Sådan bruger du Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint sammen til samarbejde

Du ser muligvis en stigning i antallet af kollaborative workspace-apps for nylig. Hvis du har en plan for Microsoft 365, har du ikke brug for yderligere fjernarbejdsværktøjer. Alt du behøver er Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint til yderst produktivt og distraktionsfrit samarbejde derhjemme eller på kontoret.

I denne artikel vil vi diskutere, hvordan Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint kan hjælpe dig med opgaver/dokumenthåndtering, fjernsamarbejde og have samtaler.

Microsoft Teams for Collaborative Work

Microsoft Teams følger en 360-graders tilgang til samarbejde og kommunikation. Du og dit team kan simpelthen tage hånd om mange aspekter af projektet lige fra teamene. Du kan lave teammøder, en-til-en-opkald, beskeder, filadgang og arbejde med fejl.

Følgende er de vitale samarbejdsorienterede funktioner i Microsoft Teams, der gør det muligt for eksterne og hybride teams at fungere i deres fulde kapacitet:

1. Opkald, møder og sms'er

Microsoft Teams er en robust app til teamopkald og møder. Du kan planlægge møder i Outlook-kalenderen til teammøder for en bestemt teamgruppe.

Hvert medlem vil få automatiske alarmer, så ingen går glip af vigtige projektmøder. Teams gør det også muligt for teammedlemmer fra fjerntliggende steder at deltage i mødet gennem telefonopkald.

Microsoft Teams følger det trådede format for gruppetekster. Få teammedlemmernes opmærksomhed ved at tagge dem med @ underskrive under beskeder.

2. Skærmdeling

Under teammøder skal du klikke på Del indhold knappen for at dele forskellige aktiver på din computer. Microsoft Teams giver dig mulighed for at dele:

• Desktop for problemfrit samarbejde med flere vinduer, pop op-vinduer, meddelelser og apps.
• Et specifikt vindue, når du skal fokusere på et bestemt indhold og holde skrivebordsaktivitet privat.
• PowerPoints præsentationer. Publikum kan bevæge sig gennem diasene, hvis de vil.
• Microsoft Whiteboard til kollaborativ UI/UX-design, produktdesign og mange flere.

3. Offentlige og private teams

Offentlige teamkanaler giver dig mulighed for frit at samarbejde med eksterne kontakter. Opret for eksempel offentlige grupper for grafiske designere, app-udviklere, når du samarbejder med kundens udviklere.

Når du arbejder på noget uden for kundens projekt, er det bedre at oprette en privat teamkanal for teammedlemmer. Du kan dele filer, diskutere ideer og tage beslutninger, der ligger uden for kundens rammer.

OneDrive for Collaborative Work

OneDrive er en Microsoft cloud storage-tjeneste med fremragende datasikkerhed. Værktøjet gør det nemt for teammedlemmer at få adgang til projektfiler og dokumenter hvor som helst.

Når du opretter et team på Microsoft Teams, bliver OneDrive standardskylageret. Du kan bruge følgende funktioner til samarbejde inden for teamet eller mellem teamene:

1. Lagring og synkronisering af filer

Du kan oprette et delt bibliotek for hvert projekt. Tilføj derefter de teammedlemmer, der skal arbejde på projektet. Nu kan alle medlemmer få adgang til alle filer, som du opretter eller uploader i dette bibliotek.

OneDrives apps synkroniserer din enhed med cloud-platformen og gemmer automatisk den seneste fil på det lokale drev. Derfor kan du og dit team arbejde på projektdokumenter, selvom internettet ikke er tilgængeligt i et stykke tid. Ethvert samarbejde i realtid vil dog ikke være tilgængeligt, når din enhed er offline.

2. Styring af deling og adgang

Du har fuld kontrol over dine data. Medmindre du deler en fil i en Microsoft Teams-gruppe eller et delt bibliotek på OneDrive, er din fil helt privat. Hvis du har brug for at dele en fil hurtigt, skal du blot trække og slippe filen til et delt bibliotek eller Teams-gruppe.

Du kan indstille forskellige adgangskontroller til projektfiler og dokumenter. Lad os overveje, at du arbejder på en blog til den kommende computersikkerhedsdag. Du har brug for kreative input fra teamet.

Du kan manuelt dele indholdslinket med nogle få teammedlemmer og ikke unødigt dele det med hele teamet. Derefter kan du begrænse download af indhold, give kun anmeldelsesadgang og så videre.

3. Tagging samarbejdspartner

Indholdsredaktører, udgivere, projektledere kan reducere deres opgavebelastning ved at implementere dokumenttagging. Hvis du redigerer et udkast til blog og har brug for, at forfatteren tilføjer nogle historiske data til indholdet, kan du blot nævne dem på dokumentet ved hjælp af @ skilt.

Skribenten eller indholdsskaberen får en automatisk e-mail med et link til filen og en kommentar. Der er ingen grund til at jage indholdsskaberen gennem beskedapps eller taleopkald. Dette sparer dig og dit team for en masse tid.

4. Realtidsredigering

Du kan reducere tiden for indholdsoprettelse og godkendelse ved at skifte til realtidsredigering. For projekter med stort indhold bør dit team anvende denne tilgang.

Du og dit projektteam kan åbne den samme Excel-, Word- eller PowerPoint-fil i browseren. Alle ændringer, som indholdsskaberne, redaktørerne og godkenderne foretager, vises til alle samarbejdspartnere.

SharePoint for Collaborative Work

Du kan bruge Microsoft SharePoint som standard intranetportal for ethvert projekt. Du kan sikkert implementere opgaver, rapporter, arbejdsgange og leverancer af ethvert projekt online uden at administrere nogen backend-server.

Her er en liste over funktioner i SharePoint, som du gerne vil bruge til samarbejde med en helt ekstern eller hybrid arbejdsstyrke:

1. Content Management

Du kan nemt administrere projektdata som dokumenter, filer, billeder, designaktiver, telefonkontakter, e-mail-kontakter og videoer på SharePoint. Du kan oprette separate segmenter for hver fil på et SharePoint-websted.

Du kan tilføje et metadatabaseret søgeprogram, så teammedlemmer nemt kan få adgang til filer hvor som helst. Brugere kan også få adgang til filer fra mobilen, fordi SharePoint er en mobil responsiv app.

2. Kommunikationsside

Du kan bruge SharePoint til visuel kommunikation. Opret for eksempel forskellige kommunikationswebsteder på dit intranet til målgrupper som teammedlemmer, kunder, leverandører og så videre.

Nu kan du sende opdateringer vedrørende et projekt, produkt eller service til de ovennævnte websteder med et enkelt klik. Du kan bruge kommunikationswebsteder på SharePoint til at publicere projektstatus-dashboards og indsamle kommentarer fra dine kunder.

SharePoint-websteder giver dig også mulighed for nemt at tilføje kalenderbegivenheder, tidslinjer og opgaver til projektstyring.

3. Deling og tilladelseskontrol

Du kan indstille forskellige delingsregler og -niveauer på SharePoint. For eksempel kan teammedlemmer få redigeringsadgang, eksterne samarbejdspartnere får visningsadgang, og klienter får fuld kontrol over et projektwebsted på SharePoint.

Der er forskellige tilladelseskontroller på SharePoint-websteder, som du kan udnytte til nem adgang til indhold med passende sikkerhed på plads. Du kan vælge mellem Fuld kontrol, Design, Rediger, Bidrag og Læs.

Produktivt og overkommeligt samarbejde

At bruge alle disse samarbejdsfunktioner i Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint er en leg.

Du kan nu komme i gang med projektopgaver, dokumenthåndtering, whiteboarding i realtid og teamsamarbejde hvor som helst.

De 9 bedste måder at administrere dit team i Microsoft Teams

Med Microsoft Teams kan du lave en plan, organisere arbejdet og problemfrit samarbejde som teamleder. Her er nogle tips til at hjælpe dig i gang!

Læs Næste

Om forfatteren