Hvad er universel rapportering i Asana? Hvorfor skal du bruge det?

I dagens arbejdsstyrke skal freelancere og fagfolk fokusere mere på projekter. Hvis du får for travlt med administrationsarbejde som at oprette projektstatuspræsentationer for klientel, kan du miste potentielle kunder. Desuden er det også rigtigt, at ansættelse af en dataanalytiker ikke vil være så rentabel for enkeltpersoner eller freelancere.

Asanas nye rapporteringsværktøj giver brugere af ethvert erhverv mulighed for at blive deres egne dataanalytikere.

Hvad er universel rapportering?

Asana introducerede et avanceret, men let Universal Reporting -værktøj i deres software til projektstyring, både cloud- og desktop -appen. Funktionen blev tilgængelig fra 01. juni 2021 for premium -abonnenter på Asana.

Denne nye rapporteringsfunktion i Asana konverterer rå projektdata til grafiske diagrammer og grafer, som alle kan følge. Ved at bruge dette værktøj behøver du ikke at gå frem og tilbage med regneark, e-mails, teamchats, en-til-en-samtaler eller de lange videomødeudskrifter.

Med rapporteringsfunktionen kan du:

1. Opstil gennemsigtige mål for dine teammedlemmer eller andre freelance -samarbejdspartnere.
2. Håndter effektivt ethvert ad-hoc-krav om prioritering af en klients arbejde.
3. Se på hele produktivitetsstatus for dine teams, som intet andet værktøj kan levere med et par klik.

Asanas universalrapporteringsværktøj sikrer, at alle i teamet, uanset deres niveau, kan udarbejde en visuel fremstilling af deres præstationsmålinger. Værktøjet kræver ingen specialuddannelse. Dine teammedlemmer kan nemt lave deres egne produktivitetsdashboards ved at følge Asanas interaktive interface.

Hvad er dens funktioner?

Asana Universal Reporting leveres med et væld af funktioner som en oversigt over dashboards, diagrammer, dashboarddeling, tilpasninger osv. Følgende er de vigtigste funktioner, der gør dit projektledelsesliv enklere end nogensinde:

1. Diagrammer og deres variationer

Rapporteringsværktøjet tilbyder tre typer diagrammer, nemlig søjle-, doughnut- og slikkepindediagrammer. Der er også en fjerde diagramtype, som kun viser det samlede antal opgaver, ressourcer, poster osv.

Når du har oprettet et dashboard i Asana -rapportering sektion, kan du tilføje diagrammer. Når du klikker på Tilføj diagram, vil du se 10 typer diagramskabeloner adskilt i fire sektioner. Følgende diagramtyper er de mest populære i Asana -rapportering:

• Opgaver efter tilpasset felt
• Ufuldstændige diagrammer efter projekter
• Denne måneds opgaver efter projekt
• Forsinkede opgaver af projekter

2. Et rapporteringsdashboard

Du kan få adgang til den ved at klikke på Rapportering i venstre navigationslinje. Denne dashboard -hub giver dig mulighed for at tilføje nye dashboards eller visualisere allerede tilgængelige. Hvis nogen fra dit team deler dashboards med dig, vises de også her.

Det giver dig mulighed for at tilføje et instrumentbræt til favoritmenuen, omdøbe eller slette dem.

3. Organisering og deling af dashboards

Dine dashboards til projektrapportering kan indeholde flere donuts, slikkepinde og søjlediagrammer. Når du eksporterer data eller præsenterer dem for enhver freelance -klient, er det imidlertid nyttigt, hvis du er i stand til at organisere dem.

Asana-rapportering giver dig friheden til at stable dine diagrammer, som du finder passende, gennem træk-og-slip-handlinger. Du kan yderligere se underliggende data ved at klikke et vilkårligt sted i diagrammet.

Du kan dele rapporteringsdashboards med eksterne og interne projektsamarbejdspartnere. Delte rapporter er skrivebeskyttede. Den inviterede kan kun se de underliggende data, som de har adgang til. Alle inviterede kan dog se overordnet diagramgrafik.

4. Tilpasning af dine diagrammer

Asana rapporteringsværktøj tilbyder mange muligheder for diagramtilpasning. Du kan vælge diagramtypen og dens farve efter at have valgt projektet til din rapport. Du kan yderligere redigere X- og Y-aksedataene i grafen.

Desuden kan du også anvende forskellige filtre på dine diagrammer, som:

• Opgavestatus
• Projektejere
• Overdrager
• Delopgaver
• Opgave type
• Opgave status
• Dato

Hvad er dens fordele?

Den vigtigste fordel ved dette værktøj er, at det frigør dig fra at stole på tredjeparts dataanalysesoftware. Nu kan du se, hvad der foregår i teamet fra Asana alt-i-et-projektstyringsapp. Det følgende er nogle af de bemærkelsesværdige fordele, du vil nyde, når du begynder at bruge Universal Reporting:

Rapporteringsværktøjet afrunder automatisk forskellige data fra Asana -projekter. Det sikrer, at dit team eller projekt dashboards holder sig opdateret uden manuel kopiering.

Du kan forberede så mange dashboards, som du vil adskille flere teams, projekter eller endda individuelle medlemmer. Du kan også oprette et kombineret instrumentbræt for at visualisere den samlede præstation af din koncert.

Relaterede: En begyndervejledning til brug af Asana til sporing af ethvert projekt

Disse brugerdefinerede dashboards giver dig mulighed for at indsamle alle slags data fra Asana -projektbordet. Et typisk diagram eller dashboard kan indeholde data for budget, arbejdsbyrde, timing, deadline -overholdelse, opgaver, teammedlemmers præstationer osv.

2. Find og løse problemer hurtigt

Du skal få et fugleperspektiv af dine teamressourcer, hvis du vil styre komplekse og store projekter effektivt. Det er bydende nødvendigt, at du skal identificere problemerne med projekter og ressourcer uden at gå gennem flere kanaler.

Universal Reporting giver dig mulighed for at spore problemer proaktivt uden at vente på, at et teammedlem tager dem op. Du kan virkelig mikromanere hvert projekt fra et dashboard for at omdirigere ressourcer til de projekter, der kører bagefter tidsplanen.

3. Retfærdig fordeling af arbejdsbyrder

Du kan få optimal produktivitet ud af dit team, hvis du fordeler arbejdsbyrden mellem ressourcerne. Desuden vil delegering af opgaver til andre give dig tid til at udvide din kundeliste.

Asanas rapporteringsværktøj viser ressourcemæssig arbejdsbyrde med høj præcision. Du kan let opdage underudnyttede og udbrændte ressourcer til at afbalancere arbejdsbyrden. Desuden kan dashboardet til dine daglige opgaver hjælpe dig med at delegere en vigtig til et andet teammedlem, hvis du skal deltage i et presserende klientmøde.

Relaterede: Asana -tastaturgenveje til effektiv opgavestyring

4. Bedre ressourceforvaltning

Hidtil har du håbet på det bedste og bedt om, at omkostningerne er håndterbare, før du åbner en faktura. Men Asana -rapporteringsværktøjer giver dig nu mulighed for specifikt at spore hver udgift til de projekter, du er ansvarlig for.

Du kan diskutere med din klient for at minimere omfanget eller øge budgettet, når du har et bedre overblik over kontante udgifter eller ressourceudnyttelse. Klar til brug diagrammer og dashboardskabeloner til Universal Reporting gør ressourcestyring ubesværet.

Hvor godt fungerer dit team mod målet?

Den samlede produktivitet af dine projekter og hele virksomheden afhænger af, hvor godt målene stemmer overens med dine teammedlemmers faglige mål.

Universal Reporting -værktøjet er en kraftfuld funktion fra Asana, der hjælper dig med at se, om teams og projekter er tilpasset. Nu hvor du ved, hvor vigtigt rapporteringsværktøjet er, kan du bruge det på den bedst mulige måde til at styre dine projektteam.

9 Almindelige fejl i projektledelse (og hvad man skal gøre i stedet)

Vil du fuldføre store projekter uden fejlstyring eller overskride budgettet? Her er nogle tips til at hjælpe dig med at undgå disse fejl.

Læs Næste

Om forfatteren