Sådan integreres Microsoft To-Do med OneNote

Hvis dit arbejde er dybt integreret i Microsofts økosystem, er To Do og OneNote sandsynligvis de mest populære værktøjer til din daglige arbejdsgang. Når du bruger OneNote til at planlægge et projekt, vil du ende op med handlingsrettede elementer, der fuldender det, du arbejder på.

Brug af OneNote og Microsoft To Do sammen betyder, at du vil bruge tid på at skifte kontekst, kopiere eller gennemgå data fra en app til en anden. Som følge heraf kan du miste dit fokus, lave fejl eller endnu værre, reducere kvaliteten af ​​dit arbejde. Vi viser dig metoder til at integrere OneNote og To Do problemfrit, så du bruger tid på at prioritere det arbejde, der betyder noget.

Tilføjelse af en opgave fra OneNote til Microsoft To Do

Ud af hver Office-app har OneNote 2019 den strammeste integration med Outlook. Det skyldes, at begge apps deler lignende mål og operationer. Du kan omdanne enhver notetekst i OneNote til en automatisk opgaveliste i Outlook. Men vent, hvor passer Microsoft To Do ind i dette system?

Vi kommer til denne diskussion senere, men sørg først for, at både OneNote 2019 og Outlook er installeret på din computer. Du skal også have oprettet en notesbog og sektion, hvor dine handlingsrettede genstande findes. Hvis du er i gang, så følg vores guide til, hvordan du organiserer notesbøger i OneNote.

Vælg den tekst, du vil gøre til en Outlook-opgave. Klik på Hjem fanen og derefter Outlook-opgaver. Vælg en tidsramme for opgaven i rullemenuen. Et flag markerer teksten, og OneNote tilføjer noteteksten som en opgave i Outlook. Du kan fortsætte med at tilføje flere noter som opgaver, hvis det er nødvendigt.

Skift over til Outlook for at se opgaven i Mine opgaver.

Nu, når du skifter til "Microsoft To Do"-appen, vil du se den samme opgave under Opgaver med forududfyldte forfaldsdatoer og link til OneNote-siden for at vide, hvor dine opgaver er placeret.

Ligeledes kan du vælge Brugerdefinerede og fra det nye vindue, der vises, skal du indtaste Afleveringsdato, det Start dato, og vigtigheden af ​​opgaven ved hjælp af Prioritet Mark. Du kan også tjekke Minde om boks for at få Outlook til at minde dig om opgaven, og tilføje en kort note.

Skift nu til "Microsoft To Do"-appen, men du vil ikke se datoen for, hvornår opgaven blev startet, eller prioritetsfeltet her.

Baggrundsmekanisme for opgavesynkronisering

"To Do"-appen er afhængig af Exchange Online til at gemme og synkronisere opgaver, uanset om du bruger en personlig konto eller Microsoft 365. Begge konti følger de samme protokoller, herunder datakryptering, overholdelse og dataophold. Hvis du fuldfører en opgave i "To Do"-appen, opdateres den i Outlook Tasks og OneNote.

Bemærk: "To Do"-appen har intet at gøre med "To Do"-tagget i OneNote, på trods af at der bruges samme store bogstaver. Dette er vigtigt, fordi folk kan blive forvirrede over terminologien og erklære, at denne funktion ikke ser ud til at fungere korrekt.

Et punkt at bemærke er, at du kun kan have én forfaldsdato i stedet for separate start- og slutdatoer. Den understøtter ikke opgavestatusser som igangværende eller fuldført procentdel, og heller ikke vigtigheden af ​​opgaven på forskellige prioritetsniveauer. Du kan ikke gendanne en slettet opgave i "To Do", men du kan se dem i OneNote og Outlook.

Hvis du ved hvordan Microsoft To Do-appen fungerer, er det muligt at oprette flere opgavelister. Så det giver mening at flytte en opgave fra Opgaver til en liste efter eget valg. Men når du flytter en opgave til en anden liste, bliver ændringen afspejlet i mappekolonnen i Outlook-opgaver, men når du holder musen over flaget, vil du se en besked om, at "opgaven eksisterer ikke."

Krydssynkroniser dine opgaver mellem To Do og OneNote

Det er muligt at krydssynkronisere dine opgaver mellem OneNote og To Do med en simpel app kaldet Pleexy. Det bringer dine opgaver fra dine e-mails, noter, projektstyring og samarbejdsværktøjer ind i din opgavehåndtering.

Du kan endda konfigurere en to-vejs synkronisering mellem de værktøjer, du bruger, så ændringer, der foretages på den ene side, øjeblikkeligt kopieres på den anden side. Hvis dit team bruger Jira og OneNote til at styre projekterne, så kan Pleexy kanalisere alle relevante opgaver fra disse apps til "To Do". Og når du fuldfører en opgave i "To Do", bliver den kontrolleret i kildeapplikationen også.

Kom godt i gang med Pleexy

Tilmeld dig på Pleexy -webstedet ved at bruge "Microsoft To Do" som din opgavehåndtering. Når du har godkendt det med din Microsoft-konto, bliver du bedt om at vælge en app, du vil forbinde med "To Do". Vælg OneNote, og godkend Pleexy til at få adgang til din OneNote-konto.

Giv din forbindelse et navn. Lad os for eksempel sige "ToDo with OneNote."

Det første trin er at fortælle Pleexy, hvilke notesbøger og sektioner den vil søge efter noter. Du kan filtrere dine noter efter type som To Do, Diskussion med person, Opgaveprioritet 1 og 2, Kundeanmodning og Planlæg møde. Og ignorer ældre noter i intervallet fra 1 til 180 dage. Pleexy vil søge efter noter, der opfylder alle de specifikke kriterier og oprette dem i "Microsoft To Do".

I det næste trin definerer vi titelskabelonen for dine opgaver i "Microsoft To Do". Du kan følge en mønster som "{sektion}: {page} - {todo}", hvor "{page}" er din OneNote-side og "{todo}" er OneNote todo tag.

Nu skal du angive listen, hvor Pleexy vil oprette opgaver. I dette eksempel vælger vi Én liste, og destinationen er Arbejde.

Til sidst skal du vælge, hvad der skal ske, når du foretager ændringer i Microsoft To Do- eller OneNote-opgaver. Til OneNote til Microsoft To Do, kan du styre, hvad du skal gøre med en opgave, når den er fuldført eller slettet i OneNote. Og for Microsoft To Do til OneNote, vælg, hvad du vil gøre, når du fuldfører en opgave i appen "To Do".

Gem dine ændringer og aktiver din forbindelse. På skærmbilledet nedenfor tjekker du integrationen, redigerer eller sætter forbindelsen på pause og sletter dem.

Skift til "Microsoft To Do"-appen for at se ændringerne. Når du fuldfører en opgave her, bliver den også tjekket i OneNote.

Opret flere OneNote-forbindelser med at gøre

I Pleexy kan du oprette flere forbindelser mellem disse to apps. Her er grundene:

1. Hvis du bruger en separat OneNote -konto til personlige og arbejdsformål.
2. Konfigurer forskellige synkroniseringsregler for bestemte projekter i OneNote.

For eksempel vil du måske synkronisere opgaverne for blogindlæg i begge apps, men du kan lade opgaven være markeret i OneNote, selvom du har markeret dem i "At gøre" for et andet projekt. Vi opretter to forskellige forbindelser i Pleexy efter proceduren som beskrevet ovenfor.

Bring alle dine opgaver til Microsoft To Do

Både OneNote og To Do er komplicerede apps, men fungerer samlet under forskellige arbejdsforhold og dine behov. I enkle tilfælde kan du tilføje en opgave fra OneNote til To Do, men de er ikke problemfri og går i stykker, hvis du flytter opgaven til en anden liste.

Pleexy lader dig synkronisere opgaver på begge måder, uanset hvad din opgaveliste er og intuitiv at konfigurere. Tjek den side med integrationer for en liste over apps, den understøtter. Når du begynder at bruge dem, skal du følge vores tips og tricks til at bruge Microsoft To Do effektivt.

10 Microsoft gør tips til bedre opgavestyring

Se nærmere på Microsoft To Do og tjek nogle tips til, hvordan du kan gøre det til en kraftfuld task manager.

Læs Næste

Om forfatteren