8 avancerede databasefunktioner om Notion, du bør bruge

Du bruger muligvis Notion-sider til at oprette databaser uden kode ved hjælp af Notion-funktioner som List, Table, Gallery, Calendar og Board. Notions databasefunktioner på næste niveau kan dog øge dine opgaver, ressourcestyring og overordnet projektproduktivitet.

Disse funktioner på højt niveau lader dig ikke kun organisere projektdata i databaser. Du kan opdele dine data eller anvende formler til at opdage mønstre. Læs videre for at finde ud af om disse avancerede funktioner og deres fordele.

1. Håndtering af databaseegenskaber

At organisere en enorm samling af data bliver let med dataegenskabsfunktionen Begreb. Du skal tilføje en ny dataegenskab til klassificeringsformål. Tilføjelse af en dataegenskab giver også en ny kontekst til dataene. For eksempel kan du tilføje databaseegenskaber som opgaveejere, forfaldsdatoer, sidst redigerede tidsstempler, relevante URL'er og så videre.

Du kan også bruge databaseegenskaber til datamanipulationsarbejde. Hvis data f.eks. har flere egenskaber som tekst, nummer, person, e-mail og telefon, vises de i forskellige scenarier, hvis du vælger en relevant filtreringsejendom.

Der er to typer databaseegenskaber, nemlig grundlæggende og avancerede egenskaber. Blandt de 12 grundlæggende egenskaber er de mest almindelige E-mail, Telefon, Tekst, URL, Dato og Filer og medier. Tværtimod er Formel, Relation og Rollup det almindelige blandt de i alt syv avancerede egenskaber.

Notion giver dig mulighed for at administrere egenskaber på mange måder, såsom at tilføje en ny, slette en eksisterende, skjule, vise og omarrangere.

Relaterede: SQL vs. NoSQL: Hvad er den bedste database til dit næste projekt?

2. Database filtre

Når du har tilføjet et par egenskaber til dit datasæt, kan du filtrere din database for at fokusere på en bestemt sektion. Du skal vælge en filteregenskab. Filterfunktionen virker på logikken har eller ikke har.

Du kan oprette et nyt filter fra Tilføj et filter mulighed for Filter menuen over databasen. Du kan oprette komplekse eller simple filtre afhængigt af datahentningsstrategien.

Det kan være muligt, at du skal bruge det samme filter flere gange. Du kan også kopiere databasen og oprette en ny til den pågældende filtervisning for at spare tid.

Du kan oprette indlejrede filtre op til tre lag. Indlejrede filtre giver dig også mulighed for at tilføje OG og ELLER logik. Det Tilføj en filtergruppe mulighed fra Filter menuen lader dig oprette indlejrede filtre.

3. Sortering af databaser i realtid

Du kan organisere dine data knyttet til forskellige egenskaber i stigende og faldende rækkefølge ved at bruge sorteringsfunktionen i Notion. Sortering er specifikt nyttigt til at bestille data, indhold eller opgaver afhængigt af de kendte egenskabstyper.

Lad os for eksempel sige, at du vil kende dagens prioriterede opgaver. Du kan sortere din opgavetabel efter prioritet for at vide, hvilke opgaver der kræver øjeblikkelig opmærksomhed. Du kan også bruge andre sorteringsfunktioner som alfabetisk, sidst redigeret og så videre.

Sorteringsfunktionen anvender forskellig logik for egenskabssortering afhængigt af egenskabsværdien. For eksempel vil egenskaberne Tekst og Navn vise en alfabetisk sorteringsindstilling. Til gengæld vil nummeregenskaben kun tilbyde numerisk sortering.

4. Anvend databaserelationer

Relationsfunktionen i Notion sparer din tid ved at reducere indsatsen for at administrere flere databaser for ethvert projekt. Den forbinder alle databaserne, så du kan hente den nødvendige indsigt fra enhver database i det samme projekt.

Derudover kan du udføre en global analyse af data ved at forbinde alle databaser fra forskellige afdelinger. Anvendelse af databaserelationer i Notion er ret simpelt og involverer ikke nogen kodning. Lav den perfekte relationsdatabase uden kode på Notion med blot et par klik:

1. Du skal blot tilføje en Relation egenskab i databasen, hvor du vil linke de andre databaser.
2. Notion viser dig de tilgængelige databaser, du kan vælge.
3. I sektionen egenskabsværdi skal du vælge den datarække, som du vil linke til de aktuelt valgte data.

Relaterede: Sådan opretter du relationer mellem flere tabeller ved hjælp af datamodel i Excel

5. Aggreger data ved hjælp af rollups

Oprulning er en anden vigtig funktion, der hjælper dig med at hente væsentlige data i alle forbundne databaser af Notion. For eksempel kan du bruge Rollup-funktionen til at estimere den samlede projektgennemførelsestid uden manuelt at tælle de sammenkædede opgaver.

Rollup tilbyder også andre beregninger som tæl alle, tæl værdier, tæl tomme, procent ikke tom, og så videre. I lighed med Relation-funktionen er Rollup også en kodefri funktion. Du kan oprette en oversigt i kun tre trin, nemlig at vælge en relation, ejendom og beregne.

En kraftfuld funktion ved Notion er databaselinking. Funktionen Linked Database giver dig mulighed for at vise en del af datatabellen i forskellige arbejdsområder. Hvis du har forskellige teamarbejdsområder på Notion, er dette den perfekte funktion til at fremvise opgaver på teamniveau.

Du kan også anvende separate filtre i den sammenkædede database uden at foretage visuelle ændringer i den overordnede database. Du kan også anvende sorteringsfunktioner. De sammenkædede databaser viser et to-vejs uddrag af den overordnede database. En sammenkædet database får sine data fra den samme kilde, men har forskellige visninger, sorteringer og filtre.

Hvis du foretager ændringer på indhold eller ejendomsniveau i nogen af ​​de linkede databaser, vil kildedatabasens indhold også afspejle disse ændringer.

7. Beregninger og funktioner

Notion-databasen giver dig adgang til enkle og komplekse matematiske beregninger. Du kan oprette din egen formel og udføre den på din database for at oprette rapporter eller prognoser for dine projekter.

Du skal tilføje en Formel-egenskab til din database. Derefter kan du køre alle mulige funktioner og beregninger ved at inkludere andre egenskaber i databasen. Efter du har tilføjet Formel ejendom, kan du klikke på en hvilken som helst række for at få vist Formel menu. Denne menu har sektioner som Egenskaber, Konstanter, Operatører og Funktioner.

8. Database skabeloner

Databaseskabeloner fjerner besværet med dataindtastning og gør dig mere produktiv, når du arbejder på Notion-databaser. Disse skabeloner sikrer, at du eller dine teammedlemmer følger en ensartet dataindtastningsstruktur.

Du kan oprette en databaseskabelon én gang til specifikke data som indsendelse af fejlrapporter, mødeindkaldelser, personlige journaler osv. For almindeligt arbejde skal du blot vælge denne skabelon og kun indtaste dataene. Egenskaber og strukturer vises automatisk på databaseskabeloner.

Uddrag vital indsigt fra din idédatabase

Nu hvor du kender nogle funktioner på højt niveau i Notion-databasesystemet, kan du uden besvær anvende disse på dine Notion-sider og wikier. Disse er vitale værktøjer til at forbinde datasæt og skabe mønstre for at gætte den fremtidige fremgangsmåde.

Lad ikke din Notion-database blive endnu et element på din teknologistak. Manipuler databaserne på den måde, du ønsker at tilføje værdi til dine agile produktivitetsmål.

De 9 bedste agile produktivitetsværktøjer til fjern- og hybridteams

Vil du vide, hvilket agilt projektstyringsværktøj der passer til dit team? Find ud af denne liste over de bedste agile produktivitetsværktøjer.

Læs Næste

Om forfatteren