Sådan mestrer du enkeltopgave ved hjælp af teknologi til at forbedre din produktivitet

På overfladen føles det som om multitasking er det ultimative produktivitetshack, når man overvejer alt det personlige mål, du ønsker at nå, uendelige arbejdskrav, digitale distraktioner og det pandemisk fremkaldte arbejdsliv uligevægt.

Et dybere dyk i denne praksis fører imidlertid til en anden konklusion.

Ulemperne ved multitasking

Du har kun så meget energi, opmærksomhed og tid - de væsentlige elementer i produktiviteten. Som et resultat af multitasking er en af ​​de største ulemper, at du kun delvist er engageret i de forskellige aktiviteter, du koncentrerer dig om samtidigt.

Resultatet er en mirage, der får dig til at tro, at du er mere effektiv, fordi du gør lidt fremskridt på flere fronter, hvilket fører til en fejlbehæftet opfattelse af succes.

Men virkeligheden er, at multitasking giver dig mulighed for at fokusere på forkerte prioriteter, hæmmer kreativitet, øger stressniveauet og distraherer, fører til flere fejl, udbrændthed og hukommelsesforringelseosv., hvilket gør dig mindre produktiv som følge heraf. Og der er masser af forskning at bakke denne påstand op.

Så hvad er alternativet?

På nuværende tidspunkt har du sikkert gættet på, at alternativet er single-tasking, hvor du fokuserer på en opgave ad gangen. Som udtrykket antyder, betyder det at vie al din opmærksomhed til en opgave. Denne praksis giver dig mulighed for at spare tid, der spildes, når du jonglerer mellem aktiviteter, øger kreativiteten, øger din sandsynlighed for at fuldføre dine prioriteter, afbryder distraktioner osv.

Men chancerne er store, at du allerede ved, at single-tasking kan forbedre din produktivitet. Alligevel er der, ligesom mange andre ting i livet, ofte en bred kløft mellem, hvad vi ved, vi skal gøre (single-tasking), og hvad vi ender med at gøre (multitasking).

For at lukke hullet, lad os afvige lidt fra hvad og fokusere på hvordan for at forbedre din evne til at koncentrere dig om én ting ad gangen og øge din produktivitet på samme tid:

1. Brug Pomodoro -metoden

Pomodoro -metoden er en effektiv tidsstyringsteknik, der kan forbedre din produktivitet ved at hjælpe dig med at fokusere på en opgave. Det er ligetil at implementere og kræver minimal opsætning. Du kan prøve disse gratis open-source Pomodoro-apps.

For at begynde at bruge Pomodoro -metoden skal du indstille din timer i 25 minutter til at fokusere på en opgave og tage en 5 minutters pause for at slappe af, eller gøre noget, der ikke er relateret til din opgave som at spille et spil eller sende en sms til en ven. Du har lige afsluttet en Pomodoro -session. Du kan tage en længere pause efter fire eller fem Pomodoros.

Denne metode er effektiv, fordi den hjælper dig med at reducere distraktioner, planlægge din dag effektivt, nyde en følelse af præstation efter hver Pomodoro -session, og øge koncentrationen gennem kortere bursts af arbejde.

2. Opret automatiserede systemer

Du kan ofte kæmpe for at få en enkelt opgave, fordi der er så mange tilbagevendende aktiviteter, du skal udføre i det daglige, som f.eks. At besvare e-mails eller udgive opslag på sociale medier. Det er der heldigvis flere måder automatisering kan hjælpe dig håndtere disse overflødige opgaver og fokusere på dine prioriteter.

For eksempel kan du bruge disse Android -apps til at konfigurere automatiske svar til e -mails, telefonopkald, sms’er osv. Du kan også bruge automatiseringsplatforme som IFTTT at forbinde forskellige digitale værktøjer og skabe automatiserede systemer.

3. Batch dine lave opgaver

Har du nogensinde fundet dig selv i gang med en vigtig og kompleks opgave, kun for at indse, at du gør noget helt uafhængigt et par minutter senere? Lad os sige, at du vil skrive en blog om “Sådan starter du en virksomhed”. Du begynder at undersøge emnet, og du modtager en e -mail, der spørger, om du er tilgængelig til en konference om global opvarmning i næste uge.

Du vælger at svare med det samme, da det kun vil tage et par minutter, men du klikker på et YouTube -link ved skovrydning vedhæftet e -mailen. Så foreslår YouTubes algoritmer, at du ser en films trailer relateret til emnet, og næste ting du ved, ser du det fulde show på Netflix. Lyder det bekendt?

Så hvordan undgår du dette? Ved at planlægge din dag og kategorisere lignende aktiviteter sammen for at undgå at skifte opgave. Dette giver dig mulighed for at håndtere lignende lavt eller lavt arbejde samtidigt, snarere end sporadisk hele din arbejdsdag.

For eksempel kan du allokere tid til at sortere i e -mails, planlægge møder i din kalender og svare på underretninger. Du kunne batch alle disse lavværdige opgaver til lavenergidele af din dag.

4. Brug en personlig Kanban

Du kan sikre, at du kun arbejder på én opgave ad gangen ved at oprette dit personlige Kanban -system. Du kan bruge et bræt og klistermærker eller downloade en kanban -inspireret app som Trello.

Når du har logget ind på din Trello -konto, skal du oprette tre kolonner med titlen—at gøre, gør, og afsluttet. Skriv alle de opgaver, du vil arbejde med, ned i prioriteret rækkefølge. Tag den vigtigste opgave, og flyt den til gør kolonne for at begynde at arbejde på det.

For at denne teknik fungerer, behøver du kun at sikre, at der til enhver tid kun er en eller to opgaver på din gøresøjle. Dette hjælper dig med at undgå at starte for mange opgaver på én gang.

Hent: Trello for Android | iOS (Gratis, premium version tilgængelig)

Relaterede: Sådan administreres dine opgaver ved hjælp af den japanske Kanban -teknik

5. Øv Single-Tabbing

Du har muligvis mange faner åbne på din skærm lige nu. I disse dage føles det umuligt at holde dine browsersessioner på en fane. Det er så let at blive distraheret, mens du surfer på internettet, fordi det er fyldt med distraktioner.

At øve single-tabbing er en effektiv metode til at hjælpe dig med at fokusere på en opgave. Vi satser dog på, at du måske har brug for hjælp til at starte. Du kan bruge en udvidelse som xTab for at begrænse antallet af faner, du åbner.

Du kan også bruge Momentum for at nyde det smukke baggrundsbillede, dit forudindstillede fokusområde (eller enhver anden påmindelse) og et inspirerende citat.

Find større produktivitet i enkeltopgaver

Ved single-tasking kan du næsten altid være sikker på, at du har håndteret dine vigtigste opgaver effektivt og effektivt, da du har fokuseret din energi, tid og opmærksomhed på dem så meget som muligt.

Sådan prioriteres dine opgaver ved hjælp af MoSCoW -metoden

Har du ofte svært ved at fuldføre dine opgaver? Organisering og prioritering af dem kan være din løsning, og MoSCoW -metoden kan hjælpe med det.

Læs Næste

Om forfatteren