Sådan bruger du metoden med engagementsopgørelse til at optimere opgavestyring

Føler du nogensinde, at du har så meget at lave, og ikke nok tid til at gøre det på? Hvis ja, er du sandsynligvis i størstedelen af ​​befolkningen. Uanset om det er arbejde eller hjemmet, er der altid noget, der skal gøres.

Du har måske prøvet alle mulige forskellige produktivitetsteknikker for at komme oven på din arbejdsbyrde, men alligevel har du fundet ud af, at du kommer til kort. Men hvis du ønsker at forbedre din tidsstyring og opgavestyring, kan Commitment Inventory være dit svar.

Hvordan fungerer forpligtelsesopgørelsen?

Commitment Inventory er et opgavestyringsværktøj, der sætter dig i stand til at administrere din tid mere effektivt. Det er ligetil, selvom det kræver lidt planlægning at få det til at fungere. I bund og grund opretter du en kategoriseret opgørelse over alle dine forpligtelser og beslutter, hvor meget tid der skal afsættes til hver del.

Den opgørelse, du laver, kan være arbejdsspecifik, i hvilket tilfælde du vil skrive alle de forskellige typer opgaver, du udfører som en del af dit job, ned. Dette kan for eksempel omfatte administration, marketing, projekt A, projekt B og møder.

Ideen er at beregne, hvor meget tid, i procenter, det tager dig at udføre arbejdet i hver kategori til en god standard. Hvis du opdager, at din samlede procentdel overstiger 100 %, skal du beslutte, hvad du vil fjerne fra din beholdning.

Relaterede: Grunde til at du bør bruge mindmaps i din hverdag

Commitment Inventory viser dig præcis, hvor din tid skal gå, og hvorfor du ikke er i stand til at få alt gjort. Det hjælper dig med at rydde op i dit ansvar og giver dig mulighed for at fokusere på det, der er muligt og vigtigt.

Opret en liste over forpligtelser

Til at begynde med skal du oprette en liste over forpligtelser, som bør være kategorier af opgaver, du udfører. Dette bør være en grundig liste og indeholde alt, hvad du skal gøre som en del af dit job. Du kan oprette en separat beholdning for ansvar i hjemmet eller kombinere det med dit arbejde.

Trello er et fremragende program til at generere din liste, da du kan producere tavler med flere lister og se dem side om side. Følg disse trin for at komme i gang:

1. Klik på Trello øverst Opret > Opret tavle.
2. Navngiv dit bord og klik Skab.
3. Klik på Titel på din første liste, skriv "Commitments" for at omdøbe den, og tryk Gå ind på dit tastatur.
4. Klik Tilføj kort at oprette en ny kategori, f.eks. administration.
5. For hver kategori kan du skrive i Kort beskrivelse hvilke opgaver der indgår i den kategori.

Nu hvor du har din liste over forpligtelser, kan du begynde at beregne den procentdel af tid, du skal bruge for hver enkelt. Vær ikke værdifuld om den samlede procentdel på dette tidspunkt; bare skriv ud for hver forpligtelse, hvor meget tid du med rimelighed ville bruge for at gøre det godt.

Relaterede: Tips til at administrere dine Trello-tavler

Når du har gjort dette, kan du lægge procenterne sammen og finde din total. Det er her, de fleste oplever, at deres total overstiger 100%.

At være realistisk omkring din tid

Loven om procentsatser dikterer, at 100% af din tid er det maksimale, du kan give. Hvis dine forpligtelser kræver mere end dette, er chancerne for, at du enten kommer til at præstere dårligt, eller at du bare slet ikke får tingene gjort.

Som sådan bliver du nødt til at beslutte, hvad der skal fjernes fra din beholdning, for at du kan præstere godt og administrere din tid ordentligt. Det kan være udfordrende at fjerne ting fra denne liste, især hvis det betyder at droppe ud af et projekt eller sige nej til folk. Det er dog nødvendigt at være realistisk omkring, hvad der er muligt på en given dag eller uge.

Du ønsker måske at fjerne arbejdsopgaver, der:

• Du kan nemt uddelegere.
• Er yderligere ansvar du ikke har tid til, det vil sige specifikke projekter.
• er ikke nødvendige.

For at slette kort på Trello skal du holde markøren over kortet og klikke på Redigere ikonet, og vælg Arkiv. Bliv ved med at gøre dette, indtil dine forpligtelser udgør 100 % af din tid.

Relaterede: Sådan overholder du deadlines og afslutter opgaver til tiden

Brug din forpligtelsesbeholdning til opgavestyring

Når din forpligtelsesbeholdning er fuldført og klar til brug, er det vigtigt at holde sig til de tidsgrænser, du har tildelt hver forpligtelse. Dette kan nemt gøres ved at sætte opgaver baseret på hver forpligtelse.

Lad os f.eks. sige, at du har tildelt 15 % af din tid til administration, hvilket inkluderer at tjekke e-mails, skrive noter og skrive mødereferater. Derfor bør admin tid kun fylde 15 % af din arbejdstid, eksklusive pauser.

Du kan administrere dette problemfrit på Trello ved at bruge det board, du allerede har lavet. Du kan oprette en huskeliste på dit Trello-bræt ved at klikke Tilføj endnu en liste.For hver opgave (kort), du tilføjer, kan du vælge Rediger > Rediger etiketter og vælg en farve, der repræsenterer hver af dine forpligtelser. På denne måde kan du spore, hvor meget tid du bruger på hver enkelt.

hvis du planlægge opgaver i din kalender, kan du nemt administrere dette ved at opsætte kategorier på din digitale kalender. På Outlook kan du gøre dette ved at vælge Kategorier på båndet og på Google Kalender skal du blot højreklikke på din begivenhed og vælge en farve, der repræsenterer den kategori. Hvis du gør dette, får du et klart overblik over din uge, og hvordan den står i forhold til din forpligtelsesbeholdning.

Relaterede: De bedste gratis prioriteringsskabeloner til dine projekter

Med tiden vil du måske bemærke, at du skal justere procenterne. Det kan skyldes, at du har været for generøs med din tid eller ikke har været generøs nok. I dette tilfælde skal du revurdere din beholdning og foretage ændringer efter behov.

Opgaver under kontrol

Med en Commitment Inventory får du langt bedre indsigt i, hvordan du administrerer din arbejdsbyrde. Det vil hjælpe dig med at prioritere dit ansvar effektivt. Det er nemt at lægge pres på sig selv for at gøre alt, men virkeligheden er, at ingen kan gøre det. I stedet for at prøve at proppe alt ind, så tag et skridt tilbage og se på, hvad der er foran dig.

Sæt grænser på plads i løbet af din arbejdsuge, og du vil være i stand til at præstere bedre på de ansvarsområder, der betyder mest. Ikke kun det, men du vil have et bevis på, hvor din tid bliver brugt, og være i stand til at foretage ændringer i den efter behov.

Asana vs. Mandag: Vælg det perfekte projektstyringsværktøj

Asana og Monday er begge populære projektstyringsværktøjer, men hvordan sammenlignes de? Find ud af hvilken der er bedst!

Læs Næste

Om forfatteren