5 måder at overvinde de mest almindelige opgavestyringsudfordringer på

Hvert projekt består af en række opgaver, du skal afslutte i tide. Korrekt opgavestyring betyder at styre projekter fra idé til færdiggørelse. Uanset om du er en del af et team, der arbejder fra kontoret eller hjemmet, kan opgavestyringsprocessen få dig til at stå over for nogle almindelige udfordringer.

Find ud af de fem almindelige opgavehåndteringsudfordringer, du og dit team kan stå over for, og hvordan du kan overvinde dem med værktøjer.

1. Ingen synlighed på opgavefremskridt

En af forudsætningerne for rettidig opgaveafslutning og succesfuldt samarbejde er synlighed af opgavefremskridt. Uden det bliver det en udfordring for ethvert team at administrere opgaverne. Du kan forvente at løse ethvert problem hurtigt ved kun at sikre gennemsigtighed i opgaveforløbet.

Med Kanban-tavler kan du etablere et visuelt overblik over projektets arbejdsgang. Trello er en Kanban board app, der giver dig mulighed for at strømline alle opgaverne ved at identificere flaskehalse i processen. Denne app gør ikke kun opgavefremskridt tilgængelig, men lader dig også tage afgørende handlinger for at holde de længe ventende opgaver i gang.

Brug af Gantt-diagramværktøjet er en anden nyttig måde at spore opgavefremskridt. Med Agantty app, kan teammedlemmerne synkronisere deres opgaver i overensstemmelse hermed. Det giver dig også mulighed for at tildele og uddelegere opgaver til de tilgængelige ressourcer.

Relaterede: De bedste gratis Gantt-diagramapps til projektstyring

2. E-mailafhængighed hæmmer arbejde

Klar kommunikation er afgørende for, at ethvert team kan udføre opgaverne inden for den fastsatte tid og med fuld effektivitet. Selvom e-mail er en populær kommunikationsform blandt teammedlemmer, kan fuldgyldig afhængighed af e-mail være kontraproduktiv og hæmme produktiviteten.

Hvad angår et team, er en af ​​de største opgavestyringsudfordringer at holde alle på samme side ved at kommunikere de nødvendige beskeder. Her bliver det afgørende at kommunikere hvad og hvordan – begge dele. Hvis nogen bruger mere tid på at tjekke, skrive og svare på e-mails end produktive opgaver, vil formålet med e-mail-kommunikation mislykkes.

Med MeisterTask, kan du centralisere informationsdelingsprocessen for teammedlemmerne. Du kan facilitere en bedre teamkommunikation ved at tilføje opgavebeskrivelsen, vedhæftede filer, opgaveændringslog og kommentarer i selve opgaven. Disse funktioner gør en opgave interaktiv og sporbar.

Ved at spore et projekt kan du holde dig opdateret og få al den nødvendige information. Du kan hurtigt svare på enhver opgaveændring med emojis og få meddelelser via e-mail for sådanne ændringer.

3. Mangel på strukturerede præstationsrapporter

For at vide om dit teams effektivitet og produktivitet er det nødvendigt at få et komplet overblik over hvert teammedlems præstationer. Uden den rette indsigt kan ingen overhovedet vide om opgavens fremskridt. Kun en struktureret rapport kan generere indsigt om hele den proces, teamet har været igennem.

Sådanne rapporter giver ikke kun værdifuld indsigt i opgaver og projekter. De præsenterer også den indsamlede information på en let forståelig måde. Når du har det komplette billede ét sted, bliver det problemfrit at træffe foranstaltninger til at forbedre opgaveeffektiviteten.

Strukturerede rapporter giver dig også mulighed for at generere forskellige statistikker ved hjælp af de afgørende metrics og tilpasse, hvordan du vil se detaljerne. Du kan brug den universelle rapporteringsfunktion i Asana for at få grafiske diagrammer og grafer over dit teams præstation. Med få klik kan du få fat i dit teams produktivitetsstatus i realtid.

Hvert teammedlem kan oprette deres produktivitetsdashboard med dette værktøj, der visuelt repræsenterer præstationsmålingerne. Enkeltpersoner kan dele de skrivebeskyttede rapporter med interne og eksterne samarbejdspartnere. Det er også nemt at tilpasse rapporterne, da du kan tilføje forskellige filtre, vælge diagramtyper og tildele en separat farve til hvert projekt.

4. Fravær af ubesværet automatisering

I den moderne forretningsverden er vigtigheden af ​​opgaveautomatisering altafgørende. Uden det vil det være svært at styre dine opgaver og gennemføre projektet i tide. Fraværet af automatisering kan også føre til produktivitetsproblemer i dit team og langsom udførelse af opgaver.

Derfor bør du bruge forskellige værktøjer til at automatisere opgaver og spare dit team fra at bruge tid på manuelt at udføre disse opgaver. Mens du vælger automatiseringsværktøjerne, skal du sørge for, at disse har flere fordele end ulemper som stejl indlæringskurve, opbremsning af systemet og for stort tidsforbrug.

Når det kommer til automatisering, kan du bruge et vilkårligt antal værktøjer afhængigt af dit arbejdsomfang. Udover at fjerne teamets arbejdsbyrde, lader intelligent automatisering dig fokusere på de opgaver, der betyder noget. Mens du bruger flere automatiseringsværktøjer, kan du tage hjælp fra Zapier til ubesværet integration mellem apps.

Nogle af de populære integrationer, som Zapier understøtter, er:

• Google Sheets og Toggl: Bruges til at administrere projekter for fjerntliggende og hybride teams.
• ClickUp og TimeDoctor: Bruges til at spore produktive timer og administrere opgaver.
• Trello og Jira: Bruges til at spore problemer, mens du administrerer opgaver gennem værktøjet i Kanban-stil.
• Asana og HubSpot: Bruges til at synkronisere CRM-software med et projektstyringsværktøj.
• ClickUp og Jira: Bruges til at spore og løse problemer, mens du overvåger opgaver.

Relaterede: Zapier-integrationer, der vil automatisere din opgavestyringsarbejdsgang

5. Håndtering af Scope Creep

Scope creep er en almindelig opgavestyringsudfordring, som teams står over for. Det refererer til ændringerne i projektkrav fra det, du besluttede ved projektstart. Disse ændringer har indflydelse på både formålet med og resultaterne af projektet.

Du skal være opmærksom på omfangskryb, mens du planlægger et projekt og tildeler opgaver til medlemmerne. Uanset branche kan du forebygge det ved risikovurdering og ved at være bevidst under projektkortlægningen.

Ethvert projekt er forbundet med en vis grad af risiko, og at have en beredskabsplan på plads fra begyndelsen kan redde dig fra enhver uventet situation. Desuden vil konstant evaluering af risici i løbet af projektets livscyklus også hjælpe dig med at styre risiciene. Ved hjælp af monday.com, kan du taktfuldt håndtere omfangskryb i dine projekter.

Projektrisikoregistret for denne app giver dig mulighed for at lokalisere, evaluere og planlægge en mulig hændelse, så du kan afbøde risiciene. Bruger sin Scrum sprint planlægningsskabelon, kan du få dit team til at holde fokus på specifikke opgaver og mål. Det Change Management Tracker af dette værktøj giver dig mulighed for at skitsere og spore forandringsstyringsplaner.

Opgavestyringsproblemer løst

Opgavestyringsproblemer kan resultere i forsinkede projekter og utilfredse kunder. Vær opmærksom på de potentielle problemer, du kan støde på i forbindelse med opgavestyring.

Da denne artikel diskuterede udfordringerne og deres levedygtige løsninger, kan du nu tage nødvendige handlinger for at undgå sådanne problemer for at sikre problemfri projektstyring.

De 8 bedste gratis Asana-alternativer til projektledelse

Leder du efter alternativer til Asana? Tjek disse gratis værktøjer, der lader dig administrere dine projekter effektivt.

Læs Næste

Om forfatteren