5 tidsbesparende apps til bedre møder både online og offline

Arbejdende fagfolk kan ikke undslippe at komme ind på møder. Uanset om det er virtuelt eller personligt, kan du bruge din tid mere effektivt og produktivt, hvis du bruger de rigtige værktøjer til at organisere og administrere møder.

Principperne for, hvordan et møde afvikles, forbliver de samme, uanset om du gør det i et konferencelokale eller ved hjælp af Zoom til onlinemøder. Du skal oprette en dagsorden, have en klar handlingsplan, have et flow for interaktioner eller Q & As og tage minutter til opfølgning. Disse gratis apps hjælper dig med at gøre alt dette online og offline.

1. Hyperkontekst (Web): Gratis mødeskabeloner og samtalestartere

Hvis dine møder går off-track for ofte, har du brug for Hypercontext. Det er en mødeledsager-app til ledere, der leverer gratis skabeloner og samtalestartere til både en-til-en-møder og teammøder. Følg scriptet, og du går aldrig off-track eller går glip af noget vigtigt.

Når du er logget ind, skal du synkronisere din kalender og oprette et nyt arbejdsområde. Hvert arbejdsområde har flere skabeloner til one-on-one eller teammøder, såsom ugentlige og månedlige anmeldelser, remote one-on-one eller teammøder, performance reviews, check-in, standup møder, scrum, projektledelse, kvartalsplanlægning og så videre på.

I hver skabelon ser du en række spørgsmål eller dagsordenspunkter med planlagte tidsrum. Du er velkommen til at redigere disse, som du finder passende. Mens mødet er i gang, kan du tilføje "Næste trin" til hvert element og oprette en huskeliste for dig selv. Du kan også invitere kolleger til arbejdsområdet for at samarbejde om disse handlingspunkter. Det er lidt som at tage mødereferater.

Med Pro -konti får du yderligere funktioner som at spore dine næste trin over tid, tilføje mål, tjekke ind på tidligere møder osv. Alle disse tilføjer værdi, hvis du vil betale for tjenesten. Når det er sagt, er den gratis versions skabeloner grund nok til at bruge Hypercontext.

2. Udsætte (Web): Gratis Meeting Notes -app til let at organisere og dele

Fastsættelse af en dagsorden og derefter at tage referat af et møde er afgørende dele for at sikre frugtbare møder. Ellers finder du ofte folk, der siger, at de ikke husker, da noget blev diskuteret. Adjourn er en af ​​de bedste gratis apps til at registrere dine møder.

I hvert nyt møde kan du oprette separate kort til hver note. For eksempel er din dagsorden ét kort, mens andre kan være feedback, næste trin, minutter, forslag og så videre. Hvert kort er en simpel rich text -editor, der understøtter Markdown og tabeller. Du kan bruge principperne for bedste skabeloner til mødeminutter i nogen af ​​disse.

I et panel til højre finder du de andre deltagere i dette møde og inviterer dem til at se eller redigere Adjourn -tavlen. I handlingspunkter kan du angive opgavelister og tildele dem til mennesker og tilføje beskrivelser. Endelig hjælper et samlet panel med Agendum Details med at holde mødet på sporet. Adjourn lader dig også uploade filer, som andre kan få adgang til under mødet.

Når mødet er gennemført, kan du e -maile noterne til alle deltagere eller downloade dem som en PDF -fil. Den gratis version af Adjourn begrænser antallet af gange, du kan sende en e -mail, men PDF -downloads er for altid gratis.

3. Vingård (Web): Let asynkrone møder over videoopkald

Efter et tidspunkt begynder de daglige og ugentlige møder at virke som en opgave frem for en nødvendighed. Plus, hvis det er et fjernt hold, er det også en vanskelig opgave at få alle sammen. En voksende tendens til håndtere mødeoverbelastning er at vælge asynkrone møder i stedet, som du stadig kan lave over videoopkald.

Hvis du ikke vidste det, kører et asynkront møde ligesom et almindeligt møde, men ikke på samme tid. Først starter mødeværten mødet og lægger dagsordenen, alt optaget på en videobesked, og sender det til gruppen. Derefter kan en anden deltager frit besvare det med deres videobesked på det tidspunkt, de vælger. Derefter kan andre deltagere se disse meddelelser og svare i henhold til værtens fastsatte ordre eller svare til en person imellem. Ideen er at lade folk arbejde i deres eget tempo og ikke blive fanget i møder hele tiden.

En hel del online apps muliggør lette asynkrone møder over videoopkald. Grapevine er en af ​​de enkleste, vi har set, så du kan optage 15-minutters beskeder via dit webcam eller en skærmoptagelse. Du kan også efterlade kommentarer og tilføje filer til nogens indlæg. Alle meddelelser vises på en simpel kronologisk tidslinje. Den gratis version tillader op til fem brugere, og du kan opgradere til større grupper.

4. Dory (Web): Bedst til at administrere spørgsmål og svar og live publikumsinteraktioner

Dory er lavet af tidligere Googlers og er en helt gratis webapp (ingen annoncer, ingen skjulte omkostninger) til at styre spørgsmål og svar-sessioner og live publikumsinteraktioner, både online eller offline. Du kan også bruge det til virtuelle møder i hele virksomheden som et sted, hvor lytterne kan stille deres spørgsmål.

Appen har en enkel grænseflade til at oprette en ny begivenhed og invitere samarbejdspartnere, der har de samme redaktørprivilegier som dig. Begivenheder kan kun være offentlige eller private for dem, der har et link. I hovedpanelet kan deltagerne derefter stille spørgsmål, som en moderator kan rangere, som talerne kan besvare. Spørgsmål kan fastgøres, arkiveres og opstemmes for mere synlighed.

Dory indeholder også et praktisk Notes -panel, der har to dele. Den ene er et delt Notes -rum, hvor alle arrangører eller redaktører kan tilføje noter, som de alle kan se. Den anden er en privat notesblok, redigerbar og kun synlig for dig. Det er en smart tilføjelse til at holde minutter, tilføje og dele tanker og endda give instruktioner, hvis det er nødvendigt.

5. Viskelæder (Web): Whiteboard, Writing Board og Readymade Meeting Templates

I fysiske møder har du ofte et konferencelokale med et fælles whiteboard og en skriveblok til hver person. Viskelæder bringer det til den virtuelle verden, hvilket giver dig en notesblok i to felter og en gratis digital whiteboard.

Begge værktøjer er ret nemme at bruge, og du kan dele linket med andre online for at komme i gang. Notesblokken understøtter Markdown til formatering, mens whiteboardet indeholder almindelige tegneværktøjer til former, tekst og diagrammer. Viskelæder indeholder også lydchat, hvis du ikke vil bruge en tredjeparts videoopkaldsapp med det.

Den fede del er de forudindlæste skabeloner. Viskelæder vil hurtigt tegne et helt Agile Sprint-bord, flowdiagram, svømmebane-diagram eller en stand-up-møde-session, så du derefter kan udfylde værdierne i henhold til dit møde. Det fungerer godt og vil gøre dig mere effektiv.

Må ikke bekæmpe det hele tiden

Disse værktøjer og apps vil gøre mange af dine møder mere effektive, men ikke alle. Og det er okay. Prøv ikke at maksimere produktiviteten og effektiviteten i hvert møde, nogle gange vil de være kedelige og virke som spild af tid. Selvom du gør halvdelen mere effektiv, finder du en stor ændring. Og for den anden halvdel, underhold dig selv ved at spille Møde Hell Bingo.

6 nemme måder at gøre dine møder mere produktive

Hvis du vil vide, hvordan du gennemfører et vellykket teammøde, kan du se disse 6 vigtige tips, som du bør følge.

Læs Næste

Om forfatteren