De 10 bedste fremgangsmåder, som enhver SharePoint -bruger bør vide

SharePoint er en del af Microsoft 365, der lader dig håndtere dokumenter og indhold professionelt. Uanset om du er en admin eller en slutbruger, vil kendskab til og implementering af de bedste fremgangsmåder sikre, at alle kan bruge indholdet uden problemer.

I denne artikel lærer du, hvordan du bruger SharePoint mest effektivt.

1. Giv konsistens til filnavne

Konsistens er nøglen til succes, og det er sandt, selv i tilfælde af SharePoint. Da SharePoint kan gemme mange dokumenter, skal du have konsekvens i filnavnet.

Du har muligvis bemærket, at nogle søgeresultater indeholder uklare filnavne. Som et resultat skal du åbne hver fil for at finde den ønskede fil. Dette er et omhyggeligt job og gør dig uproduktiv. Desuden kan det næsten være umuligt at finde den passende fil fra tusinder af dokumenter, hvis forskellige holdkammerater følger forskellige navngivningsstile.

Relaterede: Hvad er Microsoft SharePoint? Funktioner og fordele ved at bruge det

Da SharePoint er en delt platform, så diskuter med andre for at vælge en navngivningskonvention. Derfor kan du og dine holdkammerater hurtigt finde enhver fil eller dokument.

2. Tag dokumenter

På trods af at du følger en enkelt navngivningskonvention, kan du have problemer med at finde det nødvendige dokument. Hvis Microsoft Search kan vise dig mere specifikke og relevante resultater, skal du mærke dine dokumenter. Mærkning fungerer på samme måde som genren i en film eller kanal i en tv -serie.

Det hjælper dig med at finde alle filer, der tilhører den samme kategori. For at tilføje et tag skal du gå til et bibliotek og tilføje et nyt kategorifelt som oprettelsesdato, senest ændret osv. Nu inkluderer hvert dokument de tilsvarende data, der fungerer som mærket. På denne måde får du præcise resultater fra SharePoint.

3. Sikre dokumenter ved hjælp af låsefunktion

Sikkerheden ved SharePoint -data er ikke kun afhængig af IT -infrastrukturadministratorer. Som slutbruger kan du også spille din rolle ved at låse dokumenter. Denne funktion sikrer, at ingen uautoriseret person kan foretage ændringer i delte filer eller dokumenter.

Ved at aktivere den indbyggede posthåndteringsfunktion kan du låse og låse et dokument op. SharePoint viser også et ikon ved siden af ​​sit navn, så alle ved om dets særlige status. Du kan føje denne indstilling til den arbejdsgang, der automatisk låser dokumentet efter godkendelse.

4. Kopier hurtigt lister og biblioteker

At lave en liste eller et bibliotek, tilføje dets metadata, oprette visninger - hele processen med at oprette et bibliotek eller en liste i SharePoint tager mange timer. Denne hektiske opgave kan være dagligdags, hvis du skal bygge disse lister eller biblioteker flere gange.

Derfor bør du vide, at det er muligt at kopiere listen fra ethvert SharePoint -websted med korrekt adgang. Desuden er kopieringsprocessen enkel, og du kan kopiere næsten hele konfigurationen. Kopiering af formateringen til biblioteker eller lister hjælper dig med at spare tid på det nye projekt.

5. Lær at gendanne tabte biblioteksdata

Utilsigtet sletning af vigtige data kan forårsage uoprettelig skade på dit team. Derfor skal du kende det grundlæggende ved at gendanne slettede og tabte data fra dit SharePoint -bibliotek.

Relaterede: Måder at reparere OneDrive på, når du ikke kan åbne dine filer

Hvis du ved dette, behøver du ikke at være afhængig af nogen anden for datagendannelse. Således ender du med at spare din tid og andre personer, der muligvis arbejder sammen med dig om denne ikke-produktive opgave.

Opret først en datagendannelsespolitik for SharePoint og anvend den korrekt. Gendannelsesprocessen lader dig gendanne data i en bestemt periode. Husk, at gendannelse af data fra et tidligere tidspunkt betyder, at du mister de ændringer, du har foretaget efter dette tidspunkt.

6. Administrer adgangsanmodning

Forestil dig, at du delte et link med en kollega via e -mail og forlod dagen. Når den person forsøger at åbne linket, finder de ud af, at de ikke har adgang til den fil. Det er klart, at de kan bede om filadgang, men de har ingen anelse om, hvem der kan dele godkendelse og behandlingstid. Nogle gange kan flere teamsitejere få meddelelser om anmodninger om filadgang.

Det er også muligt, at hver og en af ​​dem vil tro, at andre vil acceptere anmodningen. Som følge heraf får den person, der bad om adgang, muligvis aldrig et svar. For at undgå sådanne problemer kan du oprette en specifik support -e -mail til at behandle sådanne anmodninger.

7. Begræns bibliotekstilladelse

Massetilladelse til at få adgang til biblioteket er skadeligt for datasikkerhed. For at undgå sådanne scenarier skal du begrænse adgangen til biblioteket på ethvert SharePoint -websted.

Hvis du har biblioteker, kun HR -teamet skal have adgang til, kan du begrænse andre fra at få adgang til dette SharePoint -websted. Til dette skal du navngive biblioteket og nævne dets særlige status i beskrivelsen.

8. Brug Hub -websteder til at kategorisere teamwebsteder

Det kan være udfordrende at finde websteder i lignende kategorier fra hele samlingen af ​​SharePoint -websteder. Du kan dog gruppere lignende eller relaterede websteder via en virtuel gruppe kaldet hub -websteder.

Hvis du f.eks. Skal dele et websted fra hvert projekt med dine klienter, kan du oprette et hub -sted og gruppere alle webstederne i det. Således bliver lokalisering og deling af lignende websteder problemfri og mindre tidskrævende for alle.

9. Vide, hvornår du skal bruge forskellige typer websteder

Når du bruger SharePoint, støder du på to store webstedsskabeloner. Disse kaldes teamwebstedet og kommunikationsstedet. Begge typer har forskellig brug, og du skal vælge en af ​​disse baseret på dit projekt.

Hvis du vil dele en meddelelse eller forfremmelse med dine holdkammerater, er det en god idé at bruge et kommunikationssted. Det er ideelt, når du har flere læsere/medarbejdere i forhold til bidragyderne.

Teamets websted er velegnet til projektsamarbejde med et lille hold. Brug den også, når du har mange bidragydere.

10. Opsætning af personlige visninger

En SharePoint -funktion, som du måske er opmærksom på, er at oprette personlige visninger baseret på dit valg. Derudover tilbyder SharePoint flere filtre og skifter til dokumenthåndtering. Det lader dig vise ekstra metadatadetaljer, filtrere filer efter eget valg, sortere filer i forskellige ordrer, gruppefiler i en eller flere grupper osv.

Hvert teammedlem kan oprette en personlig visning, der kun er tilgængelig for dem. Det hæmmer ikke biblioteksvisningen for alle. Desuden kan du oprette en offentlig visning, hvis du har holdkammerater med lignende skærmkrav.

SharePoint gjort let

SharePoint handler om indholdsstyring, og det bør ikke være kompliceret og dagligdags. Du og dit team kan få det bedste ud af SharePoint ved at følge ovennævnte standardpraksis.

Hvis du er nybegynder, er det de ideelle tips til, at du kan begynde at bruge værktøjet på en produktiv og rodfri måde. Desuden hjælper SharePoint's bedste fremgangsmåder dig med at få tingene gjort ubesværet.

Produktivitet 101: Sådan bruges metoden Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done af David Allen er en af ​​hæfteklammerne i personlig og professionel produktivitet. Sådan kan du bruge det.

Læs Næste

Om forfatteren