Sådan forbedres tidsstyring med DRY-princippet

Hvis du arbejder på et kontor eller hjemmefra, er der stor sandsynlighed for, at meget af dit output er digitalt, og det kommer ofte med tidskrævende eller gentagne opgaver, som du udfører på daglig basis.

Du har måske hørt udtrykket "arbejd smartere, ikke hårdere", og det er netop her, DRY Princippet kommer ind. DRY står for Don't Repeat Yourself, og den beskriver præcis, hvordan du kan forbedre tidsstyring og produktivitet.

Hvordan virker DRY-princippet?

DRY-princippet blev oprindeligt nævnt i The Pragmatic Programmer, en bog udgivet i 1999, og blev brugt af programmører til at strømline kode. Hovedpræmissen bag det er, at i stedet for manuelt at gentage de samme arbejdsgange igen og igen, automatiserer du denne proces for at spare tid.

På overfladen lyder det måske indlysende, men der er mange opgaver, som arbejderne gentager hver dag. Hvor mange e-mails modtager og skriver du for eksempel på daglig basis? For hver e-mail, du sender, genskaber du grundlæggende den samme struktur med lidt anderledes ordlyd, og det er meget tidskrævende.

Relaterede: De bedste rapporteringsværktøjer til projektledere

DRY-princippet kræver, at du noterer alle de handlinger, du foretager dig på arbejdet, én efter én. For at opfylde dette krav kan du inkludere opgaver, der falder ind under følgende kategorier:

• Uplanlagt, såsom indgående beskeder fra klienter.
• Månedlige og årlige ansvarsområder, såsom årsrapporter eller én til én.
• Rutine, eller ting du gør hver dag.

Med denne liste kan du så begynde at finde ud af, hvilke der fungerer med DRY-princippet. Vær opmærksom på, hvor gentagne, tidskrævende og/eller skræmmende hver enkelt er, og læg mærke til dem. Dine bedste kandidater vil være de bedste emner for DRY-princippet, og du kan begynde at automatisere dem så meget, du kan.

Der vil være nogle, du ikke kan automatisere helt, og i disse tilfælde kan du strømline aspekter af ansvaret.

Opret skabeloner til dine e-mails

En af de enkleste og uden tvivl de bedste måder at automatisere dit output på er at oprette en skabelon. Som nævnt er mange af de handlinger, du udfører, højst sandsynligt afhængige af den samme specifikke struktur, for eksempel e-mails sendt til kunder og månedlige rapporter. At have en bank af skabeloner reducerer gentagelsen betydeligt.

Du kan automatisere dine e-mails på to forskellige måder. Du kan bruge en applikation som f.eks TextExpander, som giver dig mulighed for at gemme dele af tekst i Forkortelser fanen, og når du går til at skrive din næste e-mail, skal du blot skrive den forkortelse, du vil bruge, og den vil automatisk producere den tekst. Ligeledes kan du også bruge dette i Slack og andre instant messaging-tjenester.

Relaterede: Sådan CC eller BCC dig selv automatisk i Outlook og Gmail

Alternativt kan du automatisere dine e-mails i appen. I Outlook 365 skal du blot gøre følgende:

1. Fremhæv den tekst, du vil gemme.
2. Gå til Indsæt fanen og klik Hurtige dele.
3. Klik Gem markeringen i Quick Parts Gallery.
4. Navngiv den, og klik derefter OKAY.
5. Når du vil bruge det, skal du gå til Indsæt > Hurtige dele og vælg den du vil bruge.

For Gmail skal du sikre dig det Skabeloner er aktiveret. Bare gå til Indstillinger > Avanceret > Skabeloner og klik Aktiver > OK. Følg derefter disse trin:

1. I en e-mail skal du fremhæve den ønskede tekst.
2. Klik på de tre lodrette prikker i din e-mail, gå til Skabeloner og klik Gem kladde som skabelon.
3. Derefter, for at bruge det, skal du klikke på de lodrette prikker i en e-mail, gå til Skabeloner og vælg den du vil bruge.

Opret skabeloner til dit arbejde

Ligesom e-mails kan du lave skabeloner til stort set ethvert stykke arbejde, du udfører. Uanset om det er en rapport, et regneark, et projekt eller noget andet. Målet er at bruge så lidt gentagelse som muligt ved hver handling, så det er nemt at have en skabelon.

Microsoft og Google har et stort udvalg af skabeloner, du kan vælge imellem, eller du kan oprette dine egne. Selvom den indledende opsætning kan tage tid, vil den mere end betale sig selv i det lange løb. Ligeledes, hvis du regelmæssigt præsenterer diasshows, skal du lave en standardskabelon, som du kan vende tilbage til og redigere efter behov.

Relaterede: Opret en professionel faktura fra bunden

Sørg for at gemme alle dine skabeloner på et bestemt sted, så du kan ringe til dem, når det er nødvendigt. Hvis du opdager, at en af ​​dem ikke sparer dig tid, kan du bruge tekst fra tidligere arbejde til at informere din skrivning.

Automatiser dine rutineopgaver

Der er et væld af opgaver, du laver, som er utroligt gentagne. Fra planlægning af begivenheder, skrivning af din huskeliste, tage noter, lagring af filer og meget mere. Selvom de måske kun tager dig et par minutter at gøre, stiger det hurtigt og fjerner dit fokus fra dit arbejde.

Zapier er en fantastisk applikation til at strømline flere arbejdsstrømme, da den muliggør kommunikation mellem de applikationer, som du bruger mest, og sender data til at fuldføre opgaver. Hvis du for eksempel bruger Gmail og Google Drev, kan du opsætte en arbejdsgang, hvor dine vedhæftede filer automatisk gemmes på dit Google Drev. Dette fjerner så at sige mellemmanden.

Når du opretter din gratis konto, skal du blot gøre følgende:

1. Fra din Dashboard, klik Opret Zap.
2. Søg for en app, du bruger, hvor en begivenhed finder sted, f.eks. Gmail.
3. Vælg en Udløs begivenhed, f.eks. modtager du en e-mail.
4. Tilslut appen.
5. Vælg den app, du vil have data sendt til, dvs. Google Drev.
6. Vælg resultatet, dvs. gemmer en fil.

Med din Zap-opsætning vil denne proces være fuldstændig automatiseret.

DRY-princippet har du dækket

Med alle disse processer, der foregår i baggrunden, er din tid frigivet, så du ikke behøver at bekymre dig om manuelt at fuldføre disse gentagne stykker arbejde. Af alle produktivitetsværktøjer gør DRY-princippet tidsstyring til at arbejde mest effektivt.

Brug den tid, du har nu, til at maksimere dit output i fremtiden, og du vil opdage, at du kan bruge meget mere af din dag til de ting, der betyder mest. Der er altid ting, du kan anvende DRY-princippet på, så tag et kig på din arbejdsbyrde, og se, hvad du kan automatisere.

9 hverdagsopgaver, du kan automatisere ved hjælp af Zapier

Her er nogle hverdagsopgaver, som du kan automatisere uden kodning i Zapier for at spare tid og gøre livet lettere.

Læs Næste

Om forfatteren