Sådan opretter du Excel-formularer til regneark til dataindtastning

Indtastning af data i Excel er en skræmmende opgave, især hvis du har mange kolonner og tonsvis af poster. Det kan også være forvirrende for andre brugere, især hvis de ikke er fortrolige med dit regneark.

Men vidste du, at du kan oprette formularer for at gøre denne opgave lettere? Microsoft lader dig eller nogen anden tilføje data til dit regneark via en formular i et nyt vindue. På den måde er der mindre forvirring om, hvilke oplysninger de skal lægge i Excel-filen.

Læs videre og lær, hvordan du opretter en formular til dit eget Excel-regneark.

Forberedelse af dine data

Før du begynder at bygge din formular, skal du først forberede de data, du skal bruge. Hvis du f.eks. opretter en elevdeltagelsesliste, skal du først skrive de oplysninger, du vil kræve fra dem, ned i kolonner.

For eksempel skal du have deres fornavn, efternavn, elevnummer, e-mailadresse og kursus; derefter bør du liste disse langs den øverste række. Disse elementer vil angive de kolonner, hvor de data, dine elever indtaster, vil blive kompileret under.

Hvis du vil bede dine elever om at indtaste deres detaljer manuelt, bliver de nødt til at rulle ned til bunden af ​​Excel-filen for at finde en tom række. Og hvis du beder om en masse information, f.eks. for en årbog, ville det være let for enhver af eleverne at springe en celle over, hvilket fører til ufuldstændige data.

Indsættelse af en simpel formular

Når du har forberedt alle dine kolonnetitler, kan du nu begynde at oprette en formular. For at gøre det skal du vælge en af ​​kolonneoverskrifterne. Gå til Søgelinje i den øverste del af Excel-vinduet og skriv Form. I søgeresultaterne under Handlinger, Klik på Form.

EN Microsoft Excel advarselsvindue vil poppe op, som bekræfter, om du vil bruge den valgte række som formularetiketter. Hvis du allerede har gjort det, så klik på Okay. Ellers klik Afbestille, vælg de kolonneoverskrifter, du vil bruge som formularetiketter, og gentag trinene beskrevet i det foregående afsnit.

Efter tryk Okay, vil et formularvindue dukke op, og det er det! Du er nu fri til at begynde at indtaste data.

Hvis du kommer til at bruge dette værktøj ofte, kan du tilføje en genvej til denne funktion i din Hurtig adgangsværktøjslinje. Vend tilbage til Søgelinje og skriv ind Form igen. Men i stedet for at venstreklikke på Form resultat, Højreklik på den i stedet for at få kontekstmenuen frem.

Vælg Føj til værktøjslinjen Hurtig adgang, og du vil se Formularikon vises i den. Så næste gang du skal trække formularværktøjet op, er alt hvad du behøver at klikke på genvejsknappen.

Tilføjelse af nye data

Med det åbne formularvindue vil du se de oplysninger, du skal indtaste i din database. Udfyld alle de tomme felter, og når du er færdig, klik på Ny. De data, du indtastede, vil automatisk udfylde den nederste del af din tabel, og du får en ny tom formular klar til at gå.

Hvis du ved et uheld har gemt de forkerte data, kan du gå tilbage og ændre dem. Gå til den post, du ønsker at ændre, ved at trykke på Find forrige eller Find næste knapper. Når du har nået det element, du vil redigere, skal du blot ændre oplysningerne i det relevante felt.

Når du er færdig med dine rettelser, skal du klikke Ny eller tryk Gå ind på dit tastatur for at foretage ændringerne. Men hvis du har lavet en typografisk fejl og ønsker at gendanne den forrige indtastning, skal du klikke Gendan i stedet. Bemærk dog, at du ikke kan fortryde ændringerne med Gendan, når du først har foretaget ændringerne.

Gennemse poster med formularvinduet

Nu hvor du har flere indtastninger i dit regneark, kan du bruge selve formularvinduet til at gennemse dine data. Nær det øverste højre hjørne af vinduet kan du se de aktuelle datas serienummer.

Hvis du ønsker at se posterne før eller efter det aktuelle valg, kan du bruge det tidligere nævnte Find forrige og Find næste knapper. Alternativt kan du bruge rullepanelet til hurtigt at springe gennem flere poster.

For at finde specifikke resultater kan du bruge formularvinduets søgefunktion. For at få adgang til det, klik på Kriterier knap lige under, Find næste. Indtast de oplysninger, du ønsker at søge i det relevante felt, og tryk derefter Gå ind på dit tastatur.

Relaterede: Sådan bruger du Find og erstat søgefunktionen i Excel

Vinduet vil derefter vise dig den næste række med de relevante oplysninger. For at gennemse andre resultater, klik på enten Find forrige eller Find næste.

Du kan også bruge formler og modifikatorer til en mere avanceret søgning. Du kan bruge jokertegnet stjerne for at søge efter en del af posten. Ligeledes kan du også bruge bedre end eller Mindre end tegn for at søge efter numeriske værdier eller datoværdier.

Hvis du f.eks. vil søge efter studerende, der tager et BA-kursus, kan du indtaste BA* i det relevante felt. Skemavinduet viser kun studerende fra dit regneark, der tager en BA-grad.

Undgå tomme poster

Du kan også forhindre utilsigtet tomme poster ved at tilføje ved hjælp af datavalideringsfunktionen. For at gøre dette skal du først vælge den tabel, hvor du vil indtaste data. Så skal du gå til Data > Datavalidering.

Det Data validering vinduet åbnes derefter. I den Indstillinger fanen under Give lov til rullemenu, vælg Tekstlængde. Så under Data dropdown menu, vælg bedre end. Endelig under Minimum felt, input 1. Trykke Okay.

Denne funktion forhindrer brugere i at indtaste kun ét tegn i ethvert felt, hvilket sikrer, at dine data vil være fuldt udfyldt.

Relaterede: Sådan importeres data fra Microsoft Word-formularer til et Excel-regneark

En hurtig og nem måde at udfylde store databaser på

Hvis du ofte savner information på dit regneark eller indtaster forkerte data i kolonner, så er det på høje tid, at du laver en formular til dig selv. Denne hurtige og nemme løsning vil sikre, at du får en præcis database.

Selvom eksemplet ovenfor kun viser fem poster, vil du sætte pris på denne funktion i Excel, hvis du arbejder på mange poster, f.eks. en virksomheds medarbejderdatabase. Ved at give dig et uafhængigt vindue til at indtaste information, kan du undgå at blive krydset med hundredvis, hvis ikke tusindvis, af indtastninger, samtidig med at du sikrer nøjagtige og præcise datainput.

Sådan flettes Microsoft Excel-filer og -ark

Lær alt om, hvordan du flette ark i Excel, plus hvordan du kombinerer flere Excel-filer til én.

Læs Næste

Om forfatteren