De 8 bedste typer projektstyringsrapporter, du bør kende

Projektledelsesrapporter henviser til oversigten på højt niveau, der indeholder kritiske projektrelaterede data i et letforståeligt format. Disse fokuserer på forskellige aspekter af et projekt og kaster lys over den aktuelle status, mulige eller eksisterende problemstillinger og deres løsninger.

Lær om de bedste typer projektrapporter, der kan give dine teams indsigt i realtid.

1. Projekt Dashboard/Sundhed

Et projektdashboard eller en sundhedsrapport fortæller dig, hvordan projektet klarer sig, og hvad teamet kan gøre for at forbedre ydeevnen. Normalt præsenterer du denne rapport for kunden eller andre interessenter. Dermed kan de visualisere information som fremskridt og rentabilitet.

Det hjælper også med at identificere, om projektet er ude af sporet, og hvad du kan gøre for at få det tilbage på sporet.

En projektdashboard-rapport skal indeholde den overordnede portefølje, inklusive projektsundhed (projektstatus i grøn, gul eller rød farve), milepælsfremskridt for et givet projekt, projektrentabilitet sammenlignet med budget og omkostninger, og

projektets fremdrift i henhold til tidsplanen.

2. Opgaver og projektstatus

Hvis du er til projektledelse, er det den mest almindelige type rapport, du skal udarbejde. Du skal muligvis udarbejde denne rapport på en ugentlig eller månedlig basis. Det har til formål at vise, hvor langt teamet er nået for at nå målene for et projekt.

Hvis du har brug for at udarbejde sådanne rapporter regelmæssigt, er det bedre at automatisere processen for at spare tid og kræfter. Du kan bruge data fra dit opgavestyringsværktøj til at udfylde rapporten.

Du kan også bruge en standardskabelon til rapporten. Det hjælper dig med at springe arbejdet med at oprette en statusrapport over hver gang fra bunden.

3. Tilgængelighed af ressourcer og færdigheder

Ressourcetilgængelighedsrapporter er afgørende for enhver projektleder. Ved hjælp af denne rapport kan du tildele og uddelegere opgaver til det rigtige teammedlem. Det viser, hvilket teammedlem der har travlt, og hvornår.

Hvis du planlægger at lave en tidsplan for et nyt projekt eller leder efter en ledig til opgavedelegering, tjek tilgængelighed i denne rapport. Du kan også finde de medlemmer, der arbejder på fuld kapacitet, som måske har brug for assistance.

Dermed kan du sikre en jævn opgavefordeling for højere effektivitet og hurtigere resultater.

4. Projektrisici

Hvert projekt kommer med et vist antal risici. Derfor bør din risikorapport indeholde alle de opfattede og faktiske risici relateret til et projekt. Du skal muligvis indsende denne rapport en gang om måneden.

Opfordrer dog dine holdkammerater til at logge alle de risici, de kan komme i tanke om, i realtid. Det hjælper dig med at få alle data samlet ét sted, når du skal oprette en rapport.

Udover at liste alle risiciene, kan din rapport kun indeholde de høje risici i detaljer og en oversigt over, hvordan du planlægger at håndtere de lavt niveau risici. Du kan registrere risiciene i et regneark, men det er bedre at tage hjælp fra et projektstyringsværktøj.

5. Budget og udgifter

Du skal oprette en budgetrapport til forskellige formål. Den budgetrapport, du laver i slutningen af ​​projektet for din kunde, er den mest almindelige. Du kan også oprette en udgiftsrapport flere gange, når projektet er i gang.

Det vil hjælpe teamet med at afgøre, om projektudgiften er ude af kontrol. I sådanne tilfælde kan du styre omkostningerne med det samme og behøver ikke at blive overrasket, hvis udgifterne går ud over budgetgrænsen, når projektet slutter.

En budget- og udgiftsrapport bør indeholde det anslåede budget for hver opgave eller segment af et projekt og de faktiske omkostninger. Sørg for at registrere alle udgifter i realtid for at undgå problemer med at sammenlægge alle udgifter under oprettelse af rapport.

6. Tidsregistrering

Mange kunder foretager betalinger i henhold til den tid, der er brugt på et projekt. For dem er det obligatorisk at generere tidsrapporter efter projektets afslutning. Rapporten viser, hvor meget tid teammedlemmer investerede i opgaver relateret til et projekt.

Denne rapport viser også den samlede tid brugt på hver opgave og mængden af ​​tid, hvert teammedlem investerede. Ud over dette kan du bruge tidsregistrering til at forbedre dit teams præstation og individuelle produktivitet.

Efter at have analyseret den tid, holdkammeraterne bruger på forskellige opgaver, kan du nemt finde ud af, hvem der kan udføre arbejdet mere effektivt. Senere kan du tildele folk opgaver, de kan udføre hurtigt og dygtigt.

7. Bugs og problemer

Selvom det måske ikke er muligt at have et projekt uden problemer eller fejl, kan du helt sikkert arbejde for at holde antallet på et minimum.

Udarbejdelse af en detaljeret rapport om identificerede fejl og problemer vil sikre, at du kan finde hurtige løsninger på disse problemer for at levere projektet i tide. En projektfejl eller problemrapport bør indeholde afgørende oplysninger såsom problem- eller fejlnummer, identifikationsdato, problemet rejst af, beskrivelse, prioritet, løsning og fejlstatus.

Regelmæssige opdateringer af sådanne rapporter i løbet af et projekts livscyklus vil minimere distraktion og forhindre klientens frustration. Det vil også spare dig for risikoen for projektforsinkelser og bøder.

8. Variansanalyse

Afvigelsesrapporten er en fantastisk måde at vide, om et projekt er på rette vej. I denne rapport analyserer og sammenligner du forskellen mellem estimering og resultat af forskellige aspekter af et projekt. I denne rapport skal du bruge en standardmetrik til at måle begge data.

Denne rapport hjælper dig med at identificere, om du er foran planen, ved at løbe tør eller efter planen. Du kan sammenligne dit budget, ressource, omfang eller tidsplan i rapporten.

Projektledere vælger dog normalt denne rapport til at analysere budget, udgifter og arbejdstendenser for et projekt. Tidspunktet for generering af sådanne rapporter varierer fra projekt til projekt. Selvom kunderne måske har brug for denne rapport i slutningen af ​​et projekt, vil du måske oprette den med jævne mellemrum i løbet af projektets livscyklus for at få bedre indsigt.

Hvilken rapport vil du oprette næste gang?

Nu hvor du kender de typer rapporter, du kan oprette til projekter, sammen med deres funktioner, kan du nemt vælge enhver baseret på dine behov. Hvis du bruger en rapporteringsapp, vil oprettelse af rapport ikke være udfordrende og tidskrævende.

Det gode er, at de fleste af projektstyringsplatformene også fungerer som rapporteringsværktøjer.

De 8 bedste rapporteringsværktøjer til projektledere

Rapporteringsværktøjer forenkler processen med at oprette rapporter for afsluttede projekter eller intern teampræstation. Her er nogle af de bedste at bruge!

Læs Næste

Om forfatteren