Sådan bruges Asana-skabeloner til ethvert projekt

Den ene ting, du bør lære om Asana, er, hvordan du bruger projekter til at øge produktiviteten på dit team. Med Asana-projektledelse kan du undgå forældede regneark, lange e-mail-tråde og lange møder, der gentager den samme information.

Hvis dit team for det meste laver en masse gentaget arbejde, behøver du ikke at genskabe disse opgaver og projekter i Asana hver gang. Du kan bruge Asana-skabeloner til at spare tid, ikke kun nu, men til efterfølgende projektdesign.

Lad os se, hvordan du bruger Asana-skabeloner til stort set ethvert projekt, dit team arbejder på.

Hvad er Asana-projektskabeloner?

I stedet for at starte fra bunden, når du opretter et kanban-tavle i Asana, indeholder et skabelondesign allerede alle de grundlæggende sektioner, som teams ofte bruger. I stedet for at planlægge et projekt fra bunden, giver Asana projektskabeloner dig de nødvendige byggesten til at komme i gang.

En skabelon er i bund og grund et plug-and-play projektstyringshack, der giver dig mulighed for at standardisere processer og komme i gang med hvert nyt projekt. Hvis du har brug for at foretage ændringer, der passer til dine behov, kan du også gøre det.

Du kan bruge, oprette og gemme brugerdefinerede eller indbyggede Asana-projektskabeloner til en række forskellige processer. Alle eksempler er projekter med stramme deadlines (såsom en lancering), løbende processer (såsom onboarding af nye rekrutter) og informationssporing.

Brugere med gratis konti kan få adgang til gratis skabeloner, men Premium-planer tilbyder flere muligheder skræddersyet til specifikke brancher. Asana skabelon eksempler inkludere en salgsplanskabelon, bureaustyringsskabelon, indholdskalenderskabelon, tjeklister for nye ansættelser og mere.

Asana organiserer også skabeloner efter teamfunktioner, såsom design, IT, produkt, kundesucces, drift og menneskelige ressourcer. Hvis du er en projektleder, der ikke ønsker at spilde tid på at rode med kanban-tavler, skal du blot gennemse galleriet, vælge din teambeskrivelse og få fat i en projektplanskabelon, der passer til dine behov.

Lad os nu tjekke ud, hvordan man bruger Asana-projektstyringsskabeloner.

Sådan bruges Asana-projektskabeloner

Følgende er trinene til at bruge en skabelon:

1. Klik på orange i øverste venstre hjørne af din Asana-app + knap.
2. Vælg Projekt fra rullemenuen.
3. Vælg derefter Brug en skabelon fra projektstartskærmen.
4. Du vil blive mødt med en liste over Asana-skabte skabeloner, for det meste skræddersyet til det formål, du specificerede, du ville bruge Asana til ved tilmelding. Du kan ændre den kategori af skabeloner, du ser, ved at klikke på rullemenuen ved siden af Type i øverste højre hjørne af din skærm.
5. Du kan forhåndsvise skabelonerne for at få en fornemmelse af, hvordan de vil se ud, og hvordan de vil gavne dit team.
6. Klik på for at starte et nyt projekt ved hjælp af en skabelon Brug skabelon.
7. På den næste skærm får du chancen for at tilpasse projektets navn og ændre tilladelser. Klik Opret projekt når du har tilpasset alt efter din smag.
8. Tag et kig på LÆS MIG og KOPIER MIG opgaver for instruktioner og forslag.

Du vil være i stand til at tilpasse et projekt, der er oprettet ud fra en skabelon, for at imødekomme dit teams behov. For at skræddersy projektet til din arbejdsgang kan du ændre, tilføje eller slette alt i skabelonen.

Hvis du opgraderer til Asana Premium, vil du være i stand til at tilføje flere brugerdefinerede felter til projekter, der er oprettet fra en skabelon, så du kan holde styr på de oplysninger, der betyder mest for dit team.

Relaterede: De bedste gratis Asana-alternativer til projektledelse

Sådan opretter du brugerdefinerede skabeloner i Asana

Det er muligt, at dit team har specifikke arbejdsgange, som du gerne vil fange i en skabelon. I dette tilfælde vil du gerne være i stand til at konvertere tidligere afsluttede projekter til skabeloner, mens du beholder nogle detaljer, såsom projektopgaver, vigtige milepæle og projektfaser.

Sådan gør du det:

1. Opret et nyt projekt (eller dupliker et, du allerede har) for at fange en række opgaver, dit team udfører regelmæssigt. Sørg for, at du har alle opgavedetaljerne klar til at gå.
2. Klik detaljer, derefter rullemenuen for projektoverskriften, og vælg Konverter til en skabelon. Sørg for ikke at slette eller arkivere projektet.
3. Gentag processen for så mange projektlayouts, som du ønsker.

For at bruge en af ​​dine brugerdefinerede skabeloner skal du blot vende tilbage til + knappen i den øverste bjælke og opret et nyt projekt. Klik på Skabeloner fanen på den nye projektskærm, og dine tilpassede skabeloner vil blive organiseret efter team i en fane med din organisations navn.

Disse skabeloner kan opdateres i takt med, at dine processer forbedres, og du får erfaring fra tidligere projekter.

Relaterede: De bedste Asana-integrationer, du bør tjekke ud

Arbejd smart med Asana-projekter

Projektskabeloner gør det nemmere at spore mere af dit arbejde i Asana ved at levere strukturerede arbejdsgange, der er nemme at oprette og tilpasse til dit team.

Der er mere opfindsomme måder at automatisere gentagne opgaver og afklare mål og processer for dit team i Asana. For flere ideer, læs vores dybdegående guide til at bruge Asana til at få mere arbejde gjort.

6 kreative måder at få mest muligt ud af Asana

Asana er et af de mest populære værktøjer til projektledelse. Men du undrer dig måske over, hvordan du kan bruge det i din hverdag? Find ud af hvordan!

Læs Næste

Om forfatteren