Sådan gør du Outlook mindre distraherende med disse hurtige tips

Hvis Microsoft Outlook er din go-to-applikation til administration af dine e-mails og kalender, har du måske troet, at nogle af dens funktioner kan være ganske distraherende. Selvfølgelig er Outlook allerede konfigureret til at hjælpe dig med at styre din arbejdsbyrde, men det kan være endnu bedre med nogle enkle justeringer.

Lad os se på nogle af de måder, du kan få Outlook til at fungere bedre for dig.

1. Opret regler for indgående e -mails

Når du modtager en e-mail, går den automatisk ind i mappen Indbakke. Dette kan være svært at holde styr på, hvis du modtager flere e-mails fra mange forskellige mennesker, og de kan hurtigt montere. Outlook lader dig indstille indbakke-regler for at få indgående e-mails fra bestemte personer til at gå direkte til en undermappe, som kan hjælpe dig med at holde styr på, hvem der sender hvad. Følg disse trin for at oprette en ny regel:

1. Gå til Fil> Administrer regler og advarsler og klik på Ny regel. Et nyt vindue vil dukke op med forskellige muligheder på det.
instagram viewer
2. Under Trin 1: Vælg en skabelon klik Flyt beskeder fra nogen til en mappe.
3. Derefter under Trin 2: Rediger regelbeskrivelsen, du skal klikke på hyperlinks for at vælge mennesker eller en offentlig gruppe hvis e-mails du vil omdirigere til angivet mappe.
4. Klik på Afslut at anvende reglen.

Den officielle video fra Microsoft illustrerer det i detaljer.

Indbakke regler kan forhindre din indbakke i at blive tilstoppet. Hvis du også skal holde styr på bestemte mennesker eller kritiske arbejdsmails, er det allerede organiseret for dig.

Relaterede: Sådan opretter du en signatur i Outlook

2. Slå e -mail -meddelelser fra

På nuværende tidspunkt har du muligvis lagt mærke til den notifikationslyd, Outlook giver, når du modtager en e-mail. Du har muligvis også bemærket det gule konvolutikon, der dukker op på Outlook -ikonet på proceslinjen. Dette kan være nyttigt, hvis du vil have besked, men det kan bryde dit fokus, hvis disse e-mails bliver ved med at komme ind. Heldigvis giver Outlook dig også mulighed for at deaktivere disse meddelelser.

Gå til Fil> Indstillinger> Mail, og under overskriften Besked ankomst, du kan vælge de meddelelser, du vil deaktivere. Når du er tilfreds med dit valg, skal du klikke OKAY.

Relaterede: Sådan planlægger du et møde i Microsoft Outlook

3. Indstil kalenderpåmindelser

Ligesom e-mail-meddelelser er Outlook Kalender indstillet til at minde dig om aftaler 15 minutter før de starter. Det gør det ved at vise dine næste aftaler, og du skal klikke Afskedige for at lukke vinduet.

Disse påmindelser kan være nyttige, hvis du har brug for dem. For eksempel, hvis du er dybt inde i dit arbejde, og påmindelsen dukker op, kan du afslutte det, du laver, og gøre dig klar til aftalen.

Men hvis du ikke har brug for denne funktion, kan det bryde dit flow. For at stoppe disse påmindelser skal du gå til Fil> Valg> Avanceret, og under Påmindelser, fjern markeringen Vis påmindelser.

Alternativt kan du også gå til Fil> Valg> Kalender, og under Kalenderindstillinger, vil du se en mulighed for standardpåmindelser. Følg disse trin for at redigere dette:

1. Klik på feltet ud for Standardpåmindelser, så der er et flueben i feltet
2. Vælg på rullelisten 0 minutter
3. Klik på feltet ud for Standardpåmindelser igen, så flåten forsvinder; hvis du ikke gør dette, gemmer det ikke dit valg
4. Klik på Okay

Nu kan du fortsætte med dit arbejde, uden at disse påmindelser dukker op. Hvis du stadig vil have en måde at spore dine vigtige opgaver på, skal du også se på fordelene ved Microsoft To-Do.

Relaterede: Microsoft To Do: En komplet begyndervejledning

4. Farvekode din Outlook-kalender

Der er ikke noget galt i at farve dine Outlook -kalenderaftaler med en farve. Farvekodning kan dog hjælpe dig med at forenkle din kalender og gøre det lettere at få overblik over din arbejdsdag eller uge uden at kontrollere, hvad hver enkelt aftale eller møde handler om.

For eksempel, hvis du har flere forskellige former for arbejde, herunder møder i din virksomhed, møder med eksterne virksomheder, kunder, administrative opgaver og træning booket ind i din kalender osv., kan det blive en sløring af oplysninger, som du skal bruge mere tid på at fokusere på.

Hvis du bruger farvekodning, kan du hurtigt skumme over din kalender og få en generel idé om, hvilke typer arbejde du skal forberede dig på. Du kan også bruge farvekodning til at prioritere aftaler i rækkefølge efter betydning. For eksempel kan du vælge farven rød til "hastende" møder, rav til "vigtig" og grøn til "rutine".

Det vigtige her er at vælge forskellige farver til de forskellige typer arbejde, du laver, og vælge farver, der ikke ligner hinanden for meget til at se forskel. Følg disse trin for at komme i gang:

1. Klik på en aftale eller et møde i din kalender for at vise Aftalelserie fane.
2. Klik på det farverige vinduesikon, der siger Kategoriser.
3. Klik på på rullelisten Alle kategorier.
4. Et nyt vindue vil dukke op; klik på i højre side Ny.
5. Skriv i navnet på din kategori. For eksempel "interne møder", og vælg den farve, du gerne vil have til den.
6. Klik på Okay på begge vinduer, indtil du ser din nye farvekodede kalenderaftale.

Gentag denne proces for så mange kategorier, som du vil oprette.

Outlook -distraktioner løst

Nu hvor du ved, hvordan du gør Outlook mindre distraherende, kan du skræddersy det til at fungere bedst for dig. Selvom de måske ikke virker vigtige, kan små justeringer gøre en forskel for din arbejdsdag.

Dette er på ingen måde en udtømmende liste, og du vil måske prøve dem, før du forpligter dig til dem. Du kan også lege med dine Outlook -indstillinger og se, om du opdager andre ting, der hjælper med at optimere dit fokus.

5 distraktioner, der gør dig mindre produktiv (og hvordan du undgår dem)

Det er let at blive distraheret, hvilket kan føre til udsættelse. Her er nogle måder, du kan undgå dem.

Læs Næste

Om forfatteren