De 10 bedste tips til at få dine projektrapporter til at skille sig ud

I disse dage er det umuligt at tænke på et projekt uden en rapport. Faktisk kræver nogle projekter, at du producerer flere rapporter i løbet af deres livscyklus. Dine projekter og kunder kan have brug for dig til at generere forskellige typer rapporter, men alle rapporterne skal være kortfattede og let forståelige.

I denne artikel lærer du, hvordan du laver en effektiv rapport for et afsluttet eller igangværende projekt.

1. Klare og præcise timesedler

Dine projektrapporter skal have timesedler. Det skal være kortfattet, men det skal også have alle de nødvendige oplysninger, så modtagerne nemt kan forstå det med et øjeblik.

Det er bedre at oprette en ugentlig timeseddel, og om nødvendigt kan du lave den hver anden uge eller månedlig. Tidssedlerne skal indeholde ressourcenavn, opgavenavn, dato, ugedag, login-tid, log-out-tidspunkt og samlet arbejdstid.

I stedet for manuelt at indtaste hver data i et regneark, kan du brug enhver timeseddelapp som Timely. Her kan du indtaste dine arbejdstider, opgavenavne mv. Så vil værktøjet automatisk generere timeseddelrapporter.

2. Detaljeret udgiftsrapport

En komplet udgiftsrapport er ikke kun afgørende for kunden. Det er også en fordel for dit team at holde styr på budgettet og de faktiske omkostninger i løbet af projektets livscyklus.

En udgiftsrapport skal indeholde varen eller tjenesten, dens mængde, vareværdi, anslået budget, omkostninger og balance. Hvis et teammedlem ønsker at købe en service eller et produkt til et projekt, så bed dem om at sende en lignende udgiftsrapport.

Sørg for, at de kun køber den vare efter din godkendelse, og send regningen til dig. Således kan du tilføje dataene til din endelige udgiftsrapport og forhindre omkostningerne i at overskride budgettet.

3. Omfattende projektstatusser

Mens du laver en rapport om et projekt, skal den eksplicit formidle projektets status. Projektstatus betyder ikke den aktuelle status for arbejdets fremskridt. Det bør også omfatte andre data såsom forskellen mellem planlagt og faktisk tidsplan, variation mellem estimerede og faktiske omkostninger, resterende opgaver, forsinket deadline (hvis nogen), mulige risici og problemer, og snart.

Du bør oprette en omfattende rapport, der indeholder status fra alle mulige vinkler. Asanas universelle rapportering funktion kan hjælpe med at lave projektstatusrapporter i forskellige omfang og vinkler.

4. Ressourcefordeling

Mens du udarbejder en rapport om opgavefordeling, skal du sikre dig, at den hjælper andre med at kontrollere ressourcetilgængelighed og uddelegere opgaver, når det er nødvendigt. Angiv en oversigt over, hvor mange timer hver ressource vil bruge på hver opgave i sådanne rapporter.

Det vil hjælpe ledere og kolleger til at vide, hvilket teammedlem der har travlt, og hvem der har lidt fritid. Du kan nemt kompilere data og bruge dem i rapporten til fremtidig planlægning med ressourceplanlægningsværktøjer som f.eks Sølvspand.

Relaterede: De bedste værktøjer og tips til at uddelegere opgaver effektivt

5. Visualiser kapacitetsudnyttelse

Det er sandsynligt, at du vil inkludere en rapport om projektressourceudnyttelse. Du skal adskille den fakturerbare udnyttelse fra den samlede ressourceudnyttelse. Derfor er det vigtigt, at du opretter separate kolonner for hver data.

Du kan også inkludere navnet på ressourcerne og individuel udnyttelse sammen med en teammæssig udnyttelse. På samme måde kan du bruge lidt tid på at belønne og anerkende de bedste resultaters succes med hensyn til ressourceudnyttelse.

6. Forventede og faktiske risici

Risikovurdering er en uadskillelig del af projektledelse. Derfor bør du nøjagtigt visualisere risikovurderingsdataene. Du har måske tænkt på nogle risici, mens du planlagde projektet. Men efterhånden som projektet skrider frem, ændres risikovurderingen. Nævn alle opfattede og faktiske risici, når du opretter din projektrapport.

Din risikorapportering bør bestå af et overblik over de forventede risici, efterfulgt af eventuelle risici, som projektet har oplevet frem til rapporteringsdatoen. Det er også bydende nødvendigt, at du nævner eventuelle risikoprofilændringer, som du eller dit team har identificeret under projektforløbet.

7. Projektporteføljeanalyse

Hvis du administrerer mere end ét projekt på et givet tidspunkt og har brug for at komme med en rapport for at analysere din portefølje, skal du være forsigtig. Først og fremmest skal du gå efter et dashboard, hvor du viser alle projektnavne med fed skrift for nem visualisering.

Dashboardet bør også indeholde en oversigt over projekterne, såsom milepæle, deadline, nuværende fremskridt, budget vs. omkostninger og ressourceallokering. Du kan også bruge forskellige grafer til at visualisere dataene ét sted. Senere kan du oprette separate sektioner for hvert projekt og analysere dem individuelt.

Der er nogle robuste projektporteføljestyringsværktøjer tilgængelig på markedet. Du kan vælge et af de bedste værktøjer til at skabe professionelle og omfattende rapporter.

8. Data- og mærkningskonvention

Dine projektrapporter bør indeholde en standardkonvention for data og etiketter. Hvis du vil oprette en rapport for din organisation, skal du følge organisationskonventionen. Hvis du opretter en til en klient, vil du måske diskutere med dem, hvordan de gerne vil have oplysningerne i rapporten.

Brug også korte og præcise etiketter i din rapport, så alle kan forstå det uden problemer. Prøv desuden at følge de lokale standarder for tid og dato. Hvis du arbejder for en amerikansk-baseret organisation fra Storbritannien, ville det være ideelt at bruge amerikanske datokonventioner.

9. Interaktive diagrammer og grafer

Uanset hvilken type rapport du er ved at lave, vil publikum finde interaktive diagrammer mere nyttige. Rækker og kolonner fulde af numeriske data kan gøre folk uinteresserede. Opret i stedet diagrammer og grafer, der viser yderligere data, når nogen holder musemarkøren over grafen.

Der er forskellige grafer og diagrammer, du kan bruge i dine rapporter. Blandt disse er cirkeldiagrammer, linjegrafer og søjlediagrammer de mest almindelige. Afhængigt af datatypen skal du vælge et diagram eller diagram for nem visualisering.

10. Feedback sektion

Hver projektrapport ville give positiv eller negativ feedback. Alle projektrapporter bør indeholde et afsnit, hvor kunder eller ledere kan give deres feedback. Efter at have gennemgået rapporterne, kan publikum give deres feedback og forslag i den sektion.

Så du behøver ikke bede om feedback separat. Det vil også vise, at du er villig til at kende dine begrænsninger og foretage forbedringer. Du kan senere implementere forslagene i dit projektworkflow.

Begynd at oprette en projektrapport

En vellykket præsentation afhænger af, hvordan du opretter rapporten til publikum. Under udarbejdelsen af ​​rapporten skal du huske på de ovennævnte punkter for at lave effektive projektrapporter.

Du vil måske også bruge et robust datavisualiseringsværktøj til at præsentere rapporterne professionelt sammen med et strejf af kreativitet.

De 8 bedste funktioner i Google Data Studio til dataanalyse og visualisering

Vil du imponere dit publikum med handlingsorienteret dataindsigt og overbevisende visualiseringer? Tjek disse Google Data Studio-funktioner.

Læs Næste

Om forfatteren