3 tilgængelige skrivetips til kontoret

På kontoret skal folk kunne forstå, hvad der bliver kommunikeret til dem, så arbejdet bliver gjort ordentligt. For det meste er dette gjort godt, men med stigningen i mangfoldigheden på arbejdspladser er der ingen tid som nu til at stige.

Hvis du vil vide, hvordan du forbedrer tilgængeligheden af ​​dine e-mails, dokumentation og andre skriftlige kontormedier, ser vi her på nogle tips til, hvordan du gør det.

Årsager til at have tilgængelige materialer

Hvis du læser dette, kan din grund til at forbedre tilgængeligheden i skriftligt materiale være at blive mere rummelig og er en af ​​hovedårsagerne til, at de fleste virksomheder tager det i brug. Et inkluderende arbejdsområde tiltrækker forskelligartet rekruttering og understøtter medarbejdere, der har brug for det.

Det er velkendt, at når omgivelserne er rigtige, er mennesker med specifikke læringsbehov i stand til at tænke kreativt og ofte udmærke sig. At starte med, hvordan du kommunikerer, er grundlaget for dette.

Relaterede: Sådan bruger du din læringsstil til at maksimere produktiviteten

Tilgængelighed er dog også et utroligt smart forretningstræk. Bare fordi du ved, hvad du mener, betyder det ikke, at det oversættes på den måde. Hvis alle forstår, hvad det er, de skal gøre, og tingene giver mening, betyder det:

• Færre fejl
• Forbedret medarbejdertillid
• Du når ud til et bredere publikum
• En mere engagerende arbejdsplads
• Du sparer tid, når du forklarer tingene

Vigtigst er det, at det er utrolig nemt at gøre, og det kan faktisk forbedre dit arbejdsoutput undervejs.

1. Brug af simpelt sprog

Uanset om du sender en mail ud til et stort publikum, skriver et nyhedsbrev eller laver ny dokumentation til en ny procedure på arbejdet, er det meningen, at andre skal tage det med på råd. I disse tilfælde er det nødvendigt at bruge simpelt sprog.

For det første bør du undgå at bruge akronymer og jargon i din tekst. Nogle mennesker ved måske ikke, hvad de mener, og kan være en barriere for nybegyndere. De kan også få medarbejderne til at føle sig udelukket og tage væk fra den overordnede effekt af dit arbejde. Skriv i stedet akronymerne ud i sin helhed og vælg ord, som alle kan forstå.

Når du skriver til et publikum, er et godt tip at skrive til en, der ikke aner, hvad dit job er. En masse skriftlig kommunikation går over vigtige detaljer og går glip af nødvendige skridt. Dette sker, når forfatteren skriver fra et videnssted, og de mentalt udfylder hullerne i stedet for at skrive dem ned.

Relaterede: Nyhedsbreve til håbefulde iværksættere

Ved at være grundig og overveje hvert trin med omtanke, kan du skrive en mere dybdegående forklaring, og du er mindre tilbøjelig til at få medarbejderne til at bede om afklaring. For eksempel kan det være ret åbent at fortælle nogen, hvad de skal gøre, hvorimod det også holder instruktionen specifik at fortælle dem, hvad de ikke skal gøre.

Du kan bruge eksempler, hvis du kæmper for at forenkle noget, for også at give dit arbejde nogle virkelige applikationer.

2. Brug af tilgængelig skrifttype

Der er en grund til, at de fleste hjemmesider, applikationer og sociale medier bruger den samme type skrifttype, og det er fordi de ved, at den når ud til et bredere publikum. Dine e-mail- og digitale beskedapplikationer har allerede en standardskrifttype, der er let at læse, som normalt er Arial eller Calibri, og er ideelle tilgængelige skrifttyper til brug for al skriftlig dokumentation.

Tekst med små bogstaver er også lettere for øjet, så undlad at bruge alle store bogstaver, som når du skriver titler eller forsøger at understrege noget. I stedet kan du fremhævet ordene for at henlede personens opmærksomhed på det, eller bryde teksten op.

Derudover kan skriftstørrelse være vigtig for medarbejdere, der har svært ved at se mindre tekst. Tekst, der er 12px eller derover, er ideel og er ofte standarden for offentlige materialer. Hvis du er mindre end dette, risikerer du, at folk ikke kan læse det ordentligt. Selvfølgelig kan de bruge Zoom funktion på deres computere, hvis det er en digital fil, men hvis den er udskrevet, kan dette give problemer.

Relaterede: Værktøjer til at synkronisere Microsoft Outlook med Google Kalender

Endelig skal skrifttype og baggrunde være sort og hvid, og hvis du skal bruge farve, er blå den bedste, fordi det er den, som de fleste mennesker med farveblindhed kan se. Ikke nok med det, det er en simpel farve, der ikke er kontrasterende.

3. Opdeling af tekstblokke

Har du nogensinde modtaget en e-mail eller et dokument, der indeholder kontinuerlige tekstblokke? Hvis du har, vil du vide, at det kan være afskrækkende, og det kan også være svært for mange mennesker at læse. Heldigvis er der nogle hurtige og nemme måder at gøre detaljerede tekststykker mere tilgængelige på.

Punkttegn og nummererede lister er gode værktøjer til at bruge til at liste ideer, fordele, trin og andre bidder af information. Sørg for, at punkterne er kortfattede og specifikke, og du vil være i stand til at fortætte flere afsnit til et letlæseligt afsnit. Det fastholder læserens opmærksomhed og sparer dig tid.

Relaterede: Team Wiki-værktøjer, du kan bruge til at forbedre produktiviteten

En anden måde at opdele tekst på er at bruge billeder. Du skal dog være forsigtig med de billeder, du bruger. Ethvert billede, du bruger, bør supplere teksten; hvis dit billede indeholder vigtige oplysninger, som ikke er inkluderet i dit forfatterskab, kan du udelukke eller forvirre folk. Billeder bør også bruge simple farver og undgå kontrastfarver, som kan være svære for andre at se.

Du behøver muligvis ikke at gøre dette, hvis det kun er en e-mail, du sender, men i så fald kan det være værd overvejer, om den ene e-mail kunne opdeles i separate e-mails, hvis den indeholder mange forskellige ideer og emner. At beholde ét emne pr. e-mail er ideelt, hvis der er meget at komme igennem.

At være tilgængelig hjælper alle

Alle har forskellige måder at arbejde på, og nogle mennesker kan have brug for yderligere ting, som ikke tages i betragtning her. Det vigtige er at få feedback og finde ud af, hvad der virker for folk; jo mere du kan forbedre tilgængeligheden af ​​din skriftlige kommunikation, jo flere fordele vil du se.

Overtænk det ikke; bare gå i gang og give det en chance. Med disse tips er du godt på vej til en tilgængelig arbejdsplads, og andre vil sætte pris på din mindfulness-tilgang.

4 tips til at fuldføre en professionel joboverdragelse

Hvordan skal du aflevere, når du forlader et job? Her er nogle hurtige og nemme trin til at overdrage din arbejdsbyrde, inden du starter dit nye job.

Læs Næste

Om forfatteren