Sådan bruger du Microsoft Outlook til projektstyring

Hvis du eller din virksomhed allerede bruger Microsoft Outlook som din e-mail-applikation, er det en god idé at bruge det som et fuldgyldigt værktøj til projektstyring. Hvorfor bruge en anden heftig software med en ukendt grænseflade, når du kan tildele opgaver, indstille påmindelser og forfaldsdatoer til dine opgavelister i Microsoft Outlook?

Maksimering af din produktivitet er en nem affære med Microsoft Outlook. Det kommer indlejret med adskillige nyttige værktøjer, der hjælper dig med at kategorisere projekter, mærke dem og gøre så meget mere. Lad os tage et kig på alt, hvad du kan gøre med Microsoft Outlook som et projektstyringsværktøj.

1. Tildel opgaver

Hvis du arbejder med et lille team, er det nemt og ubesværet at tildele opgaver, når du bruger Microsoft Outlook. Gå til At gøre på venstre panel og fortsæt til Tilføj en opgave.Når du har tilføjet opgaven, skal du højreklikke og vælge Opret ny liste fra denne opgave.

Når du har lavet opgavelisten, skal du højreklikke og vælge Del liste

. Du har mulighed for at Opret invitationslink for folk at tillade folk at deltage og redigere denne opgaveliste. Denne funktion er utrolig nyttig til at sortere projekter inden for et lille eller mellemstort team.

2. Tilføj et e-mail-alias

Arbejdsopdateringer og projektkommunikation kan gå tabt i den byge af daglige e-mails, du modtager, selv når du er for forsigtig. En ubesvaret e-mail kan føre til forsinkelser og modsigelser af enhver art. En enkel måde at håndtere dette problem på er ved at oprette et e-mail-alias i Microsoft Outlook.

Det er en ekstra e-mailadresse, der bruger den samme kontaktliste og indstillinger til at modtage e-mails. Du kan gøre det ved at gå til Tilføj et Alias og oprette en ny e-mailadresse eller bruge en eksisterende til at fungere som dit alias. Alle e-mails modtaget på denne adresse vil som standard blive lagt i en speciel projektstyringssoftware.

3. Opret en gruppe

Hvis du forsøger at holde alle projektmedlemmer informeret om alle projektopdateringer, kan du nemt oprette en gruppe. Dette gør også opgaven med at dele kalendere nemmere (mere om det senere).

Gå til Mennesker på venstre panel, og se efter Grupper og oprette en. Du bliver bedt om at tilføje medlemmer, og når du har gjort det, får du vist et gruppe-e-mail-id, hvor du kan sende alle projektrelaterede mails og få adgang til gruppekalenderen. Du kan oprette nye begivenheder, blive opdateret om de kommende og være på forkant med deadlines.

4. Del kalendere

Der er ikke noget bedre end at være på samme side, når du arbejder på et projekt. Projektets synlighed er afgørende for projektets succes. En god måde at sikre det på er ved at dele en projektkalender, der er tilgængelig for alle medlemmer af projektet.

RELATEREDE: Sådan gør du Outlook mindre distraherende med disse hurtige tips

Du kan ikke kun se, hvad andre arbejder på, men også fokusere på begivenhedsmilepæle og vigtige projektbegivenheder, der er forestående. Med sådan en kalenderintegration er du forpligtet til aldrig at gå glip af vigtige opdateringer. Nu kan du dele din kalender med dine kontakter.

Du finder muligheden for deling øverst til højre, og du kan også vælge at afspejle projektgruppens kalenderaktiviteter for at blive vist i din kalender for at holde dig opdateret.

5. Brug regler til at drive et projekt

Hvis du gerne vil automatisere nogle få hverdagsagtige processer og tage ansvaret for din e-mail-indbakke såvel som dit projekt, er der ingen bedre måde at gøre det på end at bruge regler. For at komme i gang kan du blot højreklikke på en e-mail og gå til Avancerede handlinger.

Klik på en Opret regel fra rullemenuen. Du kan enten vælge at flytte den eksisterende e-mail til en mappe efter eget valg, og hvis du vil gøre mere, vælg Flere muligheder.Du kan også tilføje en handling og bestemme, hvad der skal ske, hver gang du modtager en mail fra denne modtager.

6. Kategoriser alt

Når dit arbejde er fjerntliggende, og meget kommunikation sker via e-mail, er det bedst at kategorisere og mærke forskellige projekter, så du ikke går glip af vigtig korrespondance. Du kan højreklikke på en e-mail og vælge Kategoriser fra rullemenuen. Nu kan du enten vælge mellem de allerede tilgængelige kategorier eller fortsætte med at oprette en ny.

Hvis du skal indføre ændringer i en eksisterende kategori, kan du gøre det i Administrer kategorier.

7. Brug søgelinjen

Hvis du ikke tror på at kategorisere alt eller sætte etiketter på dine e-mails, kan du bare bruge søgefeltet til at lede efter projekt-e-mails. Giv et relevant søgeord, og det vil finde præcis det, du leder efter, hver eneste gang.

RELATEREDE: Sådan farvekategoriserer du din Outlook-kalender

Søgelinjen lader dig søge specifikt i en mappe efter eget valg eller en undermappe, hvilket gør din opgave meget nemmere. Det sparer tid samt en stor indsats. Desuden kan du også søge i slettede e-mails, samtalehistorik eller angive andre detaljer som emne, søgeord og modtager for at hjælpe med at finde det, du leder efter.

8. Lav nye mapper for at differentiere projekter

Du kan altid oprette en ny mappe til at indeholde oplysninger om et projekt. Når du gør det, vil chancerne for at blande projekter eller gå glip af vigtige e-mails og deadlines være reduceret til et minimum. Klik på tre linjer øverst til venstre på din skærm, og gå til slutningen af ​​rullemenuen.

Der finder du Ny mappe, og det vil tage dig mindre end et sekund at lave en ny mappe.

9. Brug Excel, PowerPoint, Word og OneNote

Microsoft Outlook eller dens webversion Outlook.com leveres integreret med Excel, PowerPoint, Word og OneNote. Du kan nemt få adgang til Microsofts suite af produktivitetssoftware fra startsiden. Du kan finde dem i venstre panel, og du kan komme i gang på ingen tid.

Disse integrationer hjælper dig med at lave præsentationer, tilføje noter, oprette regneark og dokumenter på ingen tid – alt sammen fra en enkelt skærm.

Microsoft Outlook gør projektstyring nemmere

Perfekt til eksterne teams, der arbejder online, Microsoft Outlook er ekstremt nyttigt til at tildele opgaver og automatisere hverdagslige opgaver. Når du har mulighed for at oprette nye mapper, undermapper, e-mail-aliaser og sortere alt i kategorier, kan intet gå galt.

Microsoft Outlook kan være nyttigt til din projektstyring ved at give dig mulighed for at oprette opgaver fra en e-mail, oprette sticky notes og oprette tavler, så du kan se alt med et øjeblik. Med et projektstyringsværktøj, der følger med din e-mailapplikations velkendte grænseflade, kan du være på forkant med dine produktivitetsværktøjer hvor som helst og når som helst.

De 5 bedste værktøjer til Microsoft Outlook

Mangler du en funktion i Microsoft Outlook? Her er flere Outlook-værktøjer, der tilføjer nyttig funktionalitet til din indbakke!

Læs Næste

Om forfatteren