De 6 bedste gratis prioriteringsskabeloner til dine projekter

Føler du nogle gange, at du svømmer i et hav af projekter og ikke ved, hvordan du skal prioritere dit arbejde? Du kan gøre alle dine projekter synlige og dine langsigtede mål tydelige med projektprioritering skabeloner, samtidig med at du får hurtig adgang til opgavebeskrivelser, projektmilepæle og kritisk succes faktorer.

Start hvert projekt på det rigtige fod ved hjælp af disse unikke skabeloner til projektkickoff-møder, samt tildel prioriteter til mål i rækkefølge efter vigtighed og mere.

1. Idéprioritering: Action-Priority Matrix af Someka

Action-Priority-matricen, alternativt kendt som Impact-Effort Matrix, er et simpelt værktøj, der hjælper med at tilpasse teams omkring de vigtigste ideer. Skabelonen er fantastisk til nystartede virksomheder, små virksomheder og nonprofitorganisationer, og den rangerer nemt ideer baseret på vigtige overvejelser såsom bemanding, ressourcer, fremdrift, omkostninger og samlet indsats og indvirkning.

Skabelonen er organiseret i en indsats- og effekt/betydningsmatrix, som rangerer hver idé baseret på dens succes i et af fire scenarier (Høj indsats-høj effekt, lav indsats-høj effekt, høj indsats-lav påvirkning eller lav indsats-lav effekt Indvirkning). Denne ramme hjælper dig med at træffe mere informerede beslutninger om, hvor du skal bruge din tid og dine ressourcer.

Hent:Someka (Gratis, tilgængelig som Excel-fil)

2. Målprioritering: SMART Goals Worksheet af Vertex42

Indstilling SMART mål hjælper dig ikke kun med at forme dine langsigtede planer, men giver dig mulighed for at sætte dit bedste arbejde i dine mest ambitiøse projekter. Det tilbyder en omkostningseffektiv måde at hjælpe dig med at nå målene og målene for din organisation.

EN SMART Målet bør omfatte alt det følgende:

Bestemt: Målene skal være veldefinerede og klart formuleret.

Målbar: Der bør være en definitiv måde at måle, om du har nået målene, i form af kvantificerbare succesmålinger.

Opnåeligt: Du skal sikre dig, at målet ikke er umuligt at fuldføre.

Relevant: Målene skal være realistiske og relevante i forhold til dine projektmål.

Tidsbestemt: Mål bør være tidsbundne og omfatte måldatoer for opsætning og afslutning.

Brug denne skabelon til at oprette en plan for at nå projektmål. Dette er en fantastisk måde at registrere både kort- og langsigtede mål, deadlines, mål for succes, referencer eller brugte ressourcer og styrker og færdigheder, der bruges til at opfylde projektmål.

Hent: Vertex42 (Gratis, tilgængelig som Excel-fil)

3. Workflow-prioritering: Eisenhower Matrix-skabelon af Someka

Konceptualiseret af den tidligere amerikanske præsident Dwight D. Eisenhower, Eisenhower Matrix er en fantastisk måde at organisere og prioritere dine projekter. Eisenhower-matrixen, også kendt som den presserende/vigtige matrix, er et værktøj, der organiserer opgaver i fire kategorier baseret på uopsættelighed og vigtighed. De fire kategorier af opgaver er:

• Akutte og vigtige opgaver er de punkter, der er både presserende og vigtige og bør behandles med det samme, såsom prioriteter, nødsituationer og deadlines.
• Ikke presserende, men vigtige opgaver er ting, der er vigtige, men som ikke prioriteres, såsom at skrive en journal, indkøbsaktiviteter osv.
• Haster, men ikke vigtige opgaver er aktiviteter, der ikke nødvendigvis er vigtige, men som haster som telefonopkald, sms'er, mails osv., som du vil svare på, når du får muligheden.
• Ikke presserende, ikke vigtige opgaver inkludere opgaver, der ikke er presserende eller vigtige, da de ikke vil hjælpe dig med at nå dine mål.

Det danner rammerne for planlægning af rækkefølgen af ​​aktiviteter og sikrer derved, at du arbejder med de rigtige ting på det rigtige tidspunkt. Du kan analysere prioriterede opgaver, undgå unødvendige opgaver, skære ned på distraktioner og også forberede dig på uforudsete begivenheder.

Hent: Someka (Gratis, tilgængelig som en Excel-fil)

4. Hændelsesprioritering: Incident Priority Matrix af Smartsheet

En hændelse er en forstyrrende begivenhed, der negativt påvirker opnåelsen af ​​et projekts mål. Hændelser kan ske når som helst, fra et længerevarende strømsvigt forårsaget af en naturkatastrofe til funktionsfejl på udstyr eller software.

Brug af en hændelsesprioritetsmatrix er en struktureret tilgang til håndtering af hændelser, mens hændelsens mange komponenter håndteres. Dette er normalt et uvurderligt værktøj til håndtering af IT-serviceanmodninger.

Hver organisation har forskellige prioriteter for risiko- og katastrofeopsving. Brug skabelonen til at tildele prioritetsfarver til hver serviceanmodning, baseret på om det er en væsentlig, kritisk, moderat eller mindre hændelse, og spor derefter fremskridt gennem din organisations workflow.

Med et brugervenligt system til tagging af hændelser og strukturerede felter til lagring af relevant information – kan du fokusere på hurtigere løsninger og samtidig sikre, at dine kunder er tilfredse.

Hent: Smartsheet (Gratis, tilgængelig som Excel-skabelon)

5. Produktprioritering: RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) skabelon af intercom

Det RIS model hjælper dig og dit team med at evaluere prioriteringen af ​​et initiativ. Denne metode er fantastisk til at give klarhed omkring retningen af ​​produktfunktioner, hvilket giver teams mulighed for at træffe bedre beslutninger tidligere i processen.

Inden for rammerne, Nå er defineret ved procentdelen af ​​kundeemner, der ville være i stand til at bruge dit produkt, normalt målt i form af "transaktioner pr. måned" eller andre lignende metrics. Det næste skridt ville være at evaluere indvirkning af funktionssæt, handlet af dine brugere. Baseret på den indsigt, du får, vil du være i stand til at prioritere den ene frem for den anden. Det får dig til at investere i produktfunktioner, der øger konverteringsraterne eller forbedrer kundeoplevelsen.

Det Tillid estimator lader dig definere et tillidsscoringssystem til at evaluere dit holds estimater og bestemme en form for konsensusrangering. Dette værktøj fortæller teamet, hvad der er sandsynligt og rimeligt, i stedet for at give mere vægt til irrelevante eller dårligt definerede meninger eller ideer.

Når det kommer til Indsats, vil dit projekt sandsynligvis tage måneder at fuldføre, så det er vigtigt at lave tids- og arbejdsestimat for hver fase af projektet, herunder design, udvikling og test. Det hjælper dig med at fokusere din energi for at undgå at spilde tid på aktiviteter af lav værdi, der fører til resultater, der ikke er optimale eller simpelthen "gode nok".

Hent:Samtaleanlæg (Gratis, tilgængelig som Excel-fil)

6. Daglig opgaveprioritering: To-Do liste skabelon af Smartsheet

Når du arbejder på flere projekter, kan det være svært at holde dine opgaver organiseret på daglig basis. Ved at opliste vigtige opgaver, der holder dig på sporet, kan du fuldføre projekter effektivt, mens du organiserer alle de mandater, som dine overordnede, kunder, kolleger og andre interessenter har givet dig.

Relaterede: Sådan optimerer du din opgaveliste for at blive mere effektiv

Denne opgavelisteskabelon hjælper dig med at oprette en prioriteret liste over opgaver, der er involveret i dit projekt, og holde styr på forfaldsdatoer, milepæle og leverancer, mens du går. Du kan altid gå tilbage og tilføje flere, efterhånden som projektet udfolder sig – eller fjerne eller ændre opgaver, hvis de skal ændres. Du kan også oprette underopgaver senere, så du er godt forberedt, hvis nogle af dine opgaver er for komplekse.

Hent:Smartsheet (Gratis, tilgængelig som Excel-fil)

Forbedre projektprioritering og -ledelse

Projektprioriteringsskabeloner giver et klart og systematisk middel til at identificere og udvælge projekter for større effektivitet og effektivitet. De vil fremskynde processen med at forske og udvikle hvert projekt ved at give et skeletramme til brug med øjeblikkelig virkning.

Derudover kan du også undgå risikoen for bias, opmuntre til samarbejde og sikre udvælgelsen af ​​de højest prioriterede projekter for begrænsede ressourcer. At holde disse skabeloner i overensstemmelse med alle projekter vil garanteret forbedre produktiviteten, succesraterne for projekter og den overordnede kvalitet af arbejdet.

5 tips til at gøre gruppeprojekter nemme

Gruppeprojekter kan være svære, især når et af medlemmerne ikke gør deres del. Her er nogle måder at gøre gruppeprojekter mindre smertefulde på.

Læs Næste

Om forfatteren