De 12 bedste funktioner i Microsoft Access til databasestyring

Databasestyring kan være gentagende og hektisk, hvis du ikke bruger det rigtige værktøj. Med Microsoft Access bliver det nemt at vedligeholde en relationsdatabase.

Læs videre for at vide mere om Microsoft Access og dets hovedelementer og funktioner.

Hvad er Microsoft Access?

Microsoft Access er et robust produktivitetsværktøj, der følger med Microsoft 365-pakken. I denne database kan du optage, se, redigere og spore data. Du kan endda etablere et forhold mellem dataene.

Udover at gemme en stor mængde information, letter det let datahentning og brug på forskellige platforme. Microsoft Access understøtter også integration med andre værktøjer til ubesværet datasynkronisering. Nogle af dens hovedkomponenter er tabeller, formularer, rapporter og forespørgsler.

1. Udsigt bag scenen

Microsoft Access Backstage-visningen er det, du ser, når du starter Access-softwaren, men ikke åbner en database. Med Microsoft Access Backstage-visning kan brugere udføre adskillige databasestyringsopgaver, herunder at åbne en eksisterende database og oprette en ny.

Dens menupanel indeholder kommandoer, som du kan anvende på en databasefil. Fra dets filbånd kan du vælge fra dets skabeloner for at oprette en ny fil.

2. Database

Microsoft Access er et databasestyringssystem (DBMS), der lader dig oprette og administrere store databaser. En database hjælper dig med at holde oplysningerne på en organiseret måde.

En databasefil oprettet i Microsoft Access 2007 eller nyere versioner kommer med filtypenavnet ACCDB, mens databaser oprettet i tidligere Access-versioner er kendt som MDB.

Normalt er alle tabellerne i en Access-database, sammen med andre objekter, såsom formularer, rapporter, makroer og moduler, gemt i en enkelt fil.

3. Relationer

Ved at etablere relationer kan du skabe en forbindelse mellem to forskellige tabeller. En relation involverer felter af to tabeller, der indeholder tilsvarende data.

Relaterede: Sådan opretter du relationer mellem flere tabeller ved hjælp af datamodel i Excel

For eksempel kan feltet Elev-id i tabellen Elevdata forbindes med et felt af samme navn i tabellen Elevresultater. Relationer hjælper med at forhindre manglende data og bestemmer hurtigt resultaterne af en forespørgsel.

4. Primære nøgler

Når det kommer til at tilknytte og meningsfuldt kombinere data fra flere tabeller i Microsoft Access, skal du bruge det primære nøglefelt. Den primære nøgle i en tabel er fremmednøglen i en anden tabel. Man kan tilføje primærnøglefeltet i andre tabeller for at henvise tilbage til primærnøglekildetabellen.

5. Tabeller

Adgangstabeller ligner et Excel-regneark, der indeholder rækker og kolonner. Men i Microsoft Access omtales rækker og kolonner som poster og felter.

Desuden gemmer den dataene anderledes end et regneark. Du bør oprette én tabel for at spore hver type information. Denne proces kaldes normalisering. Det hjælper dig med at undgå afskedigelser og gør en database fleksibel.

6. Former

Microsoft Access-formularer giver dig mulighed for at se, indtaste og redigere data for én række ad gangen. En formular indeholder normalt kommandoknapper og kontroller til at udføre andre opgaver som at sende data til et andet værktøj.

Ved hjælp af formularer kan du kontrollere, hvordan nogen interagerer med databaseoplysningerne. Du kan finde værktøjer til oprettelse af formularer på skab fanen i menuen Access Ribbon. Her kan du designe din egen formular ved at designe en blank formular. Men den bedste mulighed er at gå gennem Form Wizard.

7. Rapporter

Du kan bruge Access-rapporter til at formatere, kompilere og præsentere data. Generelt indeholder den svar på et specifikt spørgsmål. Kør en rapport til enhver tid for at få de opdaterede databaseoplysninger.

Det er også muligt at formatere en rapport for at præsentere data på den mest effektive måde. Du kan formatere den til visning, udskrivning, eksport eller afsendelse som en vedhæftet fil i e-mail.

Relaterede: Hvad er Microsoft SharePoint? Funktioner og fordele ved at bruge det

8. Forespørgsler

Funktionen af ​​en forespørgsel er at hente data, der opfylder specifikke betingelser, fra tabeller. Du kan også bruge den til at udføre nogle foruddefinerede beregninger. På Access desktop-applikationen kan du bruge forespørgsler til at opdatere eller slette flere poster samtidigt.

Forespørgsler kan være af to typer: udvalgte forespørgsler og handlingsforespørgsler. Mens en udvalgt forespørgsel giver brugerne mulighed for at se, kopiere og udskrive hentede data, kan en handlingsforespørgsel udføre en opgave med dataene.

9. Makroer

En makro er et værktøj, der automatiserer opgaver og tilføjer funktionalitet til forskellige databasedele, herunder formularer, rapporter og kontroller. Det er et program til at automatisere manuelle opgaver som at åbne en rapport, køre en forespørgsel, kopiere indsætte og formatere tabel i Access, som du gør regelmæssigt.

For eksempel, ved at vedhæfte en makro til en kommandoknap, kan du sikre, at makroen kører, når du klikker på den knap.

Relaterede: Sådan begynder du at bruge makroer i Word

10. Moduler

Et modul er et sæt erklæringer og procedurer, der tilføjer funktionalitet til din database. Disse udsagn er sat sammen som en enhed. Du skal bruge VBA-sproget til at skrive moduler.

Der kan være klassemoduler eller standardmoduler. Klassemodulerne er knyttet til formularer og rapporter, mens standardmodulerne ikke er knyttet til noget objekt.

11. Input masker

Inputmasker angiver det gyldige format for din inputværdi i et felt. Denne funktion er dog kun tilgængelig for Access-desktopdatabaser.

Inputmasker kan sikre konsistensen af ​​den indtastede værdi, især i værdifølsomme felter som telefonnumre og postnumre. Den indeholder en obligatorisk og to valgfri dele, hver adskilt af et semikolon.

12. Valideringsregler

Du kan bruge disse regler til at validere de data, du indtaster i en database. Udtryksbyggeren kan hjælpe dig med at formatere reglen nøjagtigt. Microsoft Access har to typer valideringsregler:

Feltvalideringsregel

Hvis du angiver en valideringsregel for et felt, forhindrer Access dig i at forlade dette felt, medmindre du indtaster en gyldig værdi. Antag, at du tilføjer >=#12/01/2021# i ejendom af Valideringsregel af datofeltet. I så fald skal du kun indtaste datoer den 1. december 2021 og derefter.

Regl for registreringsvalidering

Du kan bruge den til at kontrollere, hvornår du kan gemme en post. Denne regel tager hensyn til andre felter i samme tabel og sammenligner deres værdier.

Microsoft Access til administration af relationel database

Når det kommer til styring af en relationel database, tilbyder Microsoft Access en problemfri løsning til erhvervsbrugere. Denne artikel diskuterede de grundlæggende funktioner i Microsoft Access, hvor du læste, hvor du får en grundlæggende idé om værktøjet.

Hvis du er interesseret i at lære, hvordan du opretter en simpel database ved hjælp af Microsoft Access, så tjek følgende artikel.

Sådan opretter du en database i Microsoft Access: En trin-for-trin guide

Vil du oprette en simpel database på Microsoft Access for at skærpe dine databasefærdigheder? Her er en trin-for-trin guide til, hvordan du gør det.

Læs Næste

Om forfatteren