Sådan opretter du en database i Microsoft Access: En trin-for-trin guide

Microsoft Access er en GUI-baseret front-end databaseapp, der bringer kraften fra softwareudviklingsværktøjer og Microsoft Jet Database Engine i én kodefri og lavkodet platform. Derfor er det en leg at oprette en relationsdatabase i Access.

Denne artikel viser dig de enkle trin til at oprette en desktop-baseret Access-database ved hjælp af en skabelon. Det vil også forklare trinene til at oprette en Access-database fra bunden ved at bygge dine egne formularer, tabeller, rapporter og andre objekter.

Brug af skabeloner til at oprette en database i Microsoft Access

Microsoft giver dig adgang til flere produktionsklare Access-databaseskabeloner. Du kan bruge disse skabeloner uden ændringer eller personliggøre dem en smule til brandingformål.

En Access-databaseskabelon kommer med alle de nødvendige objekter, som en funktionel database har brug for. For eksempel kan du finde tabeller, forespørgsler, makroer, rapporter og formularer i enhver skabelon, du vælger.

Du kan vælge en hvilken som helst databaseskabelon for at komme i gang med Microsoft Access database. Sådan gør du:

1. Åbn Microsoft Access på din bærbare eller stationære computer.
2. Du bør se startskærmvisningen af ​​Access.
3. Klik på Ny på panelet i venstre side.
4. Du bør se mange Access-databaseskabeloner.
5. Brug søgefeltet til at søge efter online skabeloner, hvis du ikke finder det, du leder efter.
6. Skabelonoversigtsvinduet åbnes, når du vælger en skabelon.
7. Her kan du ændre Filnavn og filsti.
8. Klik skab at bygge databasen. Den åbner automatisk.
9. Du vil se velkomstskærmen. Klik på Kom igang at bruge databasen.
10. Navigationsruden i venstre side viser dig alle databaseobjekter som tabeller, forespørgsler, formularer og så videre.
11. Du kan begynde at indtaste projektopgaver ved at klikke på Ny opgave i opgavelisteformularen.
12. Du kan dobbeltklikke på Opgaver under menuen Tabeller i venstre side for at gennemgå den rå database.
13. Klik på Luk (X) knappen i øverste højre hjørne under båndet for at lukke eventuelle åbne databaseobjekter.

Sådan opretter du en database i Microsoft Access fra bunden

Selvom Access-databaseskabeloner sparer dig noget tid, lader det dig ikke dykke dybt ned i arbejdet i en database. Du skal oprette en database fra en tom Access-fil ved hjælp af dine egne data, tabel, formularer og andre dele. Download denne eksempel på Access-database at begynde at bygge din egen.

Relaterede: Sådan lærer du Microsoft Access: Gratis onlineressourcer

Du kan begynde at oprette din egen Access-database ved at følge disse nemme trin:

1. På Access-båndmenuen skal du klikke på Fil fanen.
2. Du vil se Tom database mulighed. Klik på det.
3. Skift navn og sti i Tom database oversigt vindue.
4. Klik på skab knappen for at bygge og åbne den tomme database.

Den tomme database er grundlaget. Du skal tilføje data og databasedele for at gøre det til en funktionel database. De følgende afsnit viser trinene til at tilføje grundlæggende databasedele af Access:

1. Tilføj en tabel

Den tomme database tilføjer automatisk en tabel, Tabel 1. Tabellen i dataarkvisningen ligner et Excel-regneark. Access bruger dog udtrykket Field for kolonner og Record for rækker.

Hvis du vil tilføje en ny tabel til din database:

1. Klik på skab fanen i båndmenuen.
2. Du vil se seks sektioner af databasedele som Application, Table, Query, Form, Report og Macro.
3. Du skal blot klikke på Bord at skabe Tabel 2.

Relaterede: Sådan opretter du relationer mellem flere tabeller ved hjælp af datamodel i Excel

2. Tilføjelse af data til tabeller

Selvom Access-databasen ligner Excel, er det anderledes at tilføje data. Her er de trin, du skal prøve for at tilføje data til en tabel:

1. Det første felt vises som ID. Dobbeltklik på det for at omdøbe det til Optag ID.
2. Klik nu videre Klik for at tilføje og vælg datatypen. Datatype lader Access vide, hvilken slags poster du vil gemme i det felt.
3. Vælge Kort tekst for felter som fornavn, efternavn, adresse osv.
4. Klik på for at tilføje felter og datatyper hurtigere Designvisning ikon i nederste højre hjørne.
5. Du kan tilføje Feltnavn og Datatype side om side.
6. Nu er det tid til at tilføje poster. Når du tilføjer en post nedenfor Fornavn, Access vil tildele Primær nøgle 1 i cellen nedenfor Optag ID.
7. Primære nøgler er unikke for hver post. Access bruger det til at bygge tabelrelationer.

3. Tilføj en formular

Formularer hjælper dig og dine teammedlemmer med at tilføje data hurtigt. Det gør også dataindtastning nemmere. Gentag følgende trin til at bygge en formular:

1. Vælg en databasetabel til formularopbygning.
2. Klik på skab fanen på båndmenuen.
3. Klik på Form.
4. Access vil automatisk oprette en formular baseret på tabeldataene.
5. Formularen vil også vise data fra andre sammenkædede tabeller.
6. Klik på Ny (tom) rekord knappen nederst i formularen for at indtaste nye kundeoplysninger.
7. Nu, hvis du forsøger at lukke formularen, vil Access bede dig om at gemme og omdøbe formularen.

4. Tilføj og kør en forespørgsel

At køre en forespørgsel og hente data er en vigtig opgave, som du kan udføre i din Access-database. Du kan prøve disse trin:

1. Fra skab fanen på båndmenuen, klik på Forespørgselsdesign.
2. Dobbeltklik på de tabeller, hvorfra du vil hente data gennem forespørgsler.
3. Dobbeltklik på de felter, du vil inkludere i din forespørgsel fra hver tabel.
4. Du kan også tilføje kriterier for hvert felt for at vise specifikke data.
5. Tilføj kriterier for Ordren fyldt ved at indtaste et lighedstegn (=) efterfulgt af Ja.
6. Skifter databasen til dataarkvisning, udføres forespørgslen og hentes kundedata for udfyldte ordrer.

5. Tilføj en rapport

Du kan oprette strukturerede rapporter til din Access-database. Nede i linjen giver rapporter vital indsigt om projektet eller arbejdsgangen. Enkle trin til at oprette en rapport:

1. Vælg den tabel, som du vil bygge en rapport til.
2. Klik på Rapport fra skab fanen i båndmenuen.
3. Højreklik på et felt og vælg Slet kolonne for at fjerne eventuelle felter.
4. Klik på i nederste højre hjørne Vis udskrift at visualisere din rapport.
5. Luk rapporten, og Access giver dig mulighed for at gemme den.

Brug Microsoft Access til kraftfulde databaser

Du kan oprette en fuldt funktionel database på Microsoft Access ved at følge de ovennævnte trin. Brug derefter din database til at administrere en masse arbejdsrelaterede ting som klienter, projektdata, indtægtsdata, indholdshistorik og så videre.

Selvom det har lidt af en indlæringskurve, vil din indsats helt sikkert give dig bedre muligheder. Du kan improvisere din arbejdsgang med en systematisk database. Eller du kan sætte færdigheden i dit CV for at jage efter et højtbetalt job i velrenommerede teknologivirksomheder.

10 bemærkelsesværdige teknologivirksomheder, der giver dig mulighed for at arbejde på afstand

Virksomheder bliver mere åbne over for ideen om fjernarbejde. Men hvilke teknologivirksomheder giver dig mulighed for at arbejde uden for kontoret?

Læs Næste

Om forfatteren