, de resultater, du har opnået, og hvorfor du er den rigtige person eller team til at arbejde på dette projekt. For at understrege din pointe kan du tilføje, hvordan du kan gøre projektet til en succes baseret på de erfaringer, du har lært af de tidligere opgaver, du har arbejdet på.

Projektets arbejdsplan: Her kan du beskrive trin-for-trin-processen for, hvordan du har tænkt dig at løse det specifikke problem, du adresserer.

Relaterede: De bedste tips til at få dine projektrapporter til at skille sig ud

Projektkrav: I dette afsnit beskriver du det budget, de ressourcer eller de værktøjer, du skal bruge for at fuldføre projektet. Hvis det er muligt, kan du også beskrive, hvor pengene skal gå hen, eller hvilke ressourcer eller værktøjer du skal bruge til hvilken opgave.

Autorisation/projektovervågning: Det er stedet, hvor du beskriver, hvem der skal være beslutningstagere for projektet, og hvordan din organisation eller dit team vil overvåge alt.

4. Vedhæftede filer

Endelig er dette stedet for at inkludere det ekstra materiale, der ikke er inkluderet i forslaget. Dette kan være vigtige data eller andre detaljer, som ledelsen kan bruge til at finde ud af mere om dit projekt og dets krav.

Sådan skriver du et godt projektforslag

Lige så vigtigt det er at vide, hvordan man laver et forslag i det rigtige format med korrekte oplysninger, skal det også være overbevisende for at blive godkendt. Så her er nogle punkter, du bør overveje at komme i gang med dit projektforslag.

• Før du skriver noget, skal du sikre dig, at du kender dit publikum. Find ud af, hvilke udtryk de resonerer med, hvilken type tone der ville være bedre for dem, og skriv derefter tingene i overensstemmelse hermed.
• Fokus på levering. Sørg for at formidle alt overbevisende med klarhed og enkelthed.
• For at undgå enhver forvirring, undgå at bruge din kreativitet i formatet. Følg i stedet den konventionelle metode. Selvom din ledelse allerede har givet dig et format, skal du sørge for at følge det nøje.
• Langt om længe, redigere og korrekturlæse dit projektforslag for at forhindre eventuelle taste- eller grammatiske fejl.

Hvad er de syv dele i et projektforslag?

Nu hvor vi har diskuteret, hvilket format du skal følge, mens du skriver dit projektforslag og forskellige måder at gøre det overbevisende på. Lad os forstå, hvilke dele du skal inkludere i dit projektforslag.

1. Problem

I dette afsnit beskriver du det problem, du adresserer, eller formålet med dit projektforslag.

Selvom du, når du skriver det, skal du huske på, at de mennesker, du henvender dig til, har travlt. Så sørg for at præsentere alt klart, kortfattet og baseret på solide fakta. Hvis det er muligt, undgå at tilføje dine meninger og øge afsnittets længde.

2. Opløsning

I din løsningssektion, i stedet for at angive det åbenlyse, skal du få det til at skille sig ud ved at fortælle præcis, hvordan du vil løse dette problem, og hvorfor du vil lykkes.

For at gøre det mere virkningsfuldt skal du fokusere på beslutningstagernes (eller dine læseres) synspunkter. Brainstorm, hvad de må tænke, mens de læser det, hvad de måske vil vide næste gang, eller hvilket spørgsmål de kan rejse efter at have læst denne detalje eller det punkt. Du kan så skrive det videre ud fra, hvad du lærer.

Derudover skal du sikkerhedskopiere alt med fakta og forskning.

3. Mål

Når du løser et problem eller ser frem til at opnå bestemte resultater, sikrer du succes ved at opstille målene. Og det er, hvad du vil gøre i dette afsnit – sæt SMART-mål (Specific, Measurable, Attainable, Realistic og Timely).

Husk, at dine mål skal understrege kvaliteten af ​​dit forslag. De er trods alt en måde at overbevise din ledelse om, at dette kan lade sig gøre og kan løse det problem, du adresserer.

4. Leverancer

Leverancer er succeskriterier, som beskriver over for ledelsen, hvad der vil blive opnået med dette projekt, og hvordan det vil lykkes. Sørg også for at gøre disse rettidigt, ligesom dine mål. For eksempel X % mere salg i denne feriesæson.

5. Plan og strategier

Derefter beskriver du, hvilken tilgang du vil tage for at nå målene og opnå disse leverancer. Inkluder en trin-for-trin proces, og diskuter de strategier, du vil anvende her i detaljer.

Udover det, demonstrer, hvorfor denne tilgang vil være relevant og effektiv.

6. Projekt budget

Beskriv omkostningerne ved hele projektet. Hvor meget finansiering har du brug for, hvilke ressourcer og værktøjer har du brug for? Sørg for at diskutere alle detaljerne.

7. Konklusion

Afslut endelig alt – problemet, løsningen, dine ideer, projektets fordele og alt andet i dette afsnit. Sørg for at understrege fakta for at få dit projektforslag godkendt.

Hvad er de forskellige typer projektforslag?

Formelt anmodet

Når din klient fremsætter en skriftlig eller formel anmodning om et projekt, indsender du et formelt anmodet forslag. Dette forslag er det nemmeste at skrive, da du ved præcis, hvad kundeemnet søger i projektet, hvad der skal inkluderes, og hvilket format du skal følge.

Uformelt opfordret

Dette projektforslag er forholdsvis vanskeligt, da anmodningen her, i modsætning til det foregående, er verbal eller nødvendigvis uformel. Du har ingen specifikationer om, hvad du skal levere, så du skal muligvis lave nogle undersøgelser.

Uopfordret

Disse projektforslag er de sværeste at skrive. De er som kolde pitching. Du indsender dem, når du finder en klient, som måske skal have løst et eller andet problem.

Hvis du arbejder på denne type projektforslag, har du en masse research og overbevisende at gøre.

Fortsættelse

Fortsættelsesprojektforslag skrives som en opdatering af det allerede godkendte projekt. Her nævner du trinene, budgettet og alle krav og anmoder dem om at godkende fortsættelsen af ​​planen.

Hvis din kunde har brug for store ændringer i projektet, er det på dette tidspunkt, de fremsætter den anmodning.

Supplerende

Hvis du arbejder på et projekt, og du finder ud af, at du muligvis har brug for flere ressourcer, end du havde estimeret, skriver og indsender du et supplerende projektforslag. Det inkluderer anmodningen om ekstra ressourcer, der forklarer præcis, hvorfor du har brug for dem, og hvor lang tid det vil tage at fuldføre projektet.

Fornyelse

Hvis du har gennemført nogle projekter med succes for en kunde, og nu ønsker mere støtte til at fortsætte dem, skriver du et forslag til fornyelsesprojekt.

Projektforslag gjort lettere

At skrive et projektforslag kan virke som en skræmmende opgave, men hvis du har den rigtige information, bliver det nemmere at starte med.

Og nu hvor du ved, hvordan du skriver et forslag med det rigtige format, inklusion og kvalitet for at få godkendelse, er du klar! Gå videre og skriv dit første projektforslag.

De 8 bedste typer projektstyringsrapporter, du bør kende

Uanset om du er projektleder eller en del af et projektledelsesteam, skal du kende til de mest almindelige typer rapporter. Her er nogle af dem!

Læs Næste

Om forfatteren