Håndtering af kommunikation og indhold i et projekt er en udfordrende opgave. Uden en fælles kilde til data er det en overvældende opgave. Workplace fra Facebook har en løsning på dette! Uanset størrelsen på dit arbejde eller projekt, er det et ideelt værktøj til at styre forskellige opgaver og indholdet af projekter.
Desuden er dine teammedlemmer allerede bekendt med dens brugergrænseflade (UI), da den minder meget om Facebook-platformen. Læs videre for at finde ud af, hvordan det kan blive et kraftcenter for projektledelse.
1. Opret en dedikeret gruppe for hvert projekt
Ledelse af flere projekter på samme tid kan være hektisk og forvirrende. Spring over forvirringen med den dedikerede gruppefunktion i Workplace. I denne platform kan du oprette separate grupper for hvert projekt for at holde opgaverne adskilt.
De grupper, du opretter, forbliver hemmelige, da kun gruppemedlemmer har tilladelse til at bidrage. Du kan tilføje så mange grupper, du vil, og tilføje et hvilket som helst antal medlemmer til en gruppe.
Hvis du arbejder i samarbejde med en anden organisation, vil en multi-virksomhedsgruppe være nyttig. En koncern med flere virksomheder i Arbejdsplads lader dig arbejde med mennesker uden for din virksomhed med samme effektivitet.
2. Del filer med holdkammerater
Uanset om du arbejder eksternt eller arbejder fra det samme kontor, skal du dele filer med dine kolleger via online-kanaler. Som enhver anden effektiv kontorpakke giver Workplace dig mulighed for ubesværet at dele filer med dine holdkammerater.
Du kan tilføje filer fra dit lokale system til gruppen. Alternativt kan du også bruge de fildelingsintegrationer, der er godkendt af organisationens systemadministrator. Gruppeadministratorer kan tilføje godkendte integrationer til en gruppe, som dens medlemmer kan bruge.
Tjek fanen Integrationer for at finde fildelingsværktøjerne. I øjeblikket understøtter det fildelingsapps som Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint osv.
3. Samarbejde om filer og feedback
Ved at bruge annotationsfunktionen i denne workspace-pakke kan dit team dele feedback om forskellige filer, der deles i gruppen. På denne måde bliver det nemmere end nogensinde at spore kommentarer og feedback.
Desuden er alle filer, der deles med gruppemedlemmerne, tilgængelige på fanen Filer. Så du behøver ikke at rulle gennem feedet for at finde den fil, du har brug for.
Denne suite giver dig også mulighed for at oprette en åben feedbackgruppe. Her kan andre teammedlemmer også give feedback. Ved at dele mere om projektet, som dokumentationsstil, design, målgruppe osv., kan du få mere feedback fra andre og få nye perspektiver.
4. Sporing af projekt- og opgaveforløb
Det er nemt at holde styr på projektforløbet på Workplace. Ved at lægge ugentlige opdateringer om fremskridt, præferencer og andre ekstraordinære problemer i gruppen, kan holdkammeraterne informere hinanden om deres opgaver.
Hvis nogen er nødt til at dele lange rapporter eller forskningsresultater, kan de bruge notefunktionen på denne platform. For at spore opgaveopgaver kan du dele handlingspunkter i gruppen, som modtageren kan markere som afsluttet, når de er færdige.
Du kan bruge omtalefunktionen til at tildele en opgave til et teammedlem. Du kan endda integrere Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly osv. apps til bedre opgavestyring og produktivitet gennem Workplace.
Relaterede: Gratis Zapier-alternativer til at reducere arbejdsbyrden og øge produktiviteten
5. Sikker og fælles lagring af filer
Fanen Filer i Workplace-grupperne organiserer alle projektfilerne ét sted. Du kan spare tid ved at lade Workplace administrere dine projektressourcer som billeder, PDF'er, Excel-ark osv. Hvis du bruger Workplace, behøver du ikke at holde styr på teammedlemmer, der deler projektrelaterede følsomme dokumenter gennem forskellige platforme, hvilket bringer fortrolige data i fare.
Dit team kan uploade filer til en gruppe gennem flere kanaler som indlæg, chat, emner, læring, medier osv. Men alle filerne går direkte ind på fanen Filer. Herfra kan du nemt administrere filadgang, versionskontrol og slette filen, hvis det er unødvendigt.
Det er vigtigt at vide, at du kun kan uploade op til 50 MB filer via en hvilken som helst anden kanal end Workplace Chat. Fra Workplace Chat kan du uploade filer, der er op til 75 MB store. Filstørrelsesgrænsen hjælper teamet med at forblive produktivt ved at dele små filer ubesværet uden at støde på problemer med uploadhastighedsbåndbredden.
Dette kan virke som en lav grænse for upload af filer. Workplace understøtter dog upload af massive videofiler op til 4 GB. Så hver gang du har brug for at oprette en videotutorial til sektionen Lærings- eller vidensbibliotek, kan du altid uploade lange HD-videoer.
6. Realtidsmeddelelser via Workplace Chat
Når et team arbejder på et projekt fra fjerntliggende steder, er der intet alternativ til realtidskommunikation. Det er dog ikke altid muligt at oprette forbindelse via lyd- eller videoopkald, mens du arbejder hjemmefra. Det er derfor, du skal have en mulighed for øjeblikkelig chat i dit samarbejdende arbejdsområde.
Workplace tilbyder også denne funktion til sine brugere gennem Workplace Chat-appen. Download det på din Android- eller iOS-telefon, og hold kontakten på farten. Brug den til at få et øjeblikkeligt svar på en vigtig forespørgsel. Grupper med 250 eller færre medlemmer kan bruge denne mulighed.
7. Lyd- eller videoopkald for problemfri kommunikation
For et fjern- eller hybridteam er samarbejde umuligt uden lyd-/videoopkald. Hvis du bruger Workplace From Facebook til projektledelse, behøver du ikke bruge nogen ekstra app til disse formål. Med Workplace er det kun et klik væk at ringe til din holdkammerat.
Op til 50 teammedlemmer kan deltage i et lyd- eller videomøde gennem Workplace fra Facebooks mødefunktion. Du kan bruge denne facilitet til ugentlige teammøder eller gruppediskussioner.
Du kan også deltage i hurtige en-til-en-opkald med gruppemedlemmerne. Integration af virtuelle opkaldsapps som Zoom, BlueJeans og Cisco Webex Meetings er også tilgængelig.
8. Post-pinning-funktion til hurtig reference
Du kan også fastgøre et opslag eller indhold på gruppesiden, svarende til en Facebook-side eller -gruppe. I hver gruppe er der vitale projektinstruktioner, mål, deadlines og ressourcer. Content pinning sikrer, at teammedlemmerne nemt finder det nødvendige indhold for at arbejde på et projekt.
Hvis du vil, kan du fastgøre flere indlæg uden problemer. Du kan også bestemme, hvilket fastgjort indlæg der skal forblive oven på de andre. Husk, at kun gruppeadministratoren kan fastgøre et indlæg i Workplace-gruppen.
Det er nemt at styre flere projekter
Funktionerne, som du så ovenfor, er grundlæggende behov for ethvert projekt. Workplace fra Facebook opfylder alle disse funktioner effektivt gennem en no-brainer UI.
Hvis dine projektdata som to-do-lister, arbejdsgange, produkt-/servicemodeller, referenceindhold osv. er på mere end ét værktøj, så tag dem gratis med til ét centralt værktøj som Workplace. Det er også smart at vide, hvordan Workplace konkurrerer med andre projektledelsesarbejdsområder, før du træffer den endelige beslutning.
Sådan beslutter du, hvad der er bedre for fjerntliggende eller hybride teams: Google Workspace eller Facebook Workplace.
Læs Næste
- Produktivitet
- Samarbejdsværktøjer
- Projektledelse
- Fjernarbejde
Tamal er freelanceskribent hos MakeUseOf. Efter at have fået betydelig erfaring inden for teknologi, økonomi og forretning processer i sit tidligere job i en it-konsulentvirksomhed, tog han forfatterskabet til sig som fuldtidserhverv for 3 år siden. Selvom han ikke skriver om produktivitet og de seneste teknologinyheder, elsker han at spille Splinter Cell og binge-se Netflix/Prime Video.
Abonner på vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for tekniske tips, anmeldelser, gratis e-bøger og eksklusive tilbud!
Klik her for at abonnere
