Hvorfor kontekstskift saboterer din produktivitet (og hvad du kan gøre ved det)

Hvornår var sidste gang, du havde mere end 30 minutters uafbrudt fokus, mens du arbejdede på en opgave? Faktisk er chancerne for, at vi kan miste dig til en e -mail, Slack -besked, advarsel om nyheder eller YouTube -video, før du er færdig med at læse denne artikel.

Når du fragmenterer din energi og fokuserer på så mange forskellige opgaver, kan du ikke være dit mest produktive jeg. I denne artikel vil vi undersøge kontekstskift og hvordan man kan overvinde det.

Hvad er kontekstskift?

Kontekstskift, opgaveskift eller multitasking opstår, når du hopper fra en opgave eller aktivitet til en anden uden at afslutte den foregående, flytte din opmærksomhed og miste tid i processen.

Men i praktisk forstand mener vi, at kontekst eller opgaveskift er det mere præcise udtryk for at beskrive, hvad mange mennesker betragter som multitasking. Dette skyldes, at vi i de fleste tilfælde kun hurtigt skifter vores opmærksomhed fra en opgave til en anden frem for at fokusere på flere opgaver samtidigt, da dette undersøgelse afslører, at vores hjerner ikke kan det.

Skift af opgave kan virke upassende på overfladen. Det kan endda narre dig til at tro, at det hjælper dig med at være mere effektiv, men kontekstskift er som en ødelæggende bold, der får fart på at ødelægge din produktivitet, da dette forskning viser sig.

Dette sker, fordi din hjerne gennemgår en ildfast fase, før du vender tilbage til den forrige opgave eller start den næste, da den forsøger at huske, hvad du arbejdede med eller tilpasse sig den nye aktivitet.

Derfor lægger opgaveskift ved flere lejligheder stor belastning på dine kognitive evner. Hvad mere er, den sammensatte stress fra påtrængende tanker om de ufærdige opgaver, du efterlod som Zeigarnik effekt indspark kan føre til mental overbelastning og udbrændthed.

Det er den tid, koncentration, energi og kreativitet, du kan bruge til at arbejde produktivt på dit projekt, der strømmer ned i afløbet. Den skat, du betaler for opgaveskift, er længere gennemførelsestider for projekter og en øget sandsynlighed for fejl.

Hvorfor er vi offer for kontekstskift

At forstå, hvorfor det er så let at springe fra en opgave til en anden og så udfordrende at holde fokus, er nøglen til at skabe en effektiv plan for at kæmpe tilbage. Her er nogle grunde til, at du kontekstskifter:

1. Hurtig adgang til et stort hav af oplysninger.
2. Din hjerne trænger til nyhed og kan lide at vandre.
3. Digitale værktøjer er designet til at konkurrere om din opmærksomhed.
4. Afbrydelse af meddelelser fra din computer og smartphones.
5. "Always-on" -kulturen skaber overdrevne arbejdskrav og øger forventningerne til at reagere på e-mails eller andre beskeder med det samme osv.

Sådan overvinder du kontekstskift

Oprettelse af en plan til håndtering af opgaveomskiftning giver dig mulighed for at indtaste en tilstand af flow, der fremmer dybt arbejde, nyde kortere færdiggørelsestider for opgaver og en lavere margin for fejl og afbøde arbejde hjemmefra brænde ud.

Når det er sagt, her er nogle tips og digitale værktøjer til at hjælpe dig med at blive bedre til at strukturere din dag for at overvinde opgaveskift:

1. Brug en digital task manager

En af grundene til, at du har en tendens til kontekstskift, er, at du muligvis fysisk arbejder på et projekt, men alligevel fokuserer mentalt på et andet, hvilket øger din sandsynlighed for at hoppe til det. Men ved at lave en plan kan du opbygge dine fokusmuskler for at koncentrere dig om opgaven foran dig.

Du kan bruge en digital task manager som Trello at få alle de opgaver, du planlægger at arbejde med senere væk fra dit sind, så du udelukkende kan fokusere på den ved hånden. Det vil være udfordrende at få alle disse opgaver helt fra hovedet i starten, men du bliver bedre til det med tiden.

Hent: Trello for Android | iOS (Gratis, premium version tilgængelig)

2. Vælg den rigtige prioriteringsteknik

Prioriteringsteknikker er de mest effektive værktøjer til at hjælpe dig med at fokusere på dine vigtigste opgaver, inden du går videre til den næste. De giver dig mulighed for at vurdere alle dine opgaver og organisere dem efter prioritet.

Du kan bruge MoSCoW metode, eller disse andre prioriteringsteknikker, for at overvinde kontekstskift og øge din produktivitet. At indarbejde dem i din rutine hjælper dig med at skelne mellem opgaver af høj værdi-dem du skal fokusere på nu og lavværdige opgaver-dem du kan delegere til andre eller ignorere.

3. Udnyt tidsblokering og opgavebatching

Når du har oprettet din huskeliste og organiseret dine opgaver efter prioritet, kan du tilføje mere struktur til din hverdag ved at udnytte opgavebatching og tidsblokering.

Opgavebatching betyder at organisere dine opgaver ved at gruppere dem baseret på lighed og adressere dem i en bestemt tidsblok, frem for at udføre dem sporadisk i løbet af dagen. Vælg f.eks. En tidsblok i løbet af dagen for tilbagevendende eller ligetil opgaver som f.eks. Besvarelse af e -mails.

Desuden kan du oprette tidsblokke til rekreative aktiviteter eller opgaver, der ikke er relateret til dit arbejde, f.eks. At gennemse dit Twitter -feed eller se YouTube -videoer. Denne teknik hjælper dig med at spare tid, reducere distraktioner og undgå kontekstskift.

4. Tag regelmæssige pauser

Mange mennesker betragter stadig pauser som en luksus på arbejdspladsen, men det er de ikke. Det er fordi et dybt fokus på en opgave eller kontekstskift begge kræver meget energi. Derfor er pauser en nødvendighed, fordi de giver dig mulighed for at hvile, genoplade og genvinde dit fokus.

Du kan gøre det til en vane at inkorporere mikrobrud efter hver tidsblok ved at udnytte Pomodoro -metode til at øge din produktivitet. I disse pauser kan du lave vejrtrækningsøvelser, gå en tur, strække eller udføre enhver anden aktivitet, du kan lide, for at tage sindet fra arbejde i et par minutter.

5. Udnyt asynkron kommunikation

Som vi har nævnt ovenfor, er de stigende forventninger til at svare på e -mails eller andre beskeder med det samme en af ​​hovedårsagerne til, at folk er tilbøjelige til at skifte opgaver. Asynkron kommunikation er kommunikation, der ikke sker i realtid.

Så for at overvinde kontekstskift kan du udnytte og tilskynde til asynkron kommunikation på din arbejdsplads, især hvad angår ikke-hastende meddelelser. For eksempel kan du bruge din virksomheds interne Wiki eller et delt opslagstavle til at offentliggøre opdateringer, som dine kolleger kan kontrollere, når de kan.

Genvinde dit fokus og din produktivitet

Den bedste måde at udføre dit mest produktive arbejde på er at koncentrere sig om én ting ad gangen. Ved hjælp af disse tips og digitale værktøjer kan du træne din hjerne til en enkelt opgave, øge produktiviteten og reducere stress.

Sådan mestrer du enkeltopgave ved hjælp af teknologi til at forbedre din produktivitet

Fokus på en opgave ad gangen hjælper dig med at gøre mere på kortere tid. Her er nogle tips og digitale værktøjer til at hjælpe dig med at mestre single-tasking.

Læs Næste

Om forfatteren