4 tips til at fuldføre en professionel joboverdragelse

Så du er blevet tilbudt et nyt job, og du er spændt på at begynde. Men før du kan gøre det, skal du være færdig på dit nuværende job og efter at have afleveret dit fratrædelsesbrev, omfatter dette at gennemføre en overdragelse til den, der i sidste ende skal afløse du.

At lave en effektiv overdragelse kræver meget organisering og forståelse for, hvad dine kolleger skal vide. Lad os se på, hvordan du kan gøre denne proces lettere for alle involverede, så du kan fokusere på at starte dit nye foretagende.

Opret en overdragelsestjekliste

Mellem afgangssamtaler og at sige farvel, er det nemt at miste overblikket over alt, hvad du skal gøre, før du forlader dit job. Af denne grund er det god praksis at have en solid overdragelsestjekliste og holder dig ansvarlig.

Tjeklisten skal indeholde alt, hvad en ny person i din rolle og din leder har brug for at vide, så du bør begynde at indsamle disse oplysninger så hurtigt som muligt:

• Dit daglige ansvar
• Oplysninger om specifik software og processer
instagram viewer
• Vigtige dokumenter
• Eventuelle kundelister, der skal afleveres
• Nøglekontakter i og uden for virksomheden
• Vigtige personaleoplysninger (hvis du er leder)
• Alle projekter, der skal afsluttes eller uddelegeres
• Hvem skal modtage overdragelsen og eventuelle oplysninger, du har brug for

Relaterede: Hvordan Padlet kan gøre planlægning og samarbejde nemmere

Du kan oprette en tjekliste ved hjælp af skabeloner i Word eller Excel, eller du kan vælge applikationer som f.eks Todoist og Padlet for at oprette en separat huskeliste. Det vigtige er, at du har alle oplysninger skrevet ned et sted, som du pålideligt kan henvise til, når det er nødvendigt.

At have en klar tidslinje

Den sædvanlige opsigelsesfrist er cirka 4 uger, og det skal du huske på, når du planlægger din overdragelse. Afhængigt af arten af ​​dit nuværende job, bør du forvente gradvist at mindske din arbejdsbyrde, efterhånden som du arbejder hen imod din sidste dag.

Padlet har en glimrende tidslinjeskabelon, som du kan bruge, hvis du har brug for noget visuelt, og giver dig mulighed for at plotte din opsigelsesperiode. Indledende prioriteter bør være at underrette relevante personer om din afgang (såsom kunder, kolleger og eksterne kontakter), identificere projekter, du kan uddelegere, og kommunikere med din leder om eventuelle procedurer, der skal fulgte.

Relaterede: To-Do List Apps til at prioritere og administrere opgaver

Målet er at løse de mest presserende og mest tidskrævende opgaver først, så du ikke haster tingene igennem på din sidste uge. I modsætning hertil bør slutningen af ​​din tidslinje hovedsageligt kompromittere administrative opgaver og et par mindre løse ender, der skal bindes sammen.

Skriv en professionel overdragelsesrapport

Selvom du sandsynligvis vil have et overdragelsesmøde med din leder, er det god praksis at skrive en overdragelsesrapport for at sikre en glidende overgang. Dokumentet skal være forståeligt, specifikt, kortfattet og læses som en instruktionsmanual, der flyder.

Microsoft Word er et godt sted at starte, fordi det er tilgængeligt på alle platforme og integreres problemfrit med andre applikationer. Word tilbyder et væld af skabeloner, som du kan få adgang til fra Hjem side ved at klikke Flere skabeloner over søgefeltet, eller du kan starte fra en Blankt dokument. Alternativt kan du gå til Vis > Disposition at organisere din rapport i sektioner.

Uanset hvilken tilgang du bruger, bør den opdeles i forskellige sektioner med klare titler, hvis struktur kan se nogenlunde sådan ud:

1. Hvad din rolle er, og hvem du er ansvarlig overfor.
2. Virksomhedens mål, forventninger til rollen og procedurer forbundet med dem.
3. Liste over nyttige kontakter.
4. Sådan bruger du relevant software og loginoplysninger.
5. En oversigt over dine ugentlige, månedlige og kvartalsvise ansvarsområder.
6. En oversigt over dine igangværende projekter eller kundearbejde, inklusive deadlines.

Relaterede: Microsoft Word-alternativer værd at prøve

Hvis du er leder, skal du også have en dedikeret sektion til dit teams løbende udvikling og det arbejde, de er involveret i. Du kan også skilte læseren til, hvor du opbevarer dine personaleregistre.

Du kan også indsætte hyperlinks i brødteksten for at linke til vigtige, relevante dokumenter såsom en kopi af din jobbeskrivelse, regneark med detaljerede oplysninger om igangværende projekter og nyttig virksomhed processer. Dette sparer dig tid, når du skal skrive din overdragelse og garanterer, at læseren ved, hvor de kan finde tingene. At gøre dette:

1. Gå til Indsæt fanen.
2. Klik Links.
3. Vælg Links fra rullemenuen.
4. Vælg den fil, du vil linke til.

Eller du kan holde Ctrl + K for at tilføje hyperlinks, og dette vil få dine mapper frem.

Opbinding af løse ender

Lige meget hvor meget du planlægger, vil der altid være nogle løse ender, som skal efterbehandles, før du kan komme videre. Noget af dette kan kræve uddelegering, så du bør være parat til at kommunikere disse med din leder og kolleger.

Projektledelsessoftware som Asana kan gøre denne del hurtig og nem, men kan være lige så effektiv med brug af e-mail eller kommunikationsværktøjer som f.eks Slap og Microsoft Teams. Ligesom dit overdragelsesdokument skal det være let at forstå for modtageren at overdrage stykker arbejde.

Relaterede: Asana vs. Mandag: Vælg det perfekte projektstyringsværktøj

Sørg for at sende en meddelelse til relevante parter om, hvem du skal kontakte i dit fravær, og hvis der er eventuelle forsinkelser med at dine konti lukkes, skal du aktivere automatiske svar på din arbejds-e-mail med disse oplysninger inkluderet.

Alle dine baser er dækket

Nu hvor du har dit overdragelsesdokument og et klart overblik over, hvordan din opsigelsesfrist kommer til at se ud, er du klar til at gå i gang med at afvikle som forberedelse til din sidste dag. At have en organiseret og effektiv overdragelsesproces vil give dig ro i sindet, når du flytter ind i dit nye job, og dine kolleger vil takke dig.

Det er helt normalt at føle sig overvældet af hele operationen, så tag dig god tid til det. Det er lige så meget dit ansvar at aflevere, som det er virksomhedens at indsamle de oplysninger, de har brug for, så hvis du mener, du har glemt noget, så tag fat i andre for at få indsigt.

Med alle dine baser dækket, kan du se frem til det næste kapitel i din karriere og have det godt med det, du efterlod.

10 klientrøde flag, som enhver freelancer bør være opmærksom på

Vi har alle kunder, der ikke passer godt. Her er nogle røde flag, du skal holde øje med, når du arbejder med nye kunder.

Læs Næste

Om forfatteren