Sådan opretter du en professionel faktura fra bunden: 5 nemme trin

Fakturering er en væsentlig del af freelancing. Det er et bevis på dit hårde arbejde og den tid, du har investeret i at hjælpe dine kunder med dine fantastiske tjenester. Selvom fakturering kan automatiseres, har du måske ikke nok budget til at bruge på dyrt regnskabssoftware.

Plus, at bruge de samme gamle fakturaskabeloner, som alle andre bruger, vil ikke hjælpe dit brand til at skille sig ud. I denne artikel lærer du, hvordan du opretter en faktura fra bunden for at fakturere dine kunder – en, der er unik for dig og repræsenterer dit brand.

Trin 1: Opret en liste over det væsentlige

En faktura indeholder følgende væsentlige detaljer:

1. Virksomhedsoplysninger for begge parter: E-mails, telefonnumre, adresser mv.
2. Faktura nummer: Et unikt nummer til at identificere fakturaen (eksempel: #1001).
3. Udstedelsesdato: Datoen, hvor du udstedte fakturaen.
4. Afleveringsdato: Datoen for hvornår klienten skal betale dig.
5. Beskrivelse: En kolonne, der indeholder alle de tjenester, du har leveret til kunden.
6. Pris: Dine afgifter pr. enhed af hver leveret tjeneste.
instagram viewer
7. Antal: Antallet af enheder af din tjeneste, som kunden har købt (eksempel: 10 artikler).
8. I alt: Samlede omkostninger for hver leveret servicevare, dvs. prisen ganget med mængde.
9. Subtotal: Samlede omkostninger for alle serviceelementer kombineret før justeringer.
10. Skat: Skat, der skal betales (hvis nogen) af kunden ved køb af dine tjenester. Kontakt din revisor for at guide dig gennem denne proces.
11. Forfaldent beløb: Den endelige udgift, som kunden vil afholde i bytte for dine ydelser efter alle justeringer.
12. Betalingsoplysninger: Alle betalingsmåder, som du accepterer, inklusive dine kontooplysninger.
13. Vilkår og betingelser: De vilkår og betingelser, som du og din klient blev enige om, inden handlen blev indgået.

Her er et tip: Det er en god idé at inkludere en lille taknemmelig gestus på din faktura. Noget så lille som "Tak for din virksomhed" tilføjer en masse personlighed til din faktura. Det fortæller din kunde, at du ser frem til at handle med dem igen.

Vær også forsigtig, når du giver rabatter. Newbie freelancere er ofte fristet til at give store rabatter til deres kunder i håb om, at de vil blive ved. Men dette kan resultere i den modsatte effekt, fordi kunder kan opfatte din oprindelige pris som en forkert fremstilling af den værdi, du leverer.

Relaterede: Ting, kunder ser efter, når de ansætter freelancere

Trin 2: Tilføj dine brand-id'er

Det, der adskiller en god faktura fra en middelmådig, er, hvor godt den er designet. Sidstnævnte kan indeholde alle de væsentlige dele, men ser utroligt kedeligt og uinspirerende ud. Hvis det gøres rigtigt, kan din faktura fungere som et subtilt marketingværktøj udover at være et juridisk dokument.

Du kan gøre dette ved at bruge dine brand-id'er såsom dit logo, typografi og mærkefarver. Gennem en smart kombination af farve, skrifttype og syntaks kan du påvirke din klients humør, når de ser på din faktura og rette deres opmærksomhed mod de vigtigste dele.

Relaterede: Sådan opretter du en brugerdefineret farvepalet i Adobe Photoshop

Trin 3: Afslut din skabelons layout

Når du er færdig med at tilføje dine brand-id'er, er næste trin at færdiggøre layoutet på din faktura. Det betyder at arrangere alt sådan, at alle elementer i fakturaen komplementerer hinanden. Målet her er at skabe en brugerdefineret skabelon, der kan bruges på ubestemt tid.

En god skabelon er en, der er organiseret, smuk, nøjagtig og uendeligt genbrugelig. Bare rolig, du behøver ikke at være grafisk designer for dette. Bare en grundlæggende forståelse af design og nysgerrighed efter at eksperimentere er nok. Du kan også kigge på skabeloner online for inspiration.

Relaterede: Grundlæggende designelementer og hvordan man bruger dem

Apropos designere, så kan det være en god idé at hyre en til denne proces. De kan hjælpe dig med at bruge dine mærkeidentifikatorer på en måde, som du måske ikke havde forestillet dig, og bedre arrangere din faktura. Når alt kommer til alt, er det langt billigere at ansætte nogen én gang end at betale et almindeligt abonnementsgebyr for regnskabssoftware.

Husk, din skabelon skal være en blanding af design og data. Det betyder, at den nøjagtigt skal vise alle nødvendige detaljer på din faktura og stadig se præsentabel ud. Dette er normalt svært at få fat i i første forsøg, så vær ikke bange for at rode tingene sammen; lære gennem forsøg og fejl.

Trin 4: Udfyld detaljer og kontroller for fejl

Oplysningerne i en faktura er meget vigtige, både fra et juridisk og et professionelt synspunkt. En faktura med forkerte oplysninger er et øjeblikkeligt rødt flag for kunder og kan skade eller endda afslutte dit forhold til dem.

Tre ting, du skal være særlig opmærksom på, er det endelige skyldige beløb, dine betalingsmetoder og de aftalte vilkår og betingelser. Husk, ingen kan lide overraskelser på en faktura. Jo nemmere du gør det for din kunde at betale dig, jo større sandsynlighed er der for, at du modtager din betaling til tiden.

Trin 5: Send fakturaen til din kunde

Når alt er sat på plads (angiveligt efter adskillige revisioner), send fakturaen til din klient. Sørg for, at du ikke har brugt redigerbare dokumentformater som .docx og valgt .png eller .pdf i stedet for. Førstnævnte tilføjer forvirring og mistillid til handelen, hvis nogen af ​​parterne ændrer dokumentet senere.

Relaterede: Klientrøde flag, som enhver freelancer bør være opmærksom på

Hvis du sender en faktura til en ny kunde og ikke ved, hvad du skal skrive i e-mailen, så brug denne skabelon:

Hej [klient],

Tak, fordi du valgte [dit firmanavn] til dine krav. Vedhæftet denne e-mail finder du din faktura for de arbejdsartikler, der er leveret på/under [leveringstidspunkt for arbejdet].

Du er velkommen til at fortælle os, hvis du er i tvivl eller har brug for afklaring på noget, vi vil meget gerne hjælpe. Ser frem til fremtidige samarbejder.

Opret en mindeværdig faktura

Du tror måske, at det ikke er det værd at bruge tid på at designe en faktura, fordi du trods alt ikke får betalt for det. Så hvorfor gider lave en brugerdefineret skabelon, når du bare kan bruge en færdiglavet?

Selvom det er sandt, skal du være opmærksom på, at en tilpasset faktura er et subtilt, men stærkt marketingværktøj. Det signalerer ikke kun kompetence og professionalisme, men sætter også dit brands præg på hver ny kunde – hvilket gør dig mindeværdig.

Sådan bliver du en succesfuld freelancer: 8 væsentlige færdigheder

Vil du vide, hvordan man bliver en succesfuld freelancer? Her er nogle nøglefærdigheder, som du får brug for!

Læs Næste

Om forfatteren