Forbered 1 Planlæg aldrig et møde uden formål. Hvis du kan opnå det, du skal opnå, med en e-mail eller et notat, er du bedre i stand til at spare dig selv og dine kolleger for noget tid. 2 Begynd med et stort handlingspunkt, det ultimative formål med mødet. Hvad er dit mål eller ønskede resultat? Hvorfor indkalder du? Hvad skal der gøres? 3 Efter at have sat mødets mål fast, så tænk lidt over den type møde, der ville være bedst – en-til-en? En session mellem to små teams? Eller bare taler du, lederen, med nogle få nøglespillere om din spilleplan? 4 Når du har besluttet dig for dit primære fokus, skal du skitsere alt, hvad der skal ske til støtte for dette resultat. Forenkle planen som helhed til mindre handlingspunkter; alt sammen konkret, håndgribeligt og kan henføres til en kohorte. 5 Mange kontorer er allerede ombord med fjernarbejde og bruger almindelige virtuelle mødeapps som Zoom, Skype eller Google Meet. Hvis du eller din virksomhed er ny i verden af fjernmøder, så foretag nogle undersøgelser og vælg den bedste virtuelle mødeapp til dine behov. 6 Beslut hvor længe dit møde skal vare; som hovedregel bør dit møde ikke vare mere end en time. Opret en simpel tidsplan for varigheden af dit møde, og del din samlede tid afsat i distinkte, definerede blokke, der hver især er afsat til noget specifikt. 7 I tilfælde af et møde, der virkelig skal overstige en times længde, kan en kort pause i midten være passende. Planlæg fem minutter i, hvis det er planlagt til at blive en lang sejr. 8 Hvis dit hjemmekontor eller arbejdsområde endnu ikke er udstyret til et virtuelt møde, skal du sikre dig, at tingene er i skibsform inden mødedagen. En lys, neutral baggrund og en stærk kilde til belysning giver begge et professionelt miniaturebillede. 9 Forbered et dagsordensark i forvejen, som de fremmødte kan henvise til, når du afholder dit virtuelle møde. Dette ark vil hjælpe dem med at blive hos dig, mens du taler; det vil også hjælpe dig med at afklare din vision for mødet og organisere dine egne tanker. 10 Et formelt diasshow eller PowerPoint-præsentation kan også være en tidsbesparelse, især hvis du har mange fakta, statistikker eller tal at dele inden for denne begrænsede tidsramme. 11 Hvis en ressource kan deles digitalt, er det altid hurtigere at levere en liste over hyperlinks, dokumentation og referencer for dit team, end det ville være at lære dem alt, hvad de skal vide under mødet sig selv. Hvis en mere involveret træningssession er påkrævet, bør den planlægges separat og i grupper, hvis det er muligt. 12 Identificer eventuelle vejspærringer og ukendte, som du stadig selv arbejder igennem. Planlæg om nødvendigt lidt tid til en åben diskussion. Læg et par forskellige muligheder for at sigte efter, hvis vejen frem er uklar. 13 Giv dig selv en tjekliste at henvise til, når du har givet dit spil. Dette bør være en liste over alt, hvad du har brug for at formidle til dit team, såvel som dine handlingspunkter og alt, der leder op til dem logistisk. Denne bestemmelse sikrer, at intet bliver glemt i øjeblikket.
Inviterer 14 Vurder din liste over handlingspunkter, og visualiser det team, du skal bygge for at tage dig af dem effektivt og effektivt. Hvem skal deltage? Hvad er hver enkelt deltagers grund til at blive inkluderet? 15 Inviter kun hvem du har brug for. Selvom du ikke skal føle dig begrænset til et eller andet specifikt nummer, kan det altid betale sig at holde din gæsteliste så kort, så enkel som muligt uden at glemme nogen vigtig. 16 Inviter din liste over deltagere i god tid, når det er muligt. Møder i sidste øjeblik er fine, når det er nødvendigt eller i en nødsituation; Når du planlægger mere komplekse, organiserede projekter, bør dit sind dog altid være et par uger foran. Dagen Af 17 Før du begynder, skal du rydde dit område for potentielle distraktioner, især hvis du tuner ind hjemmefra. 18 Spis frokost eller en hurtig snack på forhånd, og hav et glas vand ved din side. 19 Ligesom med ethvert andet professionelt møde, skal dit udseende være velopdragen og kontorvenlig. 20 Et mikrofon-, kamera- og Wi-Fi-tjek før dit møde er en måde at forhindre et uheldigt teknisk hik under showet. Hvis du bruger en bærbar computer, skal du sørge for, at du er tilsluttet, sat i gang og er klar til at rumle. 21 Dit webcam bør møde dig i øjenhøjde. Prøv at klemme vinduet ind så tæt på webkameraets øje som muligt. Du vil gerne holde dit feed behageligt at se for dem, du skal mødes med. Øjenkontakt hjælper. 22 Hvis du er nervøs eller aldrig har deltaget i et online fjernmøde, så øv dig på kameraet på forhånd, uden at nogen ser det. Dit smil på skærmen vil sandsynligvis se og føles meget anderledes end dit rigtige; følelse på kamera er en færdighed, men efter et par virtuelle møder behøver du ikke engang at tænke over det. 23 Gør din telefon lydløs; sluk dine skrivebordsmeddelelser og alt andet, der kan give støj under mødet. Hvis det er muligt, så aftal tid lige før dit møde til at besvare beskeder i sidste øjeblik eller tjekke ind med noget vigtigt, som du overvåger aktivt. 24 Du bør have en note-app eller et stykke papir og en pen ved hånden for hurtige noter og gøremål. Du skal være nærværende, engageret og interesseret i den, der taler, og hvad der end bliver sagt. I løbet af 25 Hvis du er arrangør af mødet, så kom hurtigt til benet. Begynd omgående og punktligt og sig, hvad der skal siges, før du går i gang med dit første handlingspunkt. 26 Hvis det er relevant, skal du muligvis udpege nogen til at optage referatet fra mødet. Nogle typer samarbejdssoftware vil faktisk være i stand til at gøre dette for dig. Dokumentation er den hurtigste måde at fange dem, der ikke er tilstede, hurtigt på farten, og det holder alle involverede ansvarlige for, hvad der rent faktisk blev sagt og delt. Prøv ikke at springe det over, hvis det er muligt. 27 Afhængig af mødets størrelse og karakter kan introduktioner være på sin plads. Planlæg en dedikeret blok af tid til introduktioner i begyndelsen af dit møde, hvis det kræves. 28 At tildele roller til hvert handlingspunkt vil naturligvis være en af de vigtigste dele af ethvert virtuelt møde. Igen bør du allerede vide, hvad disse roller er, og hvem der skal udfylde dem, før mødet begynder. 29 Etabler en tidslinje, og gør det visuelt, hvis det er muligt. Lad alle vide, hvornår du skal røre ved base næste gang. Tildel deadlines intelligent. Begynd langt nok i forvejen, så alle har mere end nok tid til at lykkes. 30 Minimer formålsløs snak, især i begyndelsen af mødet. Når først du har fået noget momentum, behøver du normalt ikke fortsætte med mikrostyring. 31 En hurtig opsummering til sidst, hvor hver rolle og mål gennemgås, er en måde at forstærke resultatet af mødet på. 32 Inden mødet udsættes, skal du sikre dig, at alle forlader bordet med alt, hvad de har brug for for at komme videre. Alle bør kende deres rolle, og hvad der forventes af dem, før de melder sig ud. Regn om et par minutter til sidst for at stille eventuelle spørgsmål og for at rense luften for enhver forvirring. 33 Hvis du har tid tilbage på bagsiden, og ingen siger noget, så ring i god tid. Bekræft, at alle er på samme side, og gå videre med dagen. Efter 34 Hvis du er blevet tildelt en handling af dig selv eller af en overordnet, så hop på den. Begynd straks at arbejde på kortsigtede handlingspunkter. Begynd at planlægge for ting længere væk. 35 Hvis du ikke allerede har en på plads, kan en ny gruppekalender være en praktisk måde at planlægge efterfølgende møder i fremtiden. Dette vil især være nyttigt, hvis dette team vil samarbejde ofte, i det mindste inden for en overskuelig fremtid. 36 Hvis du følger instruktioner eller ordrer, skal du holde styr på eventuelle problemer, du støder på, eller spørgsmål, der opstår. Ikke-hastende forespørgsler kan generelt henvises til en liste, som du tilføjer til, mens du går. Hvis du virkelig sidder fast, skal du selvfølgelig altid række ud igen med det samme for at komme på fode igen. 37 Husk alle dine "gevinster", selv små ting, før du rent faktisk fuldfører din handling som helhed. De er en fantastisk måde at holde styr på dine fremskridt og kan give et tiltrængt moralløft i øjeblikke med frustration. 38 Efterhånden som du og dine kolleger gør fremskridt, vil nye mål og udfordringer dukke op fra horisonten. Roller vil udvikle sig, og nye mål vil præsentere sig selv - for at holde alt sammen i realtid er en åben kommunikationslinje afgørende. Når et teammedlem lykkes, bør de vide, hvad der er det næste for dem. Giv altid hver person noget at lave og et sted at tage hen. Fremtid 39 Følg op på alt. Hvis du orkestrerer bestræbelsen, så tjek tilbage så ofte som nødvendigt, især hvis nogen ser ud til at kæmpe. 40 Tænk over mødet på din egen tid. Hvad gik godt? Hvad trak ud? Overvej, hvad der virker for dig og dit team, og hvad der ikke gør. Gør hvad du kan i fremtiden for at undgå at falde i de samme faldgruber.
5 tidsbesparende apps til at holde bedre møder både online og offline
Uanset om du er virtuel eller personligt, kan din tid bruges mere effektivt og produktivt, hvis du bruger de rigtige værktøjer til at organisere og administrere møder.
Abonner på vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis e-bøger og eksklusive tilbud!
Klik her for at abonnere