Cutting Edge yaM sætter standarden for værktøjer til onlinemødestyring

Reklame

Hvis du holder møder uden dagsordener eller fører referater over almindelige gamle Word-dokumenter, er dine møder og referatrapporter sandsynligvis ikke så nyttige, som de kunne være. Selvom de fleste af os ikke ser frem til at deltage i møder, er der ikke desto mindre fantastiske online værktøjer 10+ gode onlineværktøjer til gruppekoordinering og møderHvordan styrer man et team af mennesker, der er spredt geografisk? Hvordan koordinerer man internationale tidszoner? Konceptet med at arbejde via internettet er begyndt at snige sig ind på den daglige arbejdsplads,... Læs mere som kan hjælpe med at gøre møder mere produktive og mindre tidskrævende for dem, der planlægger og faciliterer dem.

Jeg faldt for nylig over en banebrydende webapplikation til onlinemødestyring kaldet yaM (som står for Endnu et Møde). yaM er som en virtuel assistent til at producere professionelt udseende dagsordener og referatrapporter, samtidig med at det giver værktøjer, der hjælper med at mødes deltagere brainstormer ideer, laver produkt- og omkostningsanalyser og integrerer med online cloud-konti, herunder Dropbox, Google Kalender og Evernote.

yaM kan bruges med begge online mødelokaler Online mødeguide: Software og strategiModerne videokonferencetjenester er nemme at bruge og tilgængelige for næsten alle med en computer eller smartphone. Evnen til at forbinde og møde mennesker online betyder, at vi ikke længere er begrænset af geografisk placering. Læs mere synes godt om Google Hangouts Tips til planlægning og afholdelse af effektive møder med Google HangoutsMed nutidens internetteknologi kan afholdelse af onlinemøder være både effektivt og omkostningseffektivt, især hvis du forudplanlægger dem og gør brug af tidsbesparende værktøjer. I de sidste par måneder har jeg deltaget i online møder... Læs mere , eller i traditionelle offlineindstillinger. Som en webapplikation ligner den Enig Agreedo: Skriv og administrer dit forretningsmødereferat gratis onlineI flere uger har jeg nu søgt efter et brugervenligt websted eller en applikation, der ville give mig mulighed for at opbevare og gemme referater fra møder. Den traditionelle tekstdokumenttilgang er ikke længere en produktiv... Læs mere , men det er meget mere avanceret uden at være kompliceret.

Oprettelse af dagsordener

Efter at have registreret en konto hos yaM, kan du straks begynde at udvikle en dagsorden for dit næste møde. Du tilføjer blot dagsordenspunkter i venstre side af arbejdsområdet sammen med varigheden af ​​tiden og navnet på den person, der er ansvarlig for det pågældende punkt.

Du kan nemt tildele navne til dagsordenspunkter, men deltagerne skal registrere en konto hos yaM, som du kan sende dem en invitation til at gøre inde fra arbejdsområdet. At have registrerede deltagere gør yaM til et meget mere samarbejdende mødestyringsværktøj, fordi hver deltager samtidigt kan tilføje noter i arbejdsområdet under mødet. Selvom det er mere effektivt at have én person tildelt som minuttager, er der andre nyttige værktøjer i yaM, der gør det fantastisk til samarbejde.

Når din dagsorden er oprettet, kan du udskrive eller cirkulere den til mødedeltagere. Hver tilmeldt deltager vil modtage en møderapport via e-mail, som naturligvis inkluderer medielogistik, listen over dagsordenspunkter og et link til online yaM-arbejdsområdet. Det bedste af det hele er, at din cirkulerede dagsorden er professionelt formateret og let at læse. Dagsordenspunkter kan også kopieres og tilføjes til et nyt møde. Det ville dog være endnu bedre, hvis udviklere kunne lave en måde at skabe standard dagsordenspunkter, der automatisk er en del af hvert nyt møde.

Minuttagning

Tilføjelse af noter og handlingspunkter i yaM er lige så nemt som at oprette dagsordener. Referater består af fire typer indhold: noter, handlingspunkter, vedhæftede filer og samarbejdsværktøjer i realtid.

Den måde, yaM er sat op på, kunne faktisk hjælpe mødedeltagerne med at holde fokus, især hvis alle har arbejdsområdet åbent på deres computer under mødet. Referattageren kan nemt tilføje et handlingspunkt med en forfaldsdato og navnet på den ansvarlige. Mærkeligt nok kan der dog kun angives én person som ansvarlig for hvert handlingspunkt.

Hvor yaM også skinner, er dens samling af indbyggede samarbejdsværktøjer, der giver medlemmerne mulighed for at lave Pro/Con-analyse, produktanalyse, brainstorme ideer eller stemme om vigtige beslutninger. Der er også et værktøj til det, der kaldes en SWAT-analyse, som indebærer at diskutere og registrere styrker, svagheder, muligheder og trusler ved et bestemt projekt, idé eller beslutning.

Du vil se, at disse samarbejds- og mødestyringsværktøjer kan være meget nyttige til at holde deltagerne engagerede og muligvis hjælpe dem med at tage bedre analyser og beslutninger. Du kan også udskrive eller e-maile indholdet af individuelle samarbejdsværktøjer til deltagerne under mødet. (Bemærk: ideer til andre online samarbejdsværktøjer er gennemgået her De 6 bedste gratis onlinemødeværktøjer til at samarbejde med dit teamSmå teams har ikke brug for dyre virksomhedsapps til samarbejde. Her er seks fantastiske værktøjer, som du kan bruge til at administrere dit teams data, kommunikation og meget mere. Gratis. Læs mere ).

Som med dagsordener kan yaM minutrapporter også udskrives eller cirkuleres via e-mail. Referatet er så godt formateret, at mødedeltagerne ikke har nogen undskyldning for ikke at gennemgå dem. Dagsordener og referater arkiveres også på yaM, så deltagerne kan logge ind på deres konto og gennemgå dem til enhver tid.

Andre værktøjer

yaM inkluderer yderligere værktøjer til at spore tid under møder, indstille mødedatoer i the indbygget kalender (som integreres med Google Kalender-, Exchange- og Outlook/iCal-feeds), og en adressebog.

Udviklerne af yaM har inkluderet flere nyttige funktioner i deres webapplikation, men de har givet særligt opmærksom på at sikre, at brugergrænsefladen er tilgængelig og nem at lære inden for få minutter efter registrering konto.

yaM har en grundlæggende gratis konto, som inkluderer alle kernefunktionerne og muligheden for at holde op til 10 møder om måneden med op til fem deltagere pr. møde. En premium-konto giver mulighed for ubegrænsede møder og deltagere, brugerdefinerbar grænseflade og SSL-kryptering.

yaM efter min mening sætter standarden for værktøjer til online mødestyring. Men lad os vide, hvad du synes om denne online ansøgning. Er der yderligere funktioner, du gerne vil have tilføjet?