Sådan forbedres organisationen ved hjælp af bløde deadlines

At have deadlines at overholde er en del af hverdagen for de fleste af os. Det kan være, at du har en kollegial opgave, et projekt på arbejde eller en selvangivelse, der skal udføres; i begge tilfælde har disse alle en slutdato, som du arbejder hen imod.

For det meste giver deadlines dig presset til at få tingene gjort. Men hvis du vil bruge det til din fordel og organisere din tid bedre, kan bløde deadlines være tricket.

Forskellen mellem bløde og hårde deadlines

Det meste af tiden er deadlines sat for os; din chef eller vejleder giver dig en slutdato for et stykke arbejde, der er endeligt, og du kan ikke foretage nogen revisioner efter dette tidspunkt. Dette er en hård deadline, og konsensus er, at der vil få nogle konsekvenser, hvis du ikke overholder den.

I sidste ende har alt brug for en hård deadline, fordi det betyder, at tingene bliver færdige, og der skal være et punkt, hvor et stykke arbejde slutter. De giver dig klare forventninger fra din overordnede, og det giver dig autonomi til at bruge den tidsramme, som du finder passende.

Folk får mere arbejde udført, når de er under pres, og deadlines er en fantastisk måde at udnytte dette fænomen på. Det er derfor, folk vil udføre mere arbejde i de sidste dage eller timer i opløbet til slutdatoen. For eksempel, hvis du skal indsende en opgave om to måneder, er det usandsynligt, at du laver meget arbejde i den første måned.

Relaterede: Tips til at undgå udsættelse og overholde deadlines

Det er derfor, hårde deadlines kan være uproduktive; uden nok pres kan du ende med at spilde værdifuld tid og skynde dig at færdiggøre dit arbejde i sidste øjeblik og tilsidesætte andre ansvarsområder. Det kan også være stressende.

På den anden side er bløde deadlines sat før den hårde deadline, med den antagelse, at du vil afslutte dit projekt med tid til overs. For eksempel, hvis den hårde deadline er om to måneder, kan din bløde deadline være tre uger før.

Du kan oprette dine egne personlige deadlines, og ved hjælp af denne fremgangsmåde giver du nok drivkraft til at få arbejdet udført uden stress i sidste øjeblik.

Fordele ved at bruge bløde deadlines

Indstilling af en blød deadline betyder ikke, at den automatisk fungerer. For at du kan drage fordel af dem, skal du forpligte dig til det. Det nytter ikke noget at etablere dem, hvis du vil se bort fra dem til fordel for den hårde deadline.

Men hvis det gøres korrekt, kan personlige deadlines medføre mange fordele:

• Forbedret tidsstyring og mindre spildtid
• Mere ansvarlighed for dine andre ansvar
• Bedre organisation med dine projekter
• En følelse af ejerskab over din tid og dit arbejde
• Skaber tillid
• Hurtigere præstation med tid til at tænke kreativt

Relaterede: Måder at bruge Mind Mapping Technique til eksponentiel produktivitet

Når du har nået den bløde deadline, har du tid til at foretage revisioner og finjustere dit arbejde med masser af tid, før det skal afleveres. Plus, du vil have fleksibiliteten til at indsende det, når du er tilfreds med resultatet, og tage sig af alle andre hasteforhold, der opstår.

Sådan indstilles bløde deadlines effektivt

Så hvordan sætter du en blød deadline? Nøglen er at have en realistisk tidsramme i tankerne, som du ved, at du pålideligt vil kunne møde. Du skal også sikre, at det ikke er for tæt på den hårde deadline.

Den ideelle parameter til at indstille en blød deadline er at trække 25% af tiden fra den hårde deadline, men dette kan variere afhængigt af dine egne begrænsninger. Nogle ting at overveje er:

• Hvis du har andre projekter, og hvor tung din anden arbejdsbyrde er
• Hvor langt væk er den hårde deadline?
• Hvad dit søde sted for produktivt pres er
• Hvis du arbejder på projektet med andre mennesker, hvordan kan du så løse dette?
• Hvor stort eller lille dit projekt er

Når du har disse svar, kan du finde den mest praktiske personlige færdiggørelsesdato og komme i gang.

For at garantere, at du holder dig til dit personlige målindlæg, bør du lave en oversigt over, hvordan du klarer det. Trello er en ideel applikation til dette, da det bruger et simpelt bordlayout, som du kan manipulere, så det passer til dine behov.

Når du har oprettet dit Trello -arbejdsområde, skal du åbne Sidebjælke og under Dine brædder, klik på Plus underskrive til Opret et nyt bord. Du kan start med en skabelon, men et tomt bord er fint.

Når du har navngivet og oprettet dit board, skal du dele din tid mellem nu og din bløde deadline i uger ved at oprette en ny liste for hver uge du har:

1. Klik på Tilføj en anden liste
2. På den første liste, hvor der står Indtast listetitel, type Uge 1
3. Gentag disse trin for det antal uger, du har i dit skema

Relaterede: Kreative måder at udnytte Trello fuldt ud

Nu kan du begynde at planlægge, hvilke aspekter af projektet du vil fuldføre i hver uge. Vælg dette for at gøre dette Tilføj kort under den uge, du ønsker, Indtast en titel for dette kort og klik på Tilføj kort.

Opdel hvert trin i dit projekt, som du skal arbejde med. Hvis du f.eks. Følger en tre ugers tidslinje, skal den første uge allokeres til planlægning og generering af ideer, den anden skulle være til udførelse af disse planer og designs, og den tredje skulle være til finjustering.

Hvis du vil beholde alt dit arbejde ét sted, kan du uploade filer til hvert kort, du opretter i Trello, ved at klikke på det kort, du vil redigere og vælge Vedhæftede filer. Du kan også oprette Tjeklister og tilføj Datoer, hvis det hjælper.

Brug deadlines til din fordel

Nu når du har din bløde deadline, kan du være rolig ved at vide, at arbejdet udføres med tid til overs. Det bedste er, at du nu har et valg over, hvad du skal gøre med den ekstra plads.

Ved at bruge bløde deadlines som en almindelig øvelse i dit arbejde kan du udøve en bedre organisation, og bare hvis der opstår problemer i løbet af de sidste dage eller timer, er du allerede dækket.

Sådan organiseres dine gøremålslister ved hjælp af handlingspunkter

Ved hjælp af handlingspunkter i huskelister kan du omdanne komplekse opgaver til let opnåelige og øge projektets produktivitet.

Læs Næste

Om forfatteren