5 måder Xero kan hjælpe med dine finanser

Reklame

Regnskab kan være forvirrende Top 12 regnskabskurser online for at lukke din dygtighedskløftTakket være billige og gratis onlinekurser i høj kvalitet er det lettere end nogensinde at være din egen finansdirektør for din nye eller eksisterende virksomhed. Læs mere , tidskrævende og (hvis du skal betale en professionel revisor) dyre.

Det er derfor ingen overraskelse regnskabssoftware er begyndt at stige i popularitet blandt freelancere og ejere af små virksomheder.

Sådan software er typisk tilpasset det land, hvor du bruger den, kan administrere alle aspekter af bogføringsprocessen og er meget mere omkostningseffektiv end at betale en professionel.

En af de mest populære tilgængelige løsninger er Xero. Vi ser på, hvad det er, og hvad du kan gøre med det.

Hvad er Xero?

Xero blev grundlagt i New Zealand tilbage i 2006 og er siden vokset til at have mere end 600.000 brugere. De tilbyder deres produkt baseret på den almindeligt anvendte "software som en service" -model (SaaS), så du behøver ikke at downloade noget for at bruge det.

De har modtaget masser af anerkendelser inden for branchen, herunder to Webby Awards i 2009 og en i 2010, en hurtig virksomhedsinnovation af Design Award i 2012, og mest imponerende, førstepladsen på Forbes Magazines "100 mest innovative vækstfirmaer" liste i 2014.

Produktet i sig selv er et af de mest multi-featured stykker regnskabssoftware, der findes på markedet i dag, og tilbyder næsten alt, hvad enten en lille virksomhed eller en freelancer har brug for for at være en succes.

Dets vigtigste funktioner inkluderer:

• • Kontantstrømstyring (online-bogføring, bankafstemning, budgetrapporter og lagerstyring)

Fakturering (afsendelse, betaling og udstedelse af tilbud)

• Betalingsstyring (udgiftskrav, regninger og købsordrer)
• Lønstyring (inklusive timesedler og standardlønningskørsler)
• Skattehjælp (W-2s, 1099s, beregning af omsætningsafgift og arkiveringsangivelser)

Men hvad er dets fem mest nyttige funktioner? Lad os undersøge.

Skat

Ah, skat... Federal 940s, W-2s, 1099s, beskæftigelsesskatter, arbejdsløshedsskatter - hvad betyder det hele ?!

Mens Xero kan ikke lære dig om alle de individuelle føderale og statslige skattekoder og former (selvom de er den har en god grundlæggende hjælpeguide), det kan gøre beregning af dem og indsende dem meget nemmere.

For eksempel giver det dig øjeblikkeligt mulighed for at finde ud af, hvor meget der skal arkiveres på W-2 og 1099. Det fjerner endda den uendelige forvirring over 1099 sælgerklassifikation ved at lade dig køre en rapport og derefter foretage de nødvendige justeringer.

Her er et kig på processen:

For at indgive en W-2 (velsagtens den mest almindelige skatteform i staterne), skal du først oprette en medarbejder. Gør dette ved at klikke på Løn> Tilføj medarbejder og udfylde de nødvendige personlige oplysninger.

Dernæst skal du udfylde deres ansættelsesoplysninger - inklusive lønningsdata og deres personnummer. Det er klart, at du allerede skal have alle dine medarbejders oplysninger, men hvis du ikke tilføjer dem her, vil du ikke kunne føje personen til din lønningsliste.

Endelig kan du tilføje deres individuelle føderale og statslige skattedetaljer. Det skal bemærkes, at dette stadig kan være et potentielt minefelt for ikke-professionelle. Det kan være klogt at betale en revisor for at sikre sig, at alt dette er sat op korrekt - det administrerer selv derefter, så du sparer stadig meget på gebyrer i det lange løb.

Når du har en medarbejder fuldt ud konfigureret, skal du også oprette din egen virksomheds skatter. Du kan ikke oprette en lønningsliste (og dermed generere selvangivelsesdata), før du har gjort dette.

Naviger til Indstillinger> Skatter og udfyld både dine føderale og statlige oplysninger:

Det er det. Kør bare din lønningsliste hver måned, og softwaren tilbageholder automatisk skatter, hvor det er relevant, og logger det hele i systemet. Ved udgangen af ​​hvert skatteår kan du udstede de nødvendige W-2'er og eventuelle andre tilstandsformer.

Du kan følge nøjagtigt den samme metode for uafhængige entreprenører, kun denne gang har du brug for at udstede en 1099-formular i stedet.

Det bedste af alt er, at du ikke engang behøver at bekymre dig om indsendelse af skatteformularerne 1099 Den 6 bedste gratis skattesoftware til arkivering af dit selvangivelse i årHvis du er træt af at betale for at indgive dine skatter, er her den bedste gratis skattesoftware til arkivering af din statslige og føderale selvangivelse. Læs mere , når du har udfyldt dem, kan du arkivere dem fra softwaren ved hjælp af Track1099.

Der er faktisk mange flere skattespørgsmål, der Xero kan hjælpe dig med bortset fra IRS-formularer.

For eksempel beregner den automatisk moms afhængigt af dit land og Xeros integration med Avalara TrustFile betyder, at du næsten øjeblikkeligt kan forberede og indsende momsangivelser (gå til Indstillinger> Generelle indstillinger> Finansielle indstillinger for at indtaste dine oplysninger).

Du kan endda eksportere Xero-filerne i papirkopier, hvis du foretrækker en mere “DIY” -tilgang til skatteregistrering Gør du dine skatter? 5 Microsoft Excel-formler, du skal kendeDine skatter forfalder snart og ønsker ikke at betale et sent arkiveringsgebyr? Udnyt kraften i Microsoft Excel for at få dine skatter i orden. Læs mere .

Lønningsliste

Det kan næsten være lige så forvirrende og tidskrævende at køre lønning hver uge, hver anden uge eller hver måned som at arbejde på dine skatter!

Der er flere aspekter at Xero det vil hjælpe med at gøre dine lønninger mindre smertefulde.

For det første inkluderer det ansatts timesedelsoftware. Medarbejdere kan indtaste deres egne data, eller du (eller en anden medarbejder) kan gøre det på deres vegne, og det kommer med omfattende rapporteringsværktøjer, der giver dig mulighed for at se data baseret på timeløn, indkomsttype og penge brugt pr. medarbejder eller pr. tid periode.

For det andet kommer det med betalingssoftware. I praksis betyder det, at du kan køre og godkende medarbejderlønning på en fast dato, engangs lønninger midt i cyklus og starte direkte indbetalinger på din medarbejders bankkonti. Du kan endda udskrive checks og betalingsstubber, som begge kan tilpasses efter din egen virksomheds branding.

Vær opmærksom på, at du bliver nødt til at konfigurere medarbejdere, skatteoplysninger, arbejdspladser, lønplaner og bankkontooplysninger, før du kan køre fuld lønningsliste.

Endelig er der en hel række tredjepartsapps, der kan give yderligere funktionalitet. For eksempel, hvis du har ansatte, der arbejder i lande, der ikke er omfattet af Xero, kan du bruge plug-ins, så du stadig kan betale dem.

Udgifter

Okay, så storhedstiden ved at bruge firmakostkonti til at betale for alt fra middag til eksotiske ferier er måske længe gået, men de er stadig en vigtig del af en moderne forretningsopstilling.

Det udgiftsstyring 10 Unikke anvendelser af Trello anden end projektstyringTrello er en listelskers glæde. Dens Kanban-stil tilgang var ikke kun beregnet til projektstyring. Tro ikke os? Se på disse ti unikke anvendelser af Trello. Læs mere funktion af Xero er meget imponerende, så du både kan styre dine egne personlige udgifter såvel som at godtgøre dine medarbejdere for deres omkostninger.

Fra et brugerperspektiv giver det dig (og dine medarbejdere) mulighed for at tilføje udgifter, mens du er ude og bare ved at tage en fotografi af en kvittering og indsendelse af den via mobilappen, hvilket gør det mindre sandsynligt, at omkostninger vil blive overset.

Fra et ledelsesperspektiv er kvitteringer fra ture samlet, så du nemt kan se de samlede omkostninger, og du kan godkende og afvise krav, som du synes passer.

Alle disse data kan derefter eksporteres til lønningsfunktionen for at gøre lønningsdagen endnu mere ligetil.

Freelancere kan også holde sig på toppen af ​​deres udgifter (og deres bredere pengestrømsituation) ved hjælp af bankafstemningsfunktionen.

For det første skal du tilføje en bankkonto. Det gør du ved at navigere til Konti> Bankkonti> Tilføj bankkonto. Populære banker vises automatisk, og du kan også tilføje tjenester som PayPal og kreditkort.

Udfyld dit kontonummer, og angiv kontoen et navn, så får du vist en skærm, der giver dig mulighed for at importere alle dine bankfeeds.

Når det er gjort, kan du importere alle dine banks data, og de vil automatisk forene sig med Xero's. Du kan få adgang til dataene via mobilappen til on-the-go-afstemning, du kan oprette tilpassede regler, der hjælper med at matche mere komplekse transaktioner, og over 160 valutaer understøttes.

Finansielle rapporter

Det er meget vanskeligt at få en klar forståelse af, hvor sund din virksomhed er uden klare og effektive økonomiske rapporter.

Heldigvis, Xero leverer mere end 40 grundlæggende og avancerede økonomiske rapporter. Disse inkluderer alle de mest almindelige, såsom fortjeneste og tab, momsangivelser og balance - men også mere usædvanlige (men lige så nyttige) som gevinster og tab i fremmed valuta Undgå at blive rippet af, når du udveksler valuta eller sender penge i udlandetHvis du har sendt penge i udlandet eller byttet valuta før en ferie, har du sandsynligvis en dårlig handel. Her er nogle bedre alternativer til banker og valutaveksling. Læs mere og afskrivningsplaner.

Rapporterne tilbyder også budget trackere De 4 bedste budgetteringsapps til at få dine finanser i ordenLeder du efter den bedste budget-app for at få dine finanser under kontrol? Her er nogle gode apps, der hjælper dig med at administrere dine penge. Læs mere (så du kan udarbejde konturer og sammenligne den faktiske ydelse med den forventede ydelse) og evnen til tilføje sporingskategorier (hvilket giver dig en nem måde at sammenligne og kontrastere individuelle sektioner af dine forretning).

Alle disse rapporter kan udarbejdes og udskrives i et spørgsmål om klik.

Fakturering

Hvilken fordel er alle disse smarte funktioner, hvis du ikke let kan administrere fakturaer? De er brød og smør ved at drive en virksomhed, men kan hurtigt blive kompliceret Sådan bruges Internettet til at jage ubetalte fakturaerHvis du arbejder for dig selv, er der den konstante bekymring for, at en af ​​dine klienter til sidst ikke vil betale en faktura. Her er nogle online tip til at inddrive de tabte penge. Læs mere hvis du har mange klienter.

Xeros faktureringsfunktion kan prale af en masse fede funktioner. For eksempel kan du tilføje kreditnotaer og nemt genoplade udgifter til klienter ved hjælp af et specielt tag, og kreditnoter kan udstedes, hvor det er relevant.

Dine kunder vil også være i stand til at betale dine fakturaer med kun et enkelt klik via enten kreditkort eller PayPal, og du bliver advaret, når kunder åbner deres fakturaer (så du ved, om de bare ignorerer du!).

Endelig, ligesom lønsystemet, vil du være i stand til at tilpasse og tilpasse alle dine fakturaer med dine egne logoer og branding.

Har du brugt Xero?

Har du brugt Xero? Hvilke funktioner og funktioner kunne du lide? Hvilket behov for mere arbejde? Mangler der noget, som du gerne vil se udviklerne introducere?

Du kan fortælle os dine tanker og feedback i kommentarfeltet nedenfor.