5 grunde til at bruge samarbejdsværktøjer i stedet for e -mail

Arbejdspladser bliver i stigende grad digitaliseret gennem automatisering og effektive alternativer. Selvom e -mails har været nyttige i lang tid, har teknologien introduceret os til mere direkte og effektive værktøjer til kommunikation og samarbejde.

Du søger måske værktøjer, der er mere imødekommende for samarbejde. Måske er du træt af e -mails på grund af forventningen om at bruge et professionelt sprog eller simpelthen fordi du måske ikke ved, hvordan du håndterer din overbelastede e -mail -indbakke.

Der er mange samarbejdsværktøjer, som du kan bruge til at redde dig fra e -mails stress. Her er hvorfor du skal bruge dem i stedet!

1. Spare tid

Samarbejdsværktøjer har underretningsmuligheder for at advare dig eller dine kolleger, når der er en besked. Selvom du kan slå dine e -mail -meddelelser til, gør samarbejdsværktøjer det lettere for teammedlemmer at kommunikere gennem effektive chats i stedet for e -mails.

Slack er en af ​​de populært anvendte samarbejdsplatforme til fjernarbejde. Slack tilbyder en række fordele, der muliggør effektiv kommunikation. For at organisere din kommunikation kan du oprette separate kanaler for hvert team og emne.

2. Direkte kommunikation

Samarbejdsværktøjer giver dig mulighed for at nyde en mere effektiv kommunikationsform. I stedet for at skulle CC flere personer eller sende en broadcast -e -mail, kan du blot sende en besked til en chatplatform. Derudover vil brug af samarbejdsværktøjer opmuntre dig og dine kolleger til at stille spørgsmål på en åben platform i stedet for at sende e -mails.

Relaterede: Arbejdsplads fra Facebook: Alt hvad du behøver at vide

Den mest effektive del ved at bruge disse værktøjer er, at du kan kommunikere i realtid. Hvis du har brug for at stille et hurtigt spørgsmål, er det ikke den bedste løsning at sende en e -mail, da dine holdkammerater kan tage længere tid at svare. For eksempel har Slack en omtale -funktion, der sender push -notifikationer for at fange nogens opmærksomhed. Der er flere Slap alternativer til teamkommunikation.

3. Undgå en overbelastet e -mail -indbakke

Hvis du bruger kollaborative apps til kommunikation og samarbejde, behøver du ikke at håndtere en overbelastet e -mail -indbakke eller miste vigtige ting i dine e -mails. Selvom samarbejdsværktøjer muligvis ikke helt udrydder behovet for e -mails, kan du bruge messenger -apps på arbejdspladsen som f.eks Microsoft Teams eller Slack reducerer behovet for at sende nogle e -mails.

4. Realtids dokumentsamarbejde

Samarbejdssoftware giver dig og dine teammedlemmer mulighed for at arbejde på et live -projekt på samme tid. Google Docs er et af de mest populære værktøjer til dokumentsamarbejde, der tillader samarbejde i realtid.

Du kan også bruge værktøjer som Dropbox Paper, der tjener det samme formål. Mens du foretager live -redigeringer i Dropbox Paper, kan dit team tilføje kommentarer og foreslå ændringer. Dette giver dit team mulighed for at opleve en live session i stedet for at skulle sende dine dokumenter frem og tilbage til redigering.

Google har også oprettet apps og funktioner, som teams kan bruge til at forbedre deres kommunikation og arbejdssamarbejde.

Relaterede: Google Workspace vs. Google Spaces: Hvad er forskellen?

5. Find let information

Samarbejdssoftware gør det lettere at finde oplysninger, fordi vigtige dokumenter kan gemmes på en delt platform. E -mail er derimod ikke så effektiv til at finde information.

E -mail er en lukket platform, der ikke tillader dig at søge i data, der ikke blev sendt direkte til dig. Hvis du f.eks. Bruger Slack, og du har budt nye medlemmer velkommen til dit team, kan dine nye medlemmer få adgang til oplysninger, links og dokumenter, der blev delt, før de sluttede sig til teamet.

Så det er nogle grunde til, at det kan være en fordel at skifte fra e-mailkommunikation til noget mere intuitivt som realtidssamarbejde. Udover deres brugervenlighed giver de fremragende værktøjer til hurtig og effektiv kommunikation.

De 6 bedste gratis online samarbejdsværktøjer til hjemmearbejde

Online samarbejde med kunder og teams kan være kompliceret. Brug disse pålidelige gratis værktøjer, når du arbejder hjemmefra.

Læs Næste

Om forfatteren