Sådan håndteres mødeoverbelastning: 5 tips og værktøjer

Møde i et konferencerum (eller et online arbejdsområde) kræver udveksling af ideer, fastlæggelse af mål, sporing af fremskridt, tildeling af opgaver osv.

Selvom disse alle er gyldige grunde til at holde et møde, kan for mange lange møder tømme din produktivitet. Sådan kan du reducere antallet af møder i din kalender. Men lad os først afdække:

Hvad får dig til at have for mange møder?

Chancerne er store, at du allerede har forsøgt at håndtere dette problem før. Imidlertid dukker møder stadig op i hele din kalender. Det er sandsynligvis fordi du ikke har forsøgt at afdække årsagerne til problemet; du anvender blot plasterhjælpsløsninger for at lindre symptommødets overbelastning.

Så lad os overveje at møde overbelastning som et symptom på et dybere problem, så du kan finde en effektiv og varig løsning.

For det første har COVID-19-pandemien og det deraf følgende skift til fjerntliggende eller hybride arbejdsmodeller øget antallet af virtuelle møder betydeligt, hovedsageligt via Zoom. Som en konsekvens kæmper fjernarbejdere med

Zoom træthedeller udmattelse af skærmtid. Overbelastning af møder kan også være et problem, hvis du inviterer alle til møderne. Når tilstedeværelsen stiger, falder engagementet gradvist.

En af de mest almindelige grundårsager til back-to-back Zoom-møder eller besøg i konferencelokalet er manglen på en klar dagsorden. I første omgang kan du have et mål for mødet, men snart skifter dit fokus til inaktiv snak.

Sidst men ikke mindst udnytter du ikke digitale værktøjer effektivt. Der er en bred vifte af software derude, der er bedre alternativer til kommunikation og samarbejde.

Den næste mest effektive metode til at reducere antallet af møder på din arbejdsplads er at øge din mødeproduktivitet. Sådan kan du opnå det:

1. Brug en intern wiki til asynkrone møder

Møder behøver ikke altid at blive afholdt i realtid (synkront). Nogle situationer vil drage fordel af asynkron kommunikation (kommunikation, der ikke kræver, at deltagerne er til stede samtidigt og ikke har brug for et øjeblikkeligt svar).

Du kan forbedre din mødeproduktivitet ved at omfavne asynkron kommunikation. Det giver teams mulighed for at bruge videnbaseret software som Dokument 360 at dele ideer i deres eget tempo. Alternativt kan du kan oprette en intern Wiki ved hjælp af disse websteder, og angive bestemte sider inden for det til dine møder. Disse digitale værktøjer giver dig mulighed for at bidrage til mødet ved hjælp af kommentarfunktionen.

Ved at omfavne asynkrone møder kan dit team tage den tid, de har brug for til at forstå de diskuterede oplysninger, kommunikere med holdkammerater på tværs af tidszoner, give introverts mulighed for at deltage ved at skrive og reducere afbrydelser og distraktioner.

2. Brug samarbejdssoftware

Hvorfor planlægge et to-timers personligt møde for at komme med nye ideer, når du kan gøre det via e-mail eller endnu bedre ved hjælp af en simpel samarbejdssoftware som Trello.

For at øge dit teams produktivitet skal du kun organisere møder i realtid, når du absolut har brug for f.eks. Konfliktløsninger. Ellers kan du udnytte samarbejdssoftware til opdateringer af målfremgang, projektanmeldelser eller nye ideer.

På denne måde får dit team nok tid til at reflektere over de ideer, de ønsker at dele og prioritere de vigtigste. Desuden gemmes alle disse oplysninger som standard og er tilgængelige for alle i stedet for at stole på skriftlige optegnelser.

Du kan bruge Trello til at oprette bestyrelser, der svarer til målene for dit møde, f.eks. En mødedagsorden, opdateringer om tidligere møder, teamopdateringer eller nye ideer.

Hent: Trello for Android | iOS (Gratis, premium version tilgængelig)

3. Fokus på mødets dagsorden

At organisere et møde uden en dagsorden er en sikker opskrift på fiasko. Du skal have en klar plan for dit møde for at undgå at gå ud af kurs. De fleste møder løber ofte over deres tildelte tidsrammer, fordi der ikke er nogen klar vej at følge.

Så hvordan kan du løse dette? Traditionelt kan du nedskrive de punkter, du ønsker at diskutere under mødet, udskrive dem og vedhæfte andre relevante dokumenter, før du deler dem med deltagerne.

Alternativt kan du spare tid og papir ved at oprette din dagsorden d Evernote og vedhæfte alle filer eller websider, du har brug for, før du deler dem med dine kolleger. Dette giver deltagerne hurtig adgang til de oplysninger, de har brug for, via deres smartphones, tablets eller computere.

Hent: Evernote til Android | iOS (Gratis, premium version tilgængelig)

4. Opret slanke kanaler til øjeblikkelig kommunikation

Når du er en del af en massiv organisation med mange afdelinger, ser det ud til, at et møde er den eneste mulighed for at dele oplysninger med et specifikt sæt mennesker. Desværre er det ikke altid den mest produktive metode.

Hvorfor flytte en gruppe mennesker til konferencelokalet til et 30-minutters møde, når du kan dele de samme oplysninger med det samme og med alle på deres skrivebord via en meddelelsesplatform som f.eks. Slap?

Du behøver kun at oprette en dedikeret kanal til mødet og inviter alle relevante deltagere. På denne måde kan du have specifikke samtaler om forskellige projekter med de mennesker, du vælger at invitere.

Hent: Slap for Android | iOS (Gratis, premium version tilgængelig)

5. Har ikke for mange mennesker

Tænk på det sidste møde, du havde. Hvor mange mennesker var til stede? Og hvor mange af dem leverede værdifulde bidrag til mødet? Mest sandsynligt sad mange deltagere kun stille uden at deltage, mens andre tjekkede deres e -mails. Dette er blevet standard praksis, især i møder med store skarer.

Det sker ofte, fordi arrangørerne vil undgå, at folk føler sig udenfor. Selvom det kan være en ædel gestus, reducerer det desværre produktiviteten af ​​mødet.

Du undrer dig måske, hvordan? Du risikerer at gå ud over den tildelte tid til mødet til at behandle frem og tilbage debatter, overfladiske kommentarer og unødvendig snak, hvilket resulterer i mindre effektivitet. Så for at undgå at møde overbelastning, invitere så få mennesker som muligt.

Relaterede: Vigtige tips til online videokonferencer

Lad ikke møder bremse dig

Møder spiller stadig en afgørende rolle i de fleste organisationer. De bliver imidlertid uproduktive, når de bliver overvældende, og når dine teams kan bruge deres mødetid på prioriteter. Du kan øge mødeproduktiviteten ved at bruge tipsene og værktøjerne ovenfor.

De 5 bedste måder at håndtere udmattelse af skærmtid på

Konstant skærmeksponering kan føre til hovedpine, sløret syn og belastning af øjnene. Her er et par tips til håndtering af udmattelse af skærmtid.

Læs Næste

Om forfatteren