5 måder automatisering kan øge din produktivitet

Du vil måske bemærke, at din produktivitet ser ud til at halte, da du hele tiden har svært ved at finde tid til at fuldføre mere arbejde. Det er noget, fordi du muligvis bruger en betydelig mængde tid på tilbagevendende opgaver som at besvare e -mails eller sikkerhedskopiere data.

Tiden er dog en begrænset ressource, og du har kun 24 timer at bruge hver dag. Den bedste måde at maksimere din tid og øge din produktivitet på er at automatisere hverdagslige, gentagne opgaver.

Hvad er automatisering, og hvad er dens fordele?

Automatisering beskriver brugen af ​​teknologi til at håndtere tidskrævende eller gentagne opgaver for at minimere manuel indsats. Ved at automatisere redundante opgaver kan du spare tid og fokusere på andre indtægtsskabende aktiviteter.

Automatisering reducerer også menneskelige fejl, forbedrer driftseffektiviteten, øger skalerbarheden og sparer penge. Så hvordan kan du udnytte potentialet i automatisering i dine daglige aktiviteter? Her er nogle workflow -automatiseringsideer, du kan bruge nu:

1. Fremskynde behandling af e -mails

Håndtering af e-mails kan være overvældende og tidskrævende, hvis du ikke finder et system til at styre dem godt. Det skyldes, at du sandsynligvis modtager masser af e -mails hver dag, der kræver din opmærksomhed. Desuden, hvis du ønsker at få din virksomhed til at vokse, skal du svare hurtigt på e -mail -henvendelser fra potentielle kunder.

Auto e -mail svar

Den gode nyhed er, at du kan automatisere nogle processer, så du bruger mindre tid i din indbakke. For eksempel kan du oprette en skabelon ved hjælp af data fra din webbaserede kontaktformular, eller brug disse gratis e -mail -skabelonbyggere, så du behøver ikke at skrive dem fra bunden hele tiden. Du kan også bruge de indbyggede autosvarfunktioner i e-mail-tjenester, f.eks Opfølgning mulighed i Outlook til at spore og svare på e -mails.

Alternativt kan du bruge en kold e -mail og fletningstjeneste som f.eks GMass at tilpasse, planlægge eller sende marketingkampagner og kolde e -mails til potentielle kunder og følge op automatisk.

Organiser dine e -mails

Vi satser på, at du dagligt modtager utallige e -mails fra kolleger, familie og venner, andre virksomheder osv. Når dette sker, kan det være udfordrende at sortere vigtige e -mails fra uønsket. Men du kan automatisere flytning af e -mails fra en mappe til en anden for at håndtere rodet. Du kan bruge Gmail "filtre" eller Outlook "regler" for at administrere din e -mail -indbakke.

Disse indbyggede funktioner giver dig mulighed for automatisk at slette beskeder med en bestemt besked, sortere e-mails med en bestemt tekst eller fra bestemte kontakter i en mappe osv.

Udtræk data

Du bruger sandsynligvis meget tid på at gå gennem kontakter i din indbakke for at få oplysninger, der kan hjælpe dig med at markedsføre eller sælge dine ting. Ved hjælp af Mailparser, kan du automatisere denne proces baseret på dine analyseregler.

2. Øg kommunikationen ved hjælp af Chatbots

Chatbots har fuldstændig revolutioneret kundeservice i de seneste år ved at forbedre kommunikation og kundeoplevelse. Ligesom ofte stillede spørgsmål tilbyder chatbots automatisering gennem kunstig intelligens. Derfor kan de udføre en række forskellige opgaver på egen hånd.

Nogle fordele ved at bruge chatbots er tilgængelig 24/7, nogle er flersprogede, giver konsekvente svar med det samme, hjælper dig med at få værdifuld indsigt i kundeadfærd osv. Du kan bruge disse chatbots for at øge din kommunikation på dit WordPress -websted og forbedre din produktivitet. Det er dog værd at nævne, at du skal investere tid og kræfter i at finjustere din chatbot for at nyde fordelene.

3. Sikkerhedskopiering af data

Efterhånden som teknologien fortsætter med at stige, stoler vi i stigende grad på vores computerharddiske til at gemme dele af vores liv, f.eks. Arbejde og akademiske dokumenter eller familiebilleder. For det meste handler det ikke om, hvis, men hvornår, fordi harddiske slides, bliver stjålet og oplever strømstød.

Spørgsmålet er, hvad det vil betyde for dig, eller endnu bedre, hvad kan du gøre for at minimere tabet? Du kan sikkerhedskopiere dine data.

Men chancerne er, at du måske glemmer at gøre det selv fra tid til anden. Så din bedste chance ville være at automatisere regelmæssige sikkerhedskopier. Udover at sikre dine datas sikkerhed, giver automatisk planlægning af dine sikkerhedskopier dig mulighed for at arbejde på din computer uden afbrydelser.

Du kan bruge CrashPlan at sikkerhedskopiere dine data til en ekstern harddisk, en anden computer på dit lokale netværk eller dets servere. Efter installationen af ​​softwaren scanner det dit system og foreslår, hvad du kan sikkerhedskopiere. Det giver dig også mulighed for at vælge, hvad du vil sikkerhedskopiere. Du kan planlægge dine sikkerhedskopier hvert 15. minut, en time eller når du ikke bruger din computer; det hele afhænger af dig.

4. Planlæg indlæg på sociale medier

Sociale medier er blevet en integreret del af vores liv. Og så er disse platforme blevet en guldmine for folk, der forsøger at promovere deres mærker og sælge produkter/tjenester.

Men at holde kontakten med alle dine kundeemner og kunder på dine sociale medieplatforme er en opgave, der let kan kræve din opmærksomhed på fuld tid. Imidlertid tapper du ind i magien ved automatisering gennem værktøjer som Hootsuite og Buffer giver dig mulighed for at planlægge alle dine sociale medieindlæg på forhånd. Du kan bruge disse værktøjer til at gøre mere på sociale medier på kortere tid.

5. Planlæg møder

Vellykket planlægning af et møde eller booking af en aftale tager ofte meget frem og tilbage, især når det involverer mange mennesker. Du skal muligvis sende en e -mail til alle for at finde ud af deres tilgængelighed, før du booker, og risikere at gentage processen, hvis nogen aflyser.

Heldigvis kan du automatisere denne proces for at sætte din møde arbejdsgang på autopilot, så du kan fokusere på noget andet. Værktøjer som Calendly giver dig mulighed for på forhånd at automatisere dine møder eller andre begivenheder med nogen via et link. Du kan indstille forskellige tidsrum for hvornår du vil være tilgængelig og sende mødeforespørgsler via linket.

Desuden integreres dette værktøj problemfrit med din kalender. Så når alle har valgt et godt tidspunkt, kan Calendly logge mødet i din kalender og sende dig en meddelelse. Hvis du får travlt i løbet af den tid, er omplanlægning lige så let som planlægning.

Automatiser dine gentagne opgaver for at øge din produktivitet

Automatisering er især fordelagtig for små virksomheder med få medarbejdere iført mange hatte. At lade teknologien håndtere et par opgaver her og der hjælper dig med at gøre mere på kortere tid.

8 Overset ting, der hæmmer produktiviteten (og hvordan man undgår dem)

Vi ønsker alle at være produktive, men vi bliver let distraheret af forskellige faktorer. Her er nogle ting, du måske overser, og hvordan du undgår dem.

Læs Næste

Om forfatteren