De 6 bedste dokumenthåndteringssoftware til virksomheder

Hvis du stadig bruger fysiske måder at opbevare dine filer og papir på, går du glip af meget. Fysisk lagring af filer tager for meget lagerplads. Du har altid brug for skabe, hvilket gør søgning og sporing af en bestemt fil ret udfordrende.

Alternativt giver dokumentstyringssoftware dig mulighed for nemt at administrere et ubegrænset antal filer. Desuden er de forholdsvis mere sikre og fleksible, hvilket gør det lettere for flere teammedlemmer at arbejde sammen om et enkelt dokument.

Så lad os finde ud af, hvilken dokumentstyringssoftware du kan bruge til at administrere dine filer.

1. Bitrix24

Det er en sikker platform til at gemme dine personlige og samarbejdsfiler. Over 5 millioner brugere stoler på dem verden over og bruger denne software til at administrere deres filer.

Det tilbyder tre forskellige typer opbevaring til dine dokumenter:

• Mit drev: Du kan gemme dine personlige filer her.
• Gruppedrev: Det er bedst for studerende og små virksomheders teamsamarbejde.
• Virksomhedsdrev: Denne er bedst for virksomheder med flere ansatte.

Derudover kan du vælge at gem dine dokumenter på skyen eller lokal opbevaring, afhængigt af dine behov. Og naviger gennem flere filer ved at skrive deres navn eller en kort beskrivelse om dem. De er alle gemt i dokumentbiblioteket.

Du kan også lide dokumenterne for at beholde dem øverst i søgeresultaterne for hurtig adgang. Værktøjet giver dig også mulighed for at tilføje kommentarer til dokumenterne og beholde flere dokumentversioner med redigeringshistorik. Det gør det lettere at spore ændringer i fremtiden. Desuden kan du også bruge forskellige apps til at redigere dit dokument.

Af sikkerhedsmæssige årsager giver Bitrix24 dig mulighed for at låse dit dokument ved at klikke på låseknappen. Det gør dokumentet utilgængeligt for andre mennesker. Softwaren har både gratis og betalte versioner. Du kan få en baseret på dine behov.

2. eFile kabinet

Uanset om du er studerende, en lille entreprenør eller har en stor virksomhed med flere ansatte, kan du bruge dette værktøj til at opbevare og organisere dine data og filer. Det giver dig mulighed for at søge i filerne bare ved at skrive deres navn i søgelinjen.

Du kan også få hurtig adgang til bestemte filer ved at beholde dem i porteføljen og automatisere arbejdsgangen med denne software, da den automatisk arkiverer de dokumenter, du uploader. Det tillader både on-site og cloud-baseret lagring.

Desuden behøver du ikke beholde applikationen på alle dine enheder. Du kan få adgang til dine filer overalt i verden ved hjælp af en webbrowser. Dog er det kun visse personer med en adgangskode, der kan få adgang til dataene af sikkerhedsmæssige årsager. Tilladelser gives til medarbejdere baseret på deres roller.

Alle de filer, du delte, er krypterede, og du skal igennem tofaktorautentificering. For mere bekvemmelighed kan du også indstille IP- eller placeringsbaseret godkendelse.

Desuden, hvis du er en virksomhed eller en solo iværksætter, vil du være glad for at vide, at denne software også tillader underskrivelse af kontrakter. For at lette dit arbejde kan du integrere softwaren med tredjepartsapps som DocuSign, Salesforce og Microsoft Office.

3. Google Drev

Med over 1 milliard aktive månedlige brugere og 6 millioner betalte brugere, er Google hidtil den mest populære fillagringsløsning. Folk bruger det til personlig, team- og virksomhedslager.

Det muliggør problemfri integration med skybaserede apps. Desuden understøtter den flere formater, så du kan gemme din fil uden at skifte type - f.eks. PDF, Word og andre. Det er også praktisk at søge i dokumenter i dit Google Drev. Skriv bare navnet, og der er det!

Det giver delt plads til teammedlemmer. Alligevel forbliver dataene utilgængelige for udenforstående på grund af dens DLP -funktion (Data Loss Prevention).

Softwaren giver dig mulighed for at gemme dine dokumenter og oprette, se og redigere dem også. Plus, hvis du redigerer disse dokumenter ved hjælp af dette værktøj, bevarer det historikken over de foretagne ændringer. På denne måde behøver du ikke beholde flere versioner af filen. De er alle gemt i ét dokument.

Google Drev giver gratis opbevaring på op til 15 GB til alle sine brugere. Hvis du har brug for mere lagerplads end dette, skal du få en præmieplan.

4. Samløb

Dette er et andet fantastisk, skybaseret fildelingsværktøj, der giver dig mulighed for at beholde og organisere dine filer. Over 130.000 brugere verden over stoler på denne platform med deres dokumenter og filer.

Du kan organisere dine dokumenter på to måder med denne software:

• sider: Du kan oprette og redigere sider og diskutere dem med dine medarbejdere.
• Rum: Alle dine sider er gemt her. Uanset om de er til enkeltpersoner, teammedlemmer eller andre projekter.

Dette værktøj tilbyder avancerede funktioner til at søge og hente dine dokumenter, over 75 skabeloner, der kan tilpasses, og kommentarer og redigeringsfunktioner. Plus, hvis nogen på holdet tildeler en opgave til et andet teammedlem, får de besked om handlinger til tiden.

Derudover kan du kontrollere tilladelserne for dokumenterne og styre, hvem der har adgang til dem i teamet. Det er gratis for op til 10 brugere. For alt over det skal du købe sin premiumversion.

5. SharePoint Online

Med over 190 millioner mennesker med adgang til SharePoint Onlines funktioner, er det et Microsoft -værktøj, der giver dig mulighed for at organisere dokumenter, teams og arbejdsgange.

Bortset fra at gemme dine filer, kan du oprette og redigere dokumenter ved hjælp af dette værktøj og bruge det til at samarbejde med flere teammedlemmer. Det giver dig mulighed for at opdatere filernes metadata, hvilket muliggør en hurtig søgning.

På denne måde, hvis du glemmer et filnavn eller har flere filer med næsten det samme navn, kan du finde dokumentet ved blot at skrive nogle ord skrevet i metadataene. Værktøjet er også tilgængeligt til mobilapps. Du skal dog få et abonnement på $ 5 om måneden for at bruge det.

6. Papirspor

En anden dokumenthåndteringssoftware på listen er Paper Tracer. Det er lavet til små, mellemstore og virksomhedsniveau virksomheder.

Det hjælper dig med at automatisere dine kontrakter, digitalisere dokumenter og spore og rapportere alle gemte filer. Plus, det er HIPAA-kompatibelt, hvilket betyder, at det følger sikkerhedsloven og forhindrer datalækage. Det giver også en e-signatur facilitet. Derfor er det et godt værktøj til sundhedspleje, juridisk eller enhver virksomhed, der gennemfører projekter på kontraktbasis.

Softwaren tilbyder end-to-end workflow-løsninger og tilbyder cloud-baseret implementering. Det er et godt værktøj til små virksomheder med op til 10 ansatte og mellemstore virksomheder med 100 ansatte eller mere.

Vælg din dokumenthåndteringssoftware

Hvis du stadig gemmer dine filer fysisk og går igennem alle problemer, er det tid til at stoppe.

Listen tilbyder flere software, der giver masser af gratis lagerplads. Start med disse, og gør det lettere at beholde, organisere og administrere dine filer i samarbejde med mange teammedlemmer.

De 10 bedste værktøjer til at transskribere videomøder til dokumenter, der kan deles

Med transskriberingsapps kan du konvertere lyd- og videofiler til tekst, som du kan dele. Her er nogle af de bedste værktøjer, du kan bruge til det.

Læs Næste

Om forfatteren