Sådan opretter du en balance i Excel

Uanset om du har en lille virksomhed eller et stort multinationalt selskab, skal du forstå, hvordan din virksomhed vokser. Du bør derfor holde styr på din virksomheds økonomi ved at gennemgå forskellige regnskaber.

Indkomstopgørelsen viser f.eks., Hvordan organisationen tjener og bruger penge. Alternativt kan du i pengestrømsopgørelsen se, hvor mange kontanter du har til rådighed, så du kan budgettere dine udgifter korrekt.

Endelig er der balancen, som også er en af ​​de grundlæggende regnskaber. Her er en hurtig guide til at hjælpe dig med at lave din egen i Microsoft Excel.

Hvad er en balance, og hvorfor har du brug for en?

En balance giver dig mulighed for at se opdeling af din virksomheds aktiver, passiver og egenkapital. I et blik kan du se, hvor meget af virksomheden, der stammer fra beholdt indtjening, egenkapital og lån.

Med disse oplysninger til rådighed kan du beregne investeringsafkastet og dets forskellige økonomiske nøgletal. Du kan derefter sammenligne disse værdier med lignende virksomheder i samme branche. Dette vil give dig en fornemmelse af, hvordan virksomheden klarer sig i forhold til sine jævnaldrende i branchen.

1. Vælg Tid til dækning

Som med andre regnskaber skal du vælge en periode, der skal dækkes. Typisk starter dette den 1. januar og slutter den 31. december.

Du kan dog også vælge en anden beregningsperiode, kaldet regnskabsåret, der begynder den 1. oktober og slutter den 30. september. Bemærk, at uanset hvilken periode du bruger her, skal være konsekvent på tværs af dine andre udsagn.

2. Forbered dine konti

For at undgå besværet med at skulle grave igennem dine poster, når du laver din balance, skal du udarbejde den på forhånd. Sørg for at have din pengestrømsopgørelse, kontoudtog, lånekontoudtog og kreditkortbalancer til rådighed for dig.

Inden du begynder, skal du kende værdien af ​​aktiverne og beholdningen ved hånden. Glem ikke at medtage det beløb, du lægger ned for at starte din virksomhed, samt investeringer foretaget af andre mennesker og enheder.

Relaterede: Sådan laver du en pengestrømsopgørelse i Microsoft Excel

3. Opret Excel -filen

Når du kender den periode, du dækker, og har de værdier, du har brug for, er det tid til at oprette Excel -filen. Åbn en ny fil i Microsoft Excel. Sæt i [Firmaets navn] Balance på celle A1 for let identifikation.

Efterlad lidt plads til formatering, og skriv derefter på den første kolonne i den tredje række Aktiver. Dette er den sektion, hvor du vil indsætte værdierne for alt, hvad din virksomhed har. Skriv derefter på den tredje kolonne i samme række regnskabsår du dækker.

Efter aktiver skal du oprette det tilsvarende Forpligtelser og ejerandel afsnit. Forpligtelser refererer til det beløb, virksomheden skylder tredjemand, herunder banker, leverandører, udlejere og regeringen.

Ejerkapital henviser derimod til det beløb, ejerne rejste til virksomheden, plus eventuel indtjening, som den beholder i sit regnskab. Disse værdier i disse to sektioner skal svare til det beløb, der er angivet under aktiver - derfor udtrykket Balance.

Inden du opretter afsnittet passiver og ejerandel, skal du dog først placere underkategorierne for aktiver. På denne måde har du mindre problemer med formatering.

4. Indsæt dine kategorier

Aktiver

Hver virksomhed og branche vil have sine egne unikke underkategorier for aktiver. Dette er dog de typiske sektioner, de fleste virksomheder har: Omsætningsaktiver, Faste eller langsigtede aktiver, og Andre aktiver. Disse opdeles derefter yderligere i små kategorier.

Kortfristede aktiver er aktiver, du hurtigt kan afvikle. Disse er typisk kontanter, tilgodehavender, beholdning og kortfristede investeringer. På den anden side er faste eller langsigtede aktiver sværere at konvertere til valuta. Disse kunne være Rigtige ejendomme, Kontorudstyr, Langsigtede investeringer, og mere.

Andre aktiver er normalt mindre poster, der ikke let kan defineres under nuværende eller langsigtede aktiver. Disse kan omfatte Forudbetalte omkostninger (som abonnementer), Udskudte skatteaktiver (som refusioner) og Medarbejderforskud.

Selvom disse kategorier gælder for de fleste virksomheder, har din virksomhed muligvis en unik aktivkategori, så du bør gennemgå din drift, før du betragter dette som endelig.

Forpligtelser og ejerandel

Svarende til aktiver, passiver og ejerandele har tre store underkategorier: Nuværende forpligtelser, Langfristede forpligtelser, og Ejerens egenkapital. Som udtrykket antyder, er kortfristede forpligtelser forpligtelser, som virksomheden skal opfylde enten om et år eller om en driftscyklus (hvor en driftscyklus refererer til den tid, det tager, før beholdning konverteres til salg).

Kortfristede passiver kan omfatte gæld til leverandører og leasegivere, kortfristede lån fra banker og kreditorer, indkomstskatter, betalbare lønninger, forudbetalte varer og tjenester og den nuværende del af langsigtet gæld.

Under Langsigtede passiver finder du Langtidsgæld, Udskudt indkomstskat, og Pensionskasser fordele, hvis det kræves ved lov.

Endelig består ejerandelen af Ejerens egenkapital, som er det beløb, du lægger i virksomheden. Hvis du driver et selskab, kaldes både denne sektion og dens underafdeling Egenkapitalen i stedet.

Du finder også Overført indtjening under egenkapitalafsnittet, som er det beløb, virksomheden tjente i perioden fratrukket udbytte.

5. Tilføjelse af dine værdier

Under aktiver skal du tilføje værdierne for hver underkategori for at vide, hvor meget du har for hver sektion. Du skal derefter tilføje hver delsum for at få din virksomheds samlede aktivværdi.

På samme måde skal du også tilføje værdierne for hver underkategori ansvar og ejerandel for at finde ud af, hvor meget af din virksomheds aktiver, der kommer fra kreditorer, ejere og indtjening.

Bemærk, at de samlede værdier for sektionen Aktiver og afsnittet Passiver og ejerandel skal stemme overens. Ellers kan der have været en fejl i dit regnskab.

6. Nogle nyttige formler

Du kan bruge de værdier, du finder i balancen, til at se på dens økonomiske forhold. Disse formler vurderer din virksomheds præstationer og kan bruges til sammenligning med andre lignende virksomheder i samme branche.

Gældsforhold

Dette er procentdelen af ​​virksomhedens gæld målt mod dets aktiver. Formlen for dette er Forpligtelser i alt / aktiver i alt. Hvis du får en værdi større end 100%, betyder det, at dens gæld er større end alle dens aktiver. Højt forhold har også en højere risiko for misligholdelse-men denne værdi varierer mellem brancher.

Ligesom fast ejendom og forsyningsselskaber får kapitalintensive virksomheder typisk højere gennemsnitlige gældsværdier end serviceindustribaserede virksomheder.

Nuværende forhold

Denne værdi viser en virksomheds evne til at betale sine kortfristede lån med sine likvide aktiver. Dette beregnes af dividere kortfristede aktiver med kortfristede forpligtelser. Hvis den værdi, du får her, er under nul, er der fare for, at et selskab misligholder sine kortfristede lån på grund af mangel på likviditet.

Driftskapital

Når du trække virksomhedens kortfristede forpligtelser fra dets omsætningsaktiver, du får arbejdskapital. Dette beløb viser, hvor mange kontanter og kontantekvivalenter et selskab har efter at have betalt sine nuværende forpligtelser.

Hvis der er en signifikant positiv forskel mellem de to, kan virksomheden let vokse og skalere sin forretning. Men hvis det er tæt på nul eller endda negativt, kan det have problemer med at betale sine lån og passiver eller værre, det kan gå konkurs.

Aktiv-til-egenkapitalforhold

Asset-to-Equity (A/E) -forholdet beregnes ud fra dividere den samlede ejerandel med samlede aktiver. Denne formel viser, hvor meget virksomheden finansieres af ejerne kontra det beløb, der finansieres gennem lån.

Et selskab med et højt A/E -forhold kan indikere, at størstedelen af ​​dets finansiering kom fra ejerne, hvilket betyder, at det ikke har mange forpligtelser til at betale. Tværtimod betyder et lavt A/E -forhold, at de fleste af dets aktiver kom i lån eller kreditter.

Hvis virksomheden har en konsekvent pengestrøm, vil et lavt A/E -forhold have en lav indvirkning på den daglige drift. Det efterlader det imidlertid sårbart over for pris, renter og drastiske ændringer, hvilket giver dem mindre spillerum til at reagere.

Hvor finder man balanceskabeloner

Selvom du måske nu ved, hvordan du opretter en balance, er det nogle gange bedre at finde en skabelon at følge. Du kan gøre det i Excel ved at klikke på Filer. Gå til fanen Ny, og indtast derefter balance i søgefeltet. Efter en hurtig søgning giver Excel dig mindst tre skabeloner, du kan bruge.

Alternativt kan du også besøge Vertex42, FreshBooks, eller Wise.com for at downloade en skabelon fra deres websted.

Relaterede: De bedste websteder til download af gratis Excel -skabeloner

Hold styr på din virksomhed

Uanset hvilken forretning du har, skal du holde styr på, hvordan det går. På den måde går du ikke blindt ind og træffer beslutninger uden tal for at bakke dig op. Når alt kommer til alt, bør en god iværksætter kende deres virksomhed som hånden.

En balance, indkomstopgørelse og pengestrømsdokument er blot nogle af de væsentlige dokumenter, du har brug for for at overvåge din økonomi. Men når din virksomhed vokser og økonomien bliver kompliceret, skal du hyre en professionel bogholder for at sikre, at du får alle dine tal rigtigt.

Sådan opretter du en indkomstopgørelse i Excel

En resultatopgørelse er en finansiel rapport, der viser en virksomheds overskud eller tab. Sådan oprettes en i Excel.

Læs Næste

Om forfatteren