9 grunde til, hvorfor projekter bliver forsinkede, og hvordan man undgår dem

Projektforsinkelse er en realitet, og på trods af den bedste indsats, formår mange teams ikke at gennemføre projekterne inden for deadline. Hvis du ikke ønsker nogen forsinkelse i dine nuværende og fremtidige projekter, skal du være opmærksom på de faktorer, der spiller en stor rolle i projektforsinkelser.

At kende årsagerne til et forsinket projekt vil hjælpe dig med at finde ud af den bedste måde at undgå dem på. Her er årsagerne til og løsningerne på et af de største projektledelsesproblemer - projektforsinkelse.

1. Omfang Kryb

Projektomfanget refererer til den fulde disposition af projektet, og scope creep betyder enhver pludselig ændring i dette omfang uden ordentlige ændringsanmodninger. Forestil dig, at dit team er midt i et projekt, og pludselig sker der et scope-kryb. Alle de anstrengelser, du har gjort indtil nu, vil gå forgæves, og en forsinkelse i projektets afslutning vil blive uundgåelig.

For at undgå dette problem skal du designe en projektplan og få kunderne til at underskrive en aftale, der siger, at de vil overholde skitsen. Behold også alle

opfølgende kommunikation ét sted for at undgå at følge op på flere kommunikationskilder til reference.

2. Teamet er uvidende om projektets mål

At være en del af den travle virksomhedsverden betyder, at du måske ikke kender årsagen bag hver eneste opgave, du udfører. Det kan dog være en årsag til demotivation for holdkammerater, hvilket resulterer i projektforsinkelser.

Ved at kende sammenhængen mellem deres opgave og projektmålene kan teamet hente inspiration. Derfor er det en god idé at involvere alle teammedlemmer fra planlægningsfasen af ​​et projekt. Bed om deres feedback, så du kan planlægge projektet, når det passer dem.

Sørg for, at de kan se, hvordan deres bidrag påvirker projektet og organisationen. Det vil motivere dem til at afslutte projektet inden for deadline med succes.

3. Urealistiske leveringer og deadlines

Tro det eller ej, at have urealistiske deadlines er muligvis den primære årsag til en projektforsinkelse. Hele teamet kan yde en ekstra indsats, men det er umuligt at gennemføre et projekt i tide, hvis deadline ikke er gennemførlig.

Uanset hvor fristende det er at sætte ambitiøse leverancer, er underløftende og overlevering den bedste måde at imponere kunderne på. Af denne grund skal du sætte mål, der er realistiske, opnåelige og målbare.

Mange projekter omfatter flere opgaveafhængigheder. I så fald skal du designe projektets tidslinje under hensyntagen til ressourcetilgængelighed, estimeret tid og opgavesekvens.

Relaterede: Sådan øger du din produktivitet ved hjælp af SMART-kriterier

4. Manglende tilgængelighed af ressourcer

Hvis de nødvendige økonomiske, menneskelige og materielle ressourcer ikke er tilgængelige, vil projektet blive forsinket. I tilfælde af økonomiske ressourcer skal du vurdere, om det oprindelige budget kan dække projektomkostningerne. Hvis ikke, så få yderligere finansiering så hurtigt som muligt for at undgå, at projektet bliver forsinket på grund af manglende midler.

For menneskelige ressourcer, se om teammedlemmerne har den nødvendige færdighed og erfaring. Ellers skal du træne dem eller outsource opgaverne. Vær forsigtig med materielle ressourcer som infrastruktur. Tilgængeligheden af ​​disse ressourcer er ikke garanteret, og det er godt at have en backup til disse.

5. Ukorrekt sporing af fremskridt og opfølgning

Konstant indsamling af data om opgavens fremskridt er afgørende for projektets succes. Hvis du ikke gør det, kan det resultere i projektforsinkelse. Udover at sætte mål op, skal du spore, om der er nogen forsinkelse i en opgave. Således kan du se, om holdet er på vej til at nå målet.

Du kan bruge opgavestyringsværktøjer til at måle fremskridtene for hver opgave. Når du har bemærket en forsinkelse i en opgave, kan du også uddelegere opgaven til en anden. Hvis det er nødvendigt, hjælper disse apps dig også med lethed at omplacere alle opgaverne i et projekt.

6. Fejlkommunikation blandt interessenterne

Alle parter involveret i et projekt bør være på samme side; ellers kan de ikke fuldføre et projekt inden for forfaldsdatoen. Fejlkommunikation fører til misforståelser, som i sidste ende hæmmer projektets fremskridt.

Det er derfor, at ethvert teammedlem straks bør kende til omfangsændringer, klientforventninger og enhver forsinkelse fra enhver involveret part. Der bør være regelmæssige teammøder for at formidle opdateringer om projektet.

Hold bør også bruge projektstyringsværktøjer at vide om forfaldsdatoer og større deadlines. Disse apps holder også al teamkommunikation på ét sted for at sikre klarhed.

7. Uvilje til at arbejde som et team

Et succesfuldt projekt er en teamindsats. Hvert medlem, inklusive lederen, skal spille deres rolle effektivt for at nå målet. Nogle gange samarbejder teammedlemmer ikke, og det resulterer i projektforsinkelser. Selv ledere i dag har en tendens til ikke at mikromanagere.

Men alle skal huske, at det ultimative mål er at gennemføre projektet i tide. Du bør ikke sætte projektet i fare kun for at undgå konflikt.

Mens teammedlemmer kræver deres eget rum og beslutningskraft for at yde deres bedste, bør ledere gribe ind, når det er nødvendigt for at forhindre projektet i at gå af sporet. Ledere bør også tage øjeblikkelige skridt til at løse enhver teamkonflikt.

Relaterede: Hvad er fjernarbejdskonflikt? Måder at forhindre det på

8. Tredjepartsfaktorer

Ofte har organisationer brug for tredjepartsinvolvering i bestemte faser af projektet. Eksterne leverandører kan også være ansvarlige for projektforsinkelser, hvis de ikke leverer ressourcer eller opgaver til tiden. Det sker normalt, fordi disse tredjepartspersoner ikke kender til milepælene eller målene for dit projekt.

Teams følger heller ikke op med leverandørerne om de tildelte opgaver og kommer i problemer, når der er en forsinkelse fra tredjeparten. For at undgå sådanne problemer skal du give dem en streng deadline og holde kontakten med dem indtil deres levering. Du kan også inkludere en bødebestemmelse i kontrakten for forsinkelsen. Derfor vil de tage rettidig levering alvorligt.

9. Uventede omstændigheder

Sidst men ikke mindst kommer du til at stå over for nogle uforudsete situationer, der kan resultere i projektforsinkelser. Naturkatastrofer, vejrforstyrrelser, politisk ustabilitet, global recession, problemer med at få investeringer – alt dette kan forsinke dit projekt.

Selvom disse årsager ikke kan forebygges, kan du helt sikkert reducere deres indvirkning ved korrekt planlægning. Hvert medlem af teamet bør altid være forberedt på det værste. Ikke at forlade opgaverne for sidste øjeblik er et stærkt skridt til at bekæmpe dette problem.

Teammedlemmer bør også samarbejde, når der er yderligere arbejdsbyrde efter katastroferne for at fuldføre projekterne i tide.

Gem projekter fra at blive forsinket

Et projekt kan gå af sporet i enhver fase. Ved at kende de almindelige årsager, der er ansvarlige for projektforsinkelser, og løsningerne for at undgå dem, kan du opfylde målet om vellykket projektleverance i tide. Dermed bliver det også nemmere end nogensinde at nå produktivitetsmål.

De 7 bedste apps til at hjælpe dig med at nå dine produktivitetsmål

Vil du udmærke dig inden for tidsstyring? Brug disse funktionsrige timeboxing-apps til at nå dine produktivitetsmål.

Læs Næste

Om forfatteren